Nel settore edilizio, la gestione acquisti deve confrontarsi con una complessità operativa superiore rispetto a molti altri comparti. I progetti coinvolgono spesso un numero elevato di fornitori, subappaltatori, responsabili di funzione e figure presenti direttamente in cantiere, mentre materiali, attrezzature e DPI devono essere disponibili nei tempi richiesti dall’avanzamento dei lavori.
A questa frammentazione si aggiunge un ulteriore elemento: il livello di digitalizzazione della filiera non è uniforme. Secondo RICS, il 42% dei professionisti coinvolti nella sua rilevazione non utilizza tecnologie digitali nei sei ambiti analizzati, mentre il 66% dichiara di utilizzare fogli di calcolo in tutti i progetti. Sono dati di contesto che aiutano a comprendere quanto, nel settore edilizio, strumenti tradizionali e processi semi-manuali siano ancora diffusi.
Per il procurement questo significa dover gestire contemporaneamente due esigenze. Da una parte serve maggiore controllo su fornitori, ordini, documenti e spesa. Dall’altra, il processo deve rimanere abbastanza flessibile da adattarsi a situazioni molto diverse: un fornitore che invia un’offerta attraverso il portale, un altro che manda un preventivo in PDF via email, un capo cantiere che deve acquistare rapidamente un materiale necessario per proseguire i lavori.
La digitalizzazione diventa quindi realmente utile quando riesce a coprire anche questi punti meno standardizzati. L’intelligenza artificiale può ridurre il lavoro manuale sui preventivi, mentre strumenti mobile permettono di portare il processo di acquisto più vicino al cantiere. Oxalys interviene proprio su questi passaggi, con l’obiettivo di centralizzare le informazioni e rendere più rapido il processo senza perdere visibilità e governance.
Gestione acquisti edilizia: dove si concentrano le principali inefficienze
In un grande progetto edilizio, la funzione acquisti non gestisce soltanto ordini e fornitori. Deve coordinare esigenze che nascono in momenti e luoghi diversi, spesso con livelli di urgenza molto differenti. Una parte delle inefficienze deriva proprio da questa frammentazione.
- Il primo elemento è il numero di interlocutori coinvolti. Accanto ai fornitori più strutturati possono esserci piccole imprese specialistiche, realtà locali e partner occasionali poco digitalizzati. Questo rende più difficile applicare un unico processo digitale a tutta la filiera.
A complicare ulteriormente il lavoro ci sono i preventivi. Nel settore edilizio possono contenere liste particolarmente lunghe di prodotti e materiali, con molte righe da verificare e riportare nel sistema. Se il documento arriva via email in formato PDF, il buyer può trovarsi a dover ricopiare manualmente informazioni già presenti nell’offerta prima di poter procedere con l’ordine.
- Il secondo punto critico riguarda il cantiere. Le necessità operative non sempre possono essere pianificate con largo anticipo. Può servire rapidamente nuova calce, un DPI, un paio di scarpe antinfortunistiche o altro materiale necessario alla prosecuzione delle attività. In questi casi, un processo troppo rigido rischia di rallentare l’operatività. Un acquisto completamente fuori dal processo, invece, riduce la visibilità della funzione procurement.
La gestione acquisti edilizia deve quindi trovare un equilibrio tra due esigenze apparentemente opposte:
- permettere alle persone sul campo di intervenire rapidamente;
- mantenere acquisti, documenti e informazioni all’interno di un processo controllabile.
- Un terzo elemento riguarda la qualità del dato. Quando le informazioni passano più volte da email, PDF, fogli di calcolo e piattaforme diverse, aumentano le attività di trascrizione e verifica. Nel construction questo aspetto assume particolare rilevanza: una ricerca Autodesk/FMI attribuisce ai dati errati il 14% del rework rilevato nel settore. Il dato non riguarda esclusivamente gli ordini di acquisto, ma mostra quanto l’affidabilità delle informazioni possa avere conseguenze concrete sui progetti.
Per un Procurement Manager, quindi, digitalizzare gli acquisti in edilizia significa soprattutto ridurre i punti in cui il processo torna manuale, senza sacrificare la velocità richiesta dal cantiere. È su questo terreno che tecnologie come AI, portali fornitori e strumenti mobile possono produrre il maggiore impatto.
