Cos’è il compliance management? E perché è fondamentale quando si parla di procurement?
Nel panorama degli acquisti aziendali, la compliance è una responsabilità quotidiana per chi decide, approva e governa la spesa. Documenti mancanti o sparsi, processi poco strutturati, approvazioni informali o informazioni disperse rendono difficile mantenere il controllo e trasformano ogni audit in un’attività complessa e dispendiosa.
Oxalys affianca le aziende proprio in questo percorso, aiutando le funzioni acquisti a gestire la compliance documentale, a gestire il rischio fornitori e a strutturare processi tracciabili, coerenti e controllabili, dove le regole non sono un ostacolo, ma un supporto concreto alle decisioni.
In questo articolo vediamo cos’è il compliance management applicato al procurement e come prevenire non conformità e audit critici partendo dai processi di acquisto.
Compliance Management nel procurement: definizione
Quando si parla di compliance management si fa riferimento a un’insieme di regole, controlli e processi che garantiscono che ogni acquisto sia coerente con le policy interne, con le deleghe di spesa e sopratutto con le normative di settore nazionale o internazionali. La compliance assicura rispetto della legge, coerenza, tracciabilità e controllo lungo tutto il processo di procurement.
È proprio su questo punto che la digitalizzazione dei processi di procurement può fare la differenza: trasformare regole e controlli da vincoli teorici a meccanismi concreti, integrati e verificabili, a supporto della governance aziendale.
Perché negli acquisti la compliance è sempre più complessa?
Negli ultimi anni gestire la compliance negli acquisti è diventato sempre più difficile, soprattutto a causa della sempre maggiore complessità delle normative nazionali e internazionali. Ecco perché chi dirige il procurement si trova spesso a dover garantire controllo e conformità in contesti sempre più articolati.
La gestione della compliance documentale come base del controllo
Un elemento centrale del compliance management nel procurement è la gestione strutturata della documentazione. Contratti, certificazioni fornitori, dichiarazioni di conformità, policy interne e documenti normativi devono essere sempre disponibili, aggiornati e facilmente verificabili.
Senza un sistema dedicato, questi documenti finiscono spesso dispersi tra cartelle condivise, email o archivi non coordinati, rendendo complesso il controllo e aumentando il rischio di non conformità.
Disporre di un tool che centralizzi la documentazione in un unico repository, con alert automatici sulle scadenze e sul rinnovo dei documenti, consente invece di mantenere la compliance sotto controllo in modo continuo. Il procurement può così prevenire problemi prima che emergano in fase di audit, ridurre attività manuali e garantire che fornitori e processi siano sempre allineati alle regole.
Processi frammentati e scarsa visibilità
In molte aziende il processo di acquisto è distribuito su più strumenti e canali (richieste che partono via email, approvazioni informali, dati salvati in file separati). Questa frammentazione rende complicato avere una visione chiara e aggiornata di ciò che accade realmente lungo il processo.
Quando le informazioni non sono centralizzate, anche il rispetto delle regole diventa difficile da verificare.
Controlli ex post invece che preventivi
Un altro elemento critico è l’approccio ai controlli. Spesso la compliance viene verificata solo a posteriori, in occasione di un audit o di una revisione interna. In questi casi, ricostruire il percorso decisionale richiede tempo e risorse.
Un compliance management efficace, invece, si basa su controlli integrati nel flusso di acquisto, che aiutano a prevenire le non conformità prima che si verifichino.
Maggiore responsabilità per chi prende decisioni
Per i decision maker, la complessità cresce anche sul piano della responsabilità. Ogni approvazione, ogni eccezione, ogni deroga deve poter essere spiegata e giustificata nel tempo. In assenza di processi strutturati e tracciabili, questa responsabilità diventa più difficile da gestire.
Avere regole chiare e processi condivisi non è quindi soltanto una forma di tutela per l’azienda, ma anche un supporto concreto per chi è chiamato a decidere. Per approfondire questo tema, ti consigliamo di leggere anche l’articolo Gestione del rischio nel Procurement: come puoi farlo con Oxalys.
I rischi reali per l’azienda a causa della non conformità negli acquisti
Quando la gestione della compliance non è strutturata e tracciabile i rischi diventano rapidamente operativi e organizzativi. In concreto, le aziende si trovano ad affrontare:
- rischi legali e sanzionatori;
- rischi finanziari per sanzioni, risarcimenti e cause legali;
- rischi reputazionali;
- interruzioni di attività o rallentamenti nei processi;
- ritardi e blocchi nei processi (dovuti a verifiche e rilavorazioni);
- difficoltà nel ricostruire le decisioni (soprattutto in fase di audit);
- tensioni tra le funzioni dei team (acquisti, finance, controllo interno);
- perdita di fiducia nei dati e nella governance della spesa.
