Il maverick spend rappresenta una delle principali cause di perdita di controllo sulla spesa aziendale. Si verifica quando beni o servizi vengono acquistati al di fuori dei processi, dei contratti o dei flussi approvativi definiti dall’organizzazione.
Tuttavia, il problema non riguarda soltanto il rispetto delle procedure interne. Quando una spesa avviene fuori processo, diventa più difficile monitorare costi, approvazioni, fornitori e categorie di acquisto, con un impatto diretto sulla visibilità e sulla qualità dei dati disponibili.
In questo articolo vediamo perché si verifica il maverick spending, quali conseguenze può avere su procurement e finance e come la digitalizzazione dei processi aiuta a recuperare controllo, compliance e capacità di analisi della spesa.
Definizione e natura del maverick spending
Il maverick spending si verifica quando un acquisto viene effettuato al di fuori del processo previsto dall’azienda. Può trattarsi di un ordine gestito senza approvazione, della scelta di un fornitore non autorizzato o dell’acquisto di beni e servizi già coperti da accordi esistenti.
Il punto non è tanto l’acquisto in sé, quanto la perdita di controllo che ne deriva. Quando una spesa esce dal processo, diventa più difficile verificarne la necessità, monitorarne il valore e ricondurla alle corrette categorie di analisi.
Nella maggior parte dei casi il maverick spending nasce da urgenze operative, procedure poco chiare o percorsi di approvazione percepiti come troppo complessi.
La spesa invisibile: quando il problema emerge troppo tardi
Come abbiamo visto, il maverick spending è spesso la conseguenza di un’urgenza, di una procedura poco chiara o della necessità di ottenere rapidamente un bene o un servizio.
Facciamo qualche esempio.
Un responsabile acquista direttamente da un fornitore abituale. Un collaboratore utilizza una carta aziendale per gestire una necessità immediata. Una fattura arriva in amministrazione senza che esista una richiesta di acquisto formalizzata. Situazioni diverse, accomunate dal fatto che la spesa avviene al di fuori del processo previsto.
In questi casi il problema non è immediatamente visibile: l’acquisto viene effettuato, il servizio viene erogato e l’operatività aziendale prosegue senza particolari criticità apparenti.
Le conseguenze emergono successivamente, quando l’azienda cerca di ricostruire come è stata utilizzata la spesa, chi l’ha autorizzata o quale fornitore è stato coinvolto. Senza un processo strutturato, informazioni e documenti rischiano infatti di rimanere distribuiti tra email, telefonate, fatture e comunicazioni informali.
È proprio questa mancanza di visibilità a rendere il maverick spending difficile da individuare e da misurare. Spesso le organizzazioni si accorgono della sua presenza solo durante l’analisi dei costi, la revisione dei budget o la verifica del rispetto delle policy di acquisto.
La perdita di controllo inizia dalla perdita di visibilità
L’impatto del maverick spend viene spesso associato all’aumento dei costi o alla mancata applicazione delle condizioni negoziate. In realtà, una delle conseguenze più rilevanti riguarda la riduzione della visibilità sulla spesa aziendale.
Quando un acquisto avviene al di fuori dei processi definiti, l’organizzazione perde una parte delle informazioni necessarie per monitorare e governare la spesa. Quindi, approvazioni, categorie merceologiche, budget di riferimento, fornitori coinvolti e contratti associati possono risultare incompleti o difficili da ricostruire. Il tema assume particolare rilevanza in un contesto in cui procurement e finance sono chiamati a supportare decisioni sempre più basate sui dati.
→ Secondo il 2025 Global Chief Procurement Officer (CPO) survey di Deloitte, le organizzazioni procurement più mature stanno investendo nell’integrazione delle informazioni e nella qualità dei dati per migliorare controllo, capacità decisionale e generazione di valore.
La presenza di acquisti fuori processo compromette proprio questo obiettivo. Perché se una parte della spesa non viene tracciata, approvata o classificata correttamente, anche le successive attività di analisi risultano meno affidabili. Budget, strategie di sourcing, valutazioni dei fornitori e iniziative di ottimizzazione finiscono così per basarsi su una visione parziale della realtà aziendale.
Ridurre il maverick spend significa quindi rafforzare la qualità delle informazioni disponibili e creare le condizioni per una gestione della spesa più consapevole, misurabile e controllabile.
