Nel mondo degli acquisti aziendali, l’ottimizzazione dei processi di procurement rappresenta un elemento cruciale per garantire efficienza, riduzione dei costi e massimizzazione del valore. In questo contesto, il processo Source to Pay (S2P) svolge un ruolo determinante. 

Tuttavia, per rendere davvero efficace questa strategia, un aspetto spesso sottovalutato risulta essere l’analisi di spesa. Comprendere nel dettaglio i flussi di acquisto e le relative opportunità di ottimizzazione permette alle aziende di migliorare la gestione dei fornitori, ridurre rischi e massimizzare la redditività.

Che cos’è il processo source-to-pay (S2P)? 

Il Source to Pay (S2P) è un processo che copre l’intero ciclo di approvvigionamento aziendale, dalla selezione dei fornitori fino alla gestione delle fatture. 

Include diverse fasi strategiche, tra cui:

• Sourcing strategico: identificazione e selezione dei migliori fornitori in termini di costo, qualità e affidabilità;
• Gestione dei contratti: creazione, monitoraggio e gestione degli accordi per garantire condizioni vantaggiose;
• Procurement operativo: emissione di ordini, gestione delle consegne e monitoraggio della qualità;
• Gestione delle fatture e dei pagamenti: automazione e digitalizzazione per ridurre errori e ottimizzare il cash flow.

Un processo S2P ben strutturato consente alle aziende di ottimizzare gli acquisti, garantire conformità e migliorare le relazioni con i fornitori. Tuttavia, per ottenere il massimo è essenziale basare ogni decisione su una solida analisi di spesa.

Analisi di spesa: definizione e vantaggi

L’analisi di spesa (spend analysis) è il processo attraverso il quale un’azienda raccoglie, classifica ed esamina i dati relativi ai propri acquisti. Questa pratica consente di ottenere una visione chiara di cosa, come e da chi si acquista, individuando aree di miglioramento e ottimizzazione.

I principali vantaggi dell’analisi di spesa includono:

• Identificazione delle inefficienze: rilevare acquisti ridondanti o non necessari;
• Consolidamento dei fornitori: migliorare il potere negoziale e ridurre i costi;
• Migliore gestione del budget: allocare le risorse in modo più strategico;
• Riduzione dei rischi: prevenire dipendenze eccessive da determinati fornitori e garantire conformità normativa.

Grazie a un’analisi dettagliata della spesa, le aziende possono prendere decisioni più informate e implementare strategie di procurement più efficaci.

Le principali metriche nell’analisi di spesa

Per condurre un’analisi di spesa efficace, è fondamentale monitorare una serie di metriche chiave che forniscono informazioni dettagliate sul comportamento di acquisto dell’azienda. 

Alcuni degli indicatori più rilevanti includono:

• Spesa per categoria: aiuta l’organizzazione a comprendere quali aree aziendali richiedono maggiori investimenti e dove si possono applicare strategie di ottimizzazione;
• Spesa per fornitore: consente di identificare la dipendenza da determinati fornitori e valutare opportunità di diversificazione;
• Frequenza degli ordini: analizzare il numero di ordini effettuati può aiutare a consolidare gli acquisti e negoziare condizioni migliori
• Variazioni di prezzo nel tempo: monitorare l’andamento dei costi permette di prevedere aumenti e negoziare contratti più vantaggiosi;
• Conformità agli accordi contrattuali: misurare la percentuale di acquisti effettuati in linea con i contratti esistenti aiuta a garantire che gli accordi negoziati siano sempre rispettati.

Utilizzando questi dati, è possibile sviluppare strategie più informate per migliorare la gestione delle spese e aumentare l’efficienza dell’intero processo Source to Pay.

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Source to Pay: come implementare un’analisi di spesa efficace

Per sfruttare al massimo i benefici dell’analisi di spesa nel Source to Pay, è fondamentale seguire una metodologia strutturata. Ecco i passi principali:

1. Raccogliere e centralizzare i dati

L’analisi di spesa inizia con la raccolta di tutte le informazioni relative agli acquisti effettuati. I dati possono provenire da ERP, strumenti di procurement, database finanziari e report interni. L’utilizzo di un software di gestione Source to Pay come Oxalys permette di automatizzare la raccolta e l’organizzazione delle informazioni in un’unica piattaforma.

2. Classificare e standardizzare le informazioni

Una volta raccolti i dati, è essenziale classificarli correttamente. Le categorie di spesa devono essere uniformi per garantire un’analisi accurata. La standardizzazione consente di individuare schemi e tendenze, facilitando il confronto tra diverse aree aziendali.

3. Analizzare e individuare le opportunità di risparmio

Attraverso la funzionalità “Analisi Personalizzate” prevista dalla piattaforma Oxalys, tutti i dati generati all’interno della piattaforma possono essere analizzati, elaborati e restituiti sotto forma di grafici, tabelle e dashboard per una visione dettagliata e cucita su misura che consente, di monitorare indicatori strategici e identificare le principali aree di ottimizzazione.

Parallelamente, Oxalys consente di organizzare i dati generati all’interno della piattaforma in Data Warehouse e di importarli in tool esterni di Business Intelligence e Data Analytics.

4. Definire strategie di ottimizzazione

Una volta individuate le opportunità di miglioramento, l’azienda può attuare strategie mirate come:

• Negoziazione con i fornitori per ottenere migliori condizioni; 
• Automazione dei processi di procurement per ridurre costi operativi; 
• Ottimizzazione delle politiche di acquisto, ad esempio preferendo contratti a lungo termine per ridurre i costi unitari.

L’importanza dell’automazione nell’analisi di spesa

L’uso di soluzioni software avanzate consente di automatizzare l’intero processo di analisi di spesa, eliminando errori manuali e migliorando la qualità delle decisioni strategiche. 

Oxalys offre strumenti di Spend Analysis integrati, permettendo alle aziende di:

• Ottenere report dettagliati in tempo reale;
• Visualizzare i trend di spesa attraverso dashboard intuitive;
• Generare previsioni basate su dati storici per pianificazioni più accurate;
• Identificare rapidamente opportunità di risparmio e miglioramento.

Grazie all’integrazione con il processo Source to Pay, queste funzionalità consentono di ottimizzare la gestione degli acquisti e massimizzare il ritorno sugli investimenti.

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L’analisi di spesa è un elemento chiave per garantire efficienza e risparmi nel procurement aziendale. Tuttavia, per sfruttare appieno il suo potenziale, è necessario affidarsi a strumenti avanzati che automatizzano e semplificano il processo.

Oxalys è una soluzione completa per la gestione Source to Pay, che integra moduli avanzati per la spend analysis, la gestione dei fornitori e il procurement strategico. Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alle funzionalità di automazione, le aziende possono ridurre i costi, migliorare la trasparenza e ottimizzare ogni fase del processo di acquisto.

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