In molte aziende la spesa cresce più velocemente della capacità di controllarla. Ordini distribuiti tra reparti, fornitori duplicati, acquisti fuori processo: tutti elementi che contribuiscono alla perdita di margini e visibilità finanziaria. Non è un problema di “taglio costi”, ma di governance della spesa. Qui entra in gioco lo Spend Management, ovvero un approccio strategico che permette di gestire la spesa in modo coerente con gli obiettivi aziendali e con logiche di creazione di valore.
Da oltre 30 anni, in Oxalys supportiamo CFO e Procurement Manager nel rendere la spesa tracciabile, negoziata e sostenibile, trasformando il procurement da funzione operativa a leva strategica.
In questo articolo vediamo cos’è esattamente lo Spend Management e perché oggi fa davvero la differenza in un’azienda.
Cos’è lo spend management?
Lo Spend Management (o gestione di spesa) è l’insieme di processi, metodi e strumenti utilizzati per monitorare, analizzare e ottimizzare tutta la spesa aziendale, diretta e indiretta. Non è solo monitoraggio dei costi, ma mira a creare una governance strutturata della spesa che colleghi in modo trasparente budget, acquisti, fornitori e risultati in termini economici.
Lo Spend Management non si limita a una semplice attività di analisi della spesa, ma integra strategia finanziaria, procurement e controllo di gestione. Per questo motivo non riguarda soltanto il reparto acquisti, ma coinvolge anche la direzione finanziaria e il management.
L’obiettivo non è quindi quello di spendere meno, ma di spendere meglio, cioè garantire che ogni euro investito sia giustificato, tracciabile e coerente con le priorità aziendali.
In pratica, lo Spend Management risponde a tre esigenze chiave:
- visibilità: per sapere chi spende cosa, quando e perché;
- controllo: per ridurre sprechi e acquisti fuori processo (maverick spending);
- valore: per migliorare marginalità, capacità negoziale e continuità operativa.
Perché oggi lo Spend Management è una priorità per le imprese
Negli ultimi anni la gestione della spesa è passata da attività operativa a tema di governance aziendale. Le ragioni sono direttamente collegate alle priorità del management: margin improvement, controllo finanziario, continuità operativa e sostenibilità del business.
Inoltre, anche il contesto competitivo è cambiato: le catene di fornitura sono più esposte a rischi e la pressione sulla liquidità richiede decisioni rapide e fondate su dati affidabili.
In questo quadro, le aziende che non hanno visibilità sulla propria spesa lavorano “al buio”, con il rischio di perdere controllo proprio su una delle leve più rilevanti del conto economico (i costi operativi).
Lo Spend Management diventa quindi un fattore abilitante di competitività perché consente di:
- Proteggere il margine operativo attraverso il controllo della spesa indiretta e dei costi ricorrenti;
- Garantire visibilità finanziaria a CFO e Board grazie a dati consolidati e analisi della spesa in tempo reale;
- Rafforzare il controllo interno con processi tracciabili e conformi alle policy aziendali;
- Supportare decisioni strategiche basate su insight e non su percezioni, riducendo le inefficienze nascoste;
- Mitigare i rischi di fornitura e di dipendenza operativa.
Struttura e benefici di una strategia di Spend Management efficace
Una strategia di Spend Management funziona quando combina metodo, controllo e dati affidabili. Non basta analizzare la spesa, ma serve strutturarla per prendere decisioni migliori, allineate alla strategia aziendale. Le organizzazioni più mature seguono un modello composto da alcuni pilastri fondamentali, riconosciuti anche da fonti come McKinsey e Deloitte.
Spend Analysis: visibilità per decidere
Secondo la 2023 Deloitte Global CPO Survey, oltre il 62% dei Chief Procurement Officer considera la visibilità della spesa la priorità più urgente. Consolidare i dati è infatti il primo passo per capire chi acquista cosa, da chi e con quale impatto sul budget. La spend analysis rende subito misurabile la spesa e utile alla pianificazione finanziaria, trasformando i dati in insight per il management.
Category Management: disciplina e coerenza
Il Category Management Framework del CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) evidenzia come strutturare la spesa per categorie consenta di ottenere in media dal 5 al 10% di saving già nel primo anno. Questo lavoro elimina decisioni isolate e approcci tattici, portando coerenza nella gestione degli acquisti.
Strategic Sourcing: ottimizzazione del valore
Il modello di strategic sourcing a 7 fasi elaborato da Kearney dimostra che il valore non deriva solo dal prezzo ma dall’intero costo totale di possesso (TCO). Analizzare alternative di fornitura, valutare rischi e costruire relazioni strategiche aiuta a migliorare qualità, continuità operativa e capacità negoziale.
Supplier Management: controllo e mitigazione dei rischi
Il Procurement Survey 2024 di PwC attribuisce proprio alla gestione dei fornitori (SRM) la più alta priorità dopo il controllo costi. Monitorare performance, conformità documentale e rischi ESG significa proteggere l’azienda da problemi di continuità e reputazione.
Procure to Pay: efficienza operativa e governance
Digitalizzare il ciclo P2P (richieste, ordini, consegne, fatture) è oggi uno standard di governance. Una ricerca di The Hackett Group ha rilevato che le aziende che utilizzano workflow digitali riducono in media del 30% gli acquisti fuori processo (maverick spending) e aumentano la conformità alle policy interne.
Spend Management: perché è urgente passare all’azione (e perché le aziende scelgono Oxalys)
Molte aziende hanno già capito che non è più possibile affidare la gestione della spesa a processi manuali o strumenti frammentati. Non è solo una questione di efficienza: senza controllo della spesa non esistono strategia finanziaria, governance interna né reale capacità di proteggere i margini.
Per questo sempre più CFO e Procurement Leader scelgono Oxalys. Non si tratta di una semplice piattaforma di acquisti, ma una soluzione che unisce metodo, controllo e analytics in un unico sistema. Oxalys offre una gestione strutturata di richieste, budget, contratti e fornitori, permettendo alle aziende di monitorare tutto il ciclo di acquisto, visionare in anticipo gli impegni economici per gestire il flusso di cassa e prendere decisione sulla base di dati reali e non sulla base di ipotesi.
