Un accordo quadro è uno strumento che permette di stabilire e mantenere le condizioni di acquisto con i fornitori, fondamentale soprattutto nei settori soggetti a fluttuazioni di prezzo.
In questo articolo vedremo cosa comprende un accordo quadro, qual è il suo rapporto con gli appalti pubblici, come può essere implementato in modo efficace e quali sono i suoi vantaggi. Alla fine scoprirai come migliorare la collaborazione con i fornitori e ottimizzare i tuoi acquisti in modo sostenibile.
Che cos’è un accordo quadro
Un accordo quadro è un contratto con cui un acquirente (pubblico o privato) stabilisce con dei fornitori preselezionati le condizioni che regoleranno l’acquisto di beni, servizi o lavori per un determinato periodo.
Non specifica in anticipo le quantità precise né l’esatta tempistica degli ordini. Infatti, si tratta di un contratto utilizzato per pianificare ordini futuri (ordini aperti) in modo relativamente flessibile e in base alle effettive esigenze dell’acquirente. Questi ordini rimangono all’interno del quadro contrattuale inizialmente negoziato.
Gli accordi quadro sono particolarmente utili quando l’azienda ha esigenze ripetitive o volumi non sempre prevedibili. Grazie al set di regole condivise (prezzi indicativi, livelli di servizio, modalità operative) l’accordo quadro permette di lavorare con maggiore continuità e ridurre il numero di negoziazioni da gestire nel corso dell’anno.
Per le aziende rappresenta un modo efficace per:
- aumentare la stabilità nelle relazioni con i fornitori;
- garantire tempi più rapidi nella gestione delle richieste di acquisto interne;
- mantenere il controllo sulle condizioni economiche anche in contesti soggetti a variazioni di prezzo.
Accordo quadro: tipologie
A seconda delle esigenze dell’azienda e della natura delle forniture, è possibile adottare modelli diversi di accordo quadro. Conoscerli ti aiuta a scegliere la formula più adatta e a costruire una collaborazione più efficace con i fornitori.
Di seguito le 3 principali tipologie:
- Accordo quadro con ordini diretti: è il modello più semplice. Una volta definito l’accordo quadro, gli ordini possono essere emessi direttamente alle condizioni stabilite. È ideale quando i prodotti o i servizi sono chiaramente identificati e le quantità possono variare nel tempo;
- Accordo quadro con contratti successivi: definisce le regole generali, ma ogni fornitura richiede un contratto specifico successivo. È utile quando serve maggiore flessibilità, ad esempio per servizi complessi o progetti che richiedono un livello di dettaglio più elevato;
- Accordo quadro misto: è una combinazione delle due modalità. Alcuni elementi possono essere gestiti tramite ordini diretti, mentre altri tramite contratti successivi. È indicato per categorie d’acquisto eterogenee o per organizzazioni con fabbisogni variabili durante l’anno.
Accordo quadro: contenuti chiave
Un accordo quadro è efficace soltanto se costruito in modo chiaro e completo. Alcuni elementi, infatti, guidano l’intero rapporto con i fornitori e permettono di ridurre incertezze, ritardi o interpretazioni diverse nelle fasi operative.
Ecco i contenuti fondamentali che non dovrebbero mai mancare:
- Oggetto e perimetro dell’accordo (categorie di prodotti o servizi, ambiti, siti aziendali coinvolti, durata prevista): definiscono cosa rientra nell’accordo quadro;
- Condizioni economiche (prezzi, tariffe, eventuali scontistiche, meccanismi di revisione e criteri per gestire variazioni di mercato): cruciale nei settori soggetti a fluttuazioni significative;
- Aspetti operativi e livelli di servizio (modalità di consegna, tempistiche, SLA, indicatori di qualità e responsabilità delle parti): più sono chiari, più facile sarà monitorare le performance;
- Modalità di emissione di ordini o contratti successivi (ordini diretti, gare competitive interne, contratti specifici): specifica come avverrà la richiesta di forniture nel corso dell’accordo;
- Durata, rinnovo e condizioni di uscita (termini di validità, possibilità di proroga, condizioni per la risoluzione anticipata): elementi fondamentali per mantenere un controllo efficace nel tempo;
- Clausole di conformità e requisiti normativi: indicazioni relative alla sicurezza, alla sostenibilità, al rispetto delle normative e alle responsabilità regolamentari.