Approfondimento → Spend analytics: come trasformare i dati di spesa in insight concreti
Impatto e costi del maverick spending
Il maverick spending genera effetti che vanno oltre il singolo acquisto fuori processo. Quando una quota della spesa aziendale sfugge ai controlli e ai workflow approvativi, diminuiscono visibilità, compliance e capacità di pianificazione.
Le conseguenze più comuni includono:
✗ Minore controllo sui costi;
✗ Riduzione del potere negoziale con i fornitori;
✗ Maggiore difficoltà nel monitoraggio dei budget;
✗ Dati di spesa meno affidabili;
✗ Aumento dei rischi di non conformità alle policy aziendali.
Nel tempo, questi effetti possono compromettere la qualità delle analisi e rendere più difficile individuare opportunità di risparmio e ottimizzazione della spesa.
La differenza tra spendere e conoscere la propria spesa
Due aziende possono registrare lo stesso volume di acquisti e ottenere risultati molto diversi in termini di controllo e capacità decisionale.
La differenza non dipende necessariamente dall’ammontare della spesa, ma dalla qualità delle informazioni disponibili. Conoscere il valore complessivo degli acquisti è utile, mentre sapere come quella spesa è distribuita tra fornitori, categorie merceologiche, centri di costo e funzioni aziendali lo è ancora di più.
Quando gli acquisti seguono un processo strutturato, ogni spesa può essere classificata e ricondotta al corretto contesto aziendale. Questo consente di rispondere a domande fondamentali:
Quali categorie assorbono la quota maggiore del budget?
Quali fornitori concentrano la maggior parte della spesa?
Dove si registrano gli scostamenti rispetto alle previsioni?
Quali aree presentano maggiori opportunità di ottimizzazione?
Il maverick spend riduce progressivamente questa capacità di lettura. Le spese effettuate fuori processo tendono infatti a sfuggire ai meccanismi di classificazione e monitoraggio, rendendo più difficile costruire una visione completa e affidabile degli acquisti aziendali.
In altre parole, controllare la spesa significa prima di tutto comprenderla (e comprendere la spesa richiede dati completi, coerenti e aggiornati).
Dalla richiesta all’analisi: il valore di una spesa tracciata
Ogni acquisto che segue un processo definito genera informazioni utili per l’organizzazione. Approvazioni, categorie merceologiche, fornitori, centri di costo e importi diventano dati che possono essere analizzati e utilizzati per supportare decisioni future.
Al contrario, una spesa fuori processo tende a trasformarsi in un punto cieco. Anche quando l’impatto economico è limitato, la mancanza di informazioni strutturate riduce la qualità complessiva delle analisi.
Per questo motivo, ridurre il maverick spend significa anche migliorare la capacità di leggere e interpretare la spesa aziendale. Più acquisti vengono tracciati e categorizzati correttamente, più l’azienda può contare su dati affidabili per individuare opportunità di ottimizzazione, monitorare i budget e supportare le attività di procurement.
Come Oxalys aiuta a ridurre il maverick spend
Ridurre il maverick spend richiede prima di tutto processi chiari e facilmente adottabili da chi effettua gli acquisti. Quando approvazioni, responsabilità e flussi operativi sono definiti e digitalizzati, diventa più semplice rispettare le procedure aziendali senza rallentare le attività quotidiane.
Oxalys supporta questo obiettivo attraverso la digitalizzazione dell’intero processo di acquisto. Ogni richiesta segue un workflow approvativo configurabile in base alle policy aziendali e ogni spesa viene registrata, tracciata e associata alle corrette categorie di analisi.
Questo approccio offre diversi vantaggi:
✓ Maggiore controllo sulle richieste di acquisto
✓ Visibilità sugli approvatori e sullo stato delle pratiche
✓ Riduzione delle spese effettuate fuori processo
✓ Categorizzazione strutturata degli acquisti
✓ Dati più affidabili per le attività di spend analysis
Affidati a Oxalys per ridurre il maverick spending e migliorare il controllo degli acquisti
Ogni acquisto effettuato fuori processo riduce la visibilità sulla spesa, limita la qualità delle analisi e rende più difficile prendere decisioni basate sui dati. Digitalizzare gli acquisti significa creare processi chiari, definire responsabilità e garantire che ogni spesa venga approvata, tracciata e correttamente categorizzata.