Leggi anche Spend Management (gestione di spesa): cos’è e quali sono i suoi vantaggi.
Come strutturare un Compliance Management efficace nel procurement
Nel settore degli acquisti, un compliance management realmente efficace si basa sul rispetto delle normative di settore nazionali e internazionali, sulla capacità del fornitore di rispondere in maniera efficace alle esigenze documentali fornendo attestati e certificati e su processi chiari e coerenti, integrati nel flusso operativo quotidiano. L’obiettivo è rendere il rispetto delle regole una conseguenza naturale del modo in cui si acquista.
Tool unico per centralizzare tutta la documentazione
Un aspetto fondamentale per rendere la compliance realmente efficace è disporre di un tool che gestisca in modo strutturato la documentazione obbligatoria. Certificazioni dei fornitori, contratti, dichiarazioni di conformità e documenti normativi devono essere centralizzati in un unico repository, sempre aggiornato e facilmente consultabile.
Un sistema dedicato consente non solo di archiviare i documenti, ma anche di monitorarne le scadenze attraverso alert automatici, evitando dimenticanze e situazioni di non conformità. Inoltre, la disponibilità di report sullo stato della compliance permette al procurement di avere una visione chiara e costante della situazione, con informazioni già pronte per eventuali audit.
Regole chiare, condivise e applicabili
Policy e procedure funzionano solo se sono comprensibili e applicabili nella pratica. Nel procurement questo significa definire in modo esplicito chi può fare cosa, in quali limiti e secondo quali criteri. Quando le regole sono integrate nei processi, diventano uno strumento di supporto alle decisioni, non un vincolo teorico.
Workflow di approvazione coerenti con l’organizzazione
Un altro elemento centrale è la gestione delle approvazioni. Workflow strutturati, basati su ruoli, importi e categorie di spesa, aiutano a garantire che ogni decisione sia presa dal livello corretto e nel rispetto delle deleghe. Questo riduce le eccezioni informali e rende il processo più solido e verificabile.
Tracciabilità end-to-end delle decisioni
Sapere chi ha avviato una richiesta, chi l’ha approvata e con quali criteri è essenziale, soprattutto in fase di controllo o audit. Una tracciabilità completa semplifica le verifiche e tutela chi è chiamato a decidere.
Controlli integrati
Un approccio efficace punta su controlli integrati nel processo. In questo modo le non conformità vengono gestite preventivamente, non a posteriori, e il procurement può operare con maggiore continuità e affidabilità.
È in questo contesto che soluzioni come Oxalys supportano le aziende nel rendere la compliance parte integrante dei processi di acquisto, aiutando a mantenere il controllo senza appesantire l’operatività.
Scegli Oxalys per ottenere un supporto concreto nelle decisioni
Come abbiamo visto, negli acquisti gestire la compliance vuol dire gestire attentamente documenti e certificati dei fornitori, mettere ordine nei processi, rendere le regole esplicite e garantire continuità tra operatività e controllo. Tutto questo si traduce in maggiore visibilità, meno rischi e decisioni più consapevoli.
Oxalys nasce per accompagnare le aziende in questo percorso, aiutandole a strutturare processi di procurement tracciabili e coerenti, dove policy, approvazioni e controlli sono integrati nel flusso di acquisto. La compliance diventa parte naturale del modo in cui la spesa viene governata, sin dal primo passo.
Semplifica la gestione degli acquisti, facilita i controlli e affronta audit e verifiche con maggiore serenità. Prenota una demo e scopri come Oxalys supporta la governance degli acquisti in modo concreto e sostenibile.
Domande frequenti
Cosa significa Compliance Management?
La compliance management è l’insieme di attività che un’azienda adotta per garantire il rispetto di leggi, regolamenti, standard interni ed esterni, codici di condotta e normative specifiche del settore in cui opera.
Cos’è il risk management?
Il risk management ha invece l’obiettivo di identificare, valutare e gestire i rischi che possono avere un impatto su, produttività e risultati aziendali. Nei processi di acquisto, i due aspetti sono strettamente collegati: una buona gestione della compliance contribuisce a ridurre i rischi operativi, finanziari e organizzativi.