Perché adottare un accordo quadro nel ciclo acquisti
Gli accordi quadri sono degli strumenti che aiutano a rendere i processi più fluidi, soprattutto quando i volumi sono ricorrenti o difficili da prevedere. Integrare un accordo quadro nelle attività di procurement può portare benefici concreti, sia nella gestione quotidiana sia nella relazione con i fornitori.
Ecco quali sono i principali vantaggi:
- Riduzione del tempo dedicato alle negoziazioni ripetitive;
- Maggiore continuità operativa;
- Stabilità delle condizioni economiche;
- Collaborazione più trasparente con i fornitori;
- Miglior controllo interno e allineamento tra funzioni.
Come funziona un accordo quadro nella gestione degli appalti
Un accordo quadro opera come un contratto-cornice: non definisce ogni singola fornitura in dettaglio, ma stabilisce fin da subito le condizioni generali (prezzi, condizioni operative, modalità di collaborazione) che verranno poi utilizzate in modo dinamico nel corso della sua validità.
Il processo si articola in queste 5 fasi:
- Definizione preliminare: l’azienda stabilisce il perimetro dell’accordo, identifica i fornitori selezionati, negozia condizioni economiche, modalità operative e durata dell’accordo;
- Attivazione dell’accordo: una volta siglato l’accordo quadro, l’azienda può emettere gli ordini o avviare i contratti specifici (mercati successivi) che si inseriscono nei termini stabiliti dall’accordo stesso;
- Esecuzione e utilizzo: ogni volta che sorge un bisogno (pensiamo ad esempio a una fornitura ricorrente, un servizio di manutenzione o un appalto per lavori) l’azienda ricorre all’accordo quadro come base contrattuale, evitando di ripartire da zero;
- Monitoraggio e controllo: grazie alle condizioni già stabilite, l’organizzazione tiene traccia delle prestazioni, della conformità, del rispetto dei prezzi e delle scadenze. Questo passaggio è fondamentale per garantire che l’accordo quadro produca valore nel tempo;
- Rinnovo o chiusura: al termine della durata dell’accordo quadro, l’azienda valuta i risultati, decide se rinnovare con gli stessi o nuovi fornitori, o avviare una nuova procedura. L’accordo quadro, essendo flessibile, consente questo tipo di pianificazione.
Nella pratica, un accordo quadro trasforma la gestione degli appalti da un’attività reattiva e ripetitiva in un modello proattivo e governato: condizioni che vengono definite una sola volta, utilizzo più rapido e controllo più forte su forniture, costi e relazioni con i fornitori.
Leggi anche l’articolo Sustainable procurement: la chiave per una gestione fornitori responsabile.
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Come abbiamo visto, un accordo quadro ben costruito permette di semplificare gli acquisti, ridurre la complessità delle negoziazioni e lavorare con maggiore continuità e trasparenza. Con il supporto della digitalizzazione, diventa più facile da applicare, controllare e condividere tra tutti i reparti coinvolti, migliorando anche la relazione con i fornitori.
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- Collegamento con gli articoli/servizi ordinati: in fase di creazione dell’ordine la maschera dell’ordine è precompilata con tutti gli elementi dell’accordo;
- Monitoraggio della validità degli accordi con alert che si attivano alle date di scadenza o a quantità esaurite.
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Domande frequenti
Cosa si intende per accordo quadro?
Un accordo quadro è un contratto che definisce condizioni generali (prezzi, modalità operative, livelli di servizio) da applicare a futuri ordini o contratti specifici con uno o più fornitori.
Come funziona l'accordo quadro?
Funziona come un contratto-cornice. Una volta stabilite le condizioni, gli ordini o i contratti successivi vengono emessi sulla base di quanto già concordato, senza dover rinegoziare ogni volta.
Quanto dura un accordo quadro?
La durata varia in base alla tipologia e al contesto, ma in genere copre un periodo pluriennale definito in fase contrattuale, con eventuali opzioni di rinnovo.
