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Speed up!

Gestione degli acquisti : dalla creazione di una politica d’acquisto a un piano d’azione

Il tuo modo di gestire gli acquisti potrebbe essere migliorato?

Non hai ancora definito una politica d’acquisto?

I tuoi processi di approvvigionamento mancano di inquadramento?

Fai fatica a far aderire tutti i tuoi collaboratori alla vostra politica d’acquisto?

Fai fatica a realizzare un posizionamento fornitori?

Vorresti gestire perfettamente la tua catena di approvvigionamento?

Vorresti integrare la gestione delle tue scorte a quella dei tuoi acquisti?

Hai pensato di attrezzare l’intero processo d’acquisto?

Ottimizzare la gestione degli acquisti: essenziale per gestire i costi e migliorare le tue performance

Come essere sicuro che i tuoi team rispettino la politica d’acquisto dell’azienda? Come inquadrare e gestire la tua catena di approvvigionamento? Come unirsi attorno a una comune politica d’acquisto? Come gestire meglio le scorte?

Semplice: digitalizzando la gestione e il controllo dei tuoi acquisti

Digitalizzando la gestione e il controllo dei tuoi acquisti sarai in grado di…

Far rispettare le tue politiche di acquisto

Sei sicuro che tutti i tuoi collaboratori rispettino le regole d’acquisto?

No.

Eppure, è fondamentale per migliorare l’efficacia del tuo servizio acquisti.

La politica d’acquisto è la base del tuo obiettivo acquisti rispetto ai mezzi a tua disposizione. Essa deve assicurarti che tutti gli operatori interni ed esterni coinvolti nell’approvvigionamento della tua azienda rispettino i tuoi prerequisiti. Oltre a semplificare la riconciliazione contabile, un software d’acquisto ti aiuta a far rispettare la vostra politica d’acquisto, in particolare l’utilizzo dei contratti stipulati, come anche i processi di impegni spese in funzione degli stanziamenti.

Essendo il processo Acquisti e il monitoraggio degli impegni trasversali, essi influiscono sul funzionamento dell’azienda dall’interno, in particolare nella comunicazione fra i servizi, come anche dall’esterno, nella relazione con i fornitori

Essendo il processo Acquisti e il monitoraggio degli impegni trasversali, essi influiscono sul funzionamento dell’azienda dall’interno, in particolare nella comunicazione fra i servizi, come anche dall’esterno, nella relazione con i fornitori.

Ottenere l’
« onboarding » fornitori e il loro monitoraggio

I tuoi fornitori si sentono coinvolti nel processo d’acquisto?

No?

Cosa hai fatto per ottenere l’onboarding dei tuoi fornitori?

L’onboarding fornitori è il fulcro della digitalizzazione del tuo processo d’acquisto. Deve assumere un approccio collaborativo, in particolar modo dando la possibilità ai tuoi partner di inserire i propri dati nel sistema.

Un onboarding fornitori efficace si basa su:

  • Una definizione chiara dei dati fornitori necessari alla gestione dei tuoi acquisti
  • La creazione di un processo semplice per valutare e confermare i fornitori tramite acquisti e/o i loro clienti interni
  • L’inizializzazione di un canale di comunicazione digitale con regole da rispettare da entrambe le parti…

Il monitoraggio dei fornitori (monitoring) si appoggia su:

  • Un sistema di comunicazione semplificato e trasparente
  • Un sistema di valutazione basato su dei KPI misurabili
  • La messa a disposizione del massimo delle informazioni da entrambe le parti tramite portale per assicurare affidabilità.

Far rispettare i contratti

Le clausole dei contratti stipulati sono sempre rispettate?

Non sempre

Hai attuato un sistema per facilitarne l’accesso ai tuoi team?

Una volta stipulate le clausole generali e le tariffe di un contratto, è importante assicurarsi che queste vengano applicate ad ogni consultazione. Per questo, i tuoi collaboratori devono avere un accesso semplificato a queste informazioni (come minimo delle tariffe negoziate, fino alle condizioni contrattuali). Un software di gestione degli acquisti e delle spese permette di mettere a disposizione i contratti come i cataloghi con i prezzi negoziati. Permette di stabilire chi ha accesso a queste informazioni, ma anche di automatizzare l’applicazione dei prezzi negoziati quando l’utente sceglie degli articoli repertoriati.

Rendere sicuro il ricevimento delle consegne

I tuoi collaboratori sono in grado di verificare la conformità di una consegna ricevuta?

Non sempre?

Hanno accesso agli ordini d’acquisto inviati ai fornitori?

Come essere certo che gli ordini consegnati rispondano quantitativamente e qualitativamente a ciò che è stato ordinato? Ordini d’acquisto, preventivi, email… offrendo ai collaboratori incaricati alla ricezione degli ordini l’accesso a tutti i documenti relativi agli ordini passati, metterai in sicurezza la ricezione dei tuoi acquisti aziendali.

La visualizzazione grafica del flusso di lavoro aiuta a seguire ogni passo del processo di approvazione e del ciclo di acquisto.

Le funzionalità del workflow di monitoraggio del software Oxalys permettono di monitorare ogni tappa del processo di convalida e del ciclo di approvvigionamento, nonché di consultare i documenti e le informazioni collegate.

Avere una buona visibilità dello stato delle tue scorte

Sai quello che si trova esattamente nei tuoi stock?

Riesci ad anticipare gli esaurimenti scorte o ad evitare ordini in eccesso?

È difficile?

Sapevi che l’automatizzazione della gestione delle scorte ti permette di ridurre rapidamente i costi di approvvigionamento della tua azienda? La funzione gestione delle scorte di Oxalys è completamente integrata al ciclo d’acquisti. Ti fornisce delle indicazioni precise sullo stato delle tue scorte: numero di unità rimanenti, data di validità, notifica degli ordini da effettuare… avrai a disposizione una gestione perfetta dei tuoi costi di approvvigionamento.

Gestisci i tuoi piani d’azione acquisti

Hai visibilità delle azioni in corso, che siano di sourcing, di consultazione, di piano d’azione qualità?

No?

Rinnovo degli abbonamenti, spese ricorrenti, grandi opere previste che necessiteranno di acquisti considerevoli… possono essere integrati in una logica di piano d’azione acquisti che potrai monitorare gestendo i compiti da realizzare e seguendo il loro avanzamento.

Avrai quindi una visibilità sull’avanzamento dei piani d’azione e soprattutto una visione dei risultati ottenuti.

La gestione dei progetti Acquisti Oxalys facilita la gestione dei piani d'azione acquisti e la gestione dei file acquisti

La pianificazione dei progetti d’acquisto Oxalys consente di avvalersi di una metodologia di progetto attraverso uno strumento collaborativo totalmente dedicato ai diversi ambiti di applicazione.

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