Qualifica fornitori nel Procurement: un elemento strategico per l’azienda

Nell’attuale contesto globale, il processo di qualifica dei fornitori — attività centrale della funzione Procurement — si conferma sempre più come un elemento strategico per il successo e la competitività dell’azienda: un passo fondamentale per instaurare partnership solide e sostenibili, in grado di generare valore nel lungo termine.

Ecco perché oggi le aziende non possono più permettersi di scegliere fornitori unicamente sulla base del vantaggio economico: è cruciale valutare elementi come l’affidabilità, la qualità, l’innovazione, la conformità normativa e la capacità di collaborare in modo proattivo al raggiungimento di obiettivi comuni.

Cos’è la qualifica fornitori? 

L’attività di qualificazione dei fornitori si inserisce nel ciclo più ampio del procurement e costituisce il primo tassello per costruire una supply chain solida e resiliente. 

Comprende l’insieme delle attività preliminari all’avvio di una collaborazione con un determinato fornitore. Questo processo prevede la definizione di criteri e la raccolta di informazione e documenti utili per identificare, selezionare e scegliere i fornitori da includere nella propria base dati, al fine di garantire che rispondano agli standard qualitativi, etici e operativi richiesti dall’azienda e che siano in grado di fornire prodotti o servizi in linea con i requisiti. 

Tuttavia, il processo di qualifica fornitori non si esaurisce in una prima (e unica) fase di selezione, ma continua con il costante monitoraggio delle performance. 

In questo articolo abbiamo approfondito le sfide e le criticità legate alla Valutazione dei Fornitori. Ti consigliamo la sua lettura al fine di approfondire nel dettaglio questo tema. 

Qualifica fornitori nel Procurement: perché oggi è fondamentale 

La qualifica fornitori ha un ruolo centrale nell’organizzazione della base fornitori, nella gestione del rischio, nell’ottimizzazione dei costi. Rappresenta un elemento strategico che, da una parte, consente alle aziende di selezionare fornitori che sono in grado di soddisfare determinati criteri qualitativi, ma dall’altra permette di identificare i potenziali rischi legati alla capacità di fornitura di prodotti o servizi. 

Vediamo insieme alcune delle ragioni per cui oggi la qualifica fornitori rappresenta lun elemento chiave del successo di un’azienda: 

• Contributo al successo: i fornitori selezionati possono diventare partner strategici, in grado di proporre servizi di alto livello e contribuire allo sviluppo generale dell’azienda e al suo successo; 
• Controllo dei costi a lungo termine: monitorare e confrontare costi di fornitori diversi contribuisce a prevenire sprechi e reclami, garantendo così una maggiore ottimizzazione ed efficienza; 
• Riduzione dei rischi operativi e reputazionali: qualificare  fornitori significa anche assicurarsi di raccogliere dati e documenti necessari per verificare la loro stabilità finanziaria, rispondere, ai doveri di conformità normativa e il grado di maturità in ambito ESG e RSI. 

ATTENZIONE: per rendere efficace questo tipo di collaborazione, è essenziale promuovere una cultura della trasparenza e investire in strumenti e software digitali che facilitano la condivisione di dati, indicatori e informazioni strategiche.

Processo di qualifica fornitori e vendor rating: 5 fasi principali  

Il processo di qualifica dei fornitori deve essere strutturato in base alla tipologia di acquisto e alle esigenze dell’azienda. Possiamo però individuare 5 fasi principali su cui ciascuna azienda può costruire sopra il proprio processo: 

1. Definizione dei requisiti e degli standard aziendali: in questa prima fase è importante individuare e stabilire i criteri e gli standard che i fornitori devono soddisfare (ad es. qualità, conformità normativa, capacità produttiva e sostenibilità);
2. Identificazione dei fornitori potenziali: ricerca e individuazione di fornitori che possono soddisfare i requisiti stabiliti;
3. Raccolta di dati e documenti tramite un tool di qualifica fornitori che permetta un processo di onboarding fluido e senza sorprese
4. Selezione dei fornitori per ogni diversa esigenza di fornitura: considerando fattori come qualità, competenza tecnica, tempi di consegna, prezzi, eventuale storico delle performance; 
5. Monitoraggio e valutazione continua: verifica nel tempo delle performance dei fornitori attraverso audit, KPI (indicatori chiave di prestazione) e controlli periodici, per assicurare il mantenimento degli standard richiesti.

Software per la valutazione dei fornitori: perché affidarsi a Oxalys

Il software di valutazione dei fornitori Oxalys ti permette di: 

• Configurare in maniera personalizzata il tuo processo di qualifica; 
• Raccogliere dati testuali auto-dichiarativi, documenti e certificati; 
• Monitorare la scadenza di documenti; 
• Raccogliere dati delle performance; 
• Creare infinite campagne di valutazione, rivolte ai colleghi o al fornitore stesso; 
• Proporre dei percorsi di miglioramento.

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