Fornitori poco digitalizzati e preventivi PDF: il collo di bottiglia del processo
Come abbiamo visto, nel settore edilizio la digitalizzazione degli acquisti deve fare i conti con una filiera molto eterogenea. Accanto a fornitori strutturati, abituati a lavorare tramite portali e piattaforme dedicate, possono esserci piccole realtà locali o partner occasionali che continuano a gestire offerte e preventivi attraverso email e documenti PDF.
Per il buyer, il problema nasce quando queste informazioni devono essere riportate nel processo digitale.
Un preventivo edilizio può contenere decine o centinaia di righe, con materiali, quantità, descrizioni, prezzi e altre informazioni da verificare prima di procedere con l’ordine. Se il documento arriva fuori dalla piattaforma, il team acquisti può trovarsi a dover leggere il PDF e trasferire manualmente i dati nel sistema.
Questo passaggio genera tre criticità molto concrete:
- aumenta il tempo necessario per trasformare il preventivo in ordine;
- moltiplica le attività ripetitive a carico del buyer;
- espone il processo a errori di trascrizione o incongruenze.
ATTENZIONE: il punto non è eliminare email e PDF dalla filiera a ogni costo. Nei grandi progetti edilizi, aspettarsi che ogni fornitore utilizzi lo stesso livello di digitalizzazione può essere poco realistico, ma evitare che un preventivo già completo debba essere ricostruito manualmente prima di diventare utilizzabile.
Come l’AI di Oxalys digitalizza i preventivi dei fornitori
Nei progetti edilizi i preventivi possono essere particolarmente lunghi e complessi, con molte righe dedicate a materiali, quantità, descrizioni e condizioni economiche. Quando questi documenti arrivano via email in formato PDF, il buyer rischia di dover trasferire manualmente nel sistema tutte le informazioni presenti nel file.
Oxalys consente di ricondurre anche questi preventivi all’interno del processo digitale:
- il buyer carica il PDF direttamente in piattaforma;
- l’AI valorizza automaticamente la maschera del preventivo;
- il team acquisti verifica le informazioni estratte;
- il preventivo è sottoposto a un workflow approvativo – se previsto – e viene infine inviato l’ordine al fornitore
- preventivo, informazioni e ordine restano centralizzati nello stesso ambiente.
VANTAGGIO: anche i fornitori meno digitalizzati possono continuare a inviare i propri documenti attraverso canali tradizionali, senza costringere il buyer a riportare manualmente ogni informazione nel sistema. La tecnologia assorbe quindi una parte del lavoro operativo, mentre il controllo resta al team acquisti.
Esempio reale: da un preventivo di 80 righe all’ordine digitale
Immaginiamo un grande progetto edilizio in cui un fornitore locale invia via email un preventivo PDF composto da 80 righe di materiali. In un processo tradizionale, il buyer dovrebbe aprire il documento, individuare le informazioni utili e riportare una per una le diverse voci nella piattaforma prima di poter creare l’ordine. Con un preventivo così articolato, il lavoro di trascrizione può diventare rilevante e richiede anche una successiva verifica dei dati inseriti.
→ Con Oxalys, invece, il buyer può caricare direttamente il PDF ricevuto. L’AI valorizza automaticamente le informazioni sulla base dei dati presenti nel documento. Il buyer controlla quanto riportato e, una volta completata la verifica e il workflow, lordine può essere emesso.
Il flusso diventa quindi:
preventivo PDF di 80 righe → caricamento in Oxalys → valorizzazione tramite AI → verifica → ordine
Più il preventivo è articolato, maggiore è il lavoro manuale che può essere evitato. Il team mantiene il controllo sul documento e sulla decisione finale, ma riduce il tempo dedicato alla copiatura delle informazioni e il rischio di errori legati alla trascrizione.
Acquisti urgenti in cantiere: velocità senza perdere controllo
Nel settore edilizio una parte degli acquisti nasce direttamente dalle esigenze operative del cantiere. Può trattarsi di materiali mancanti, DPI, attrezzature o forniture necessarie per proseguire rapidamente le attività. In questi casi, applicare ogni volta un processo troppo lungo rischia di rallentare il lavoro sul campo. Allo stesso tempo, lasciare completamente fuori dal processo gli acquisti urgenti riduce la visibilità della funzione procurement e rende più difficile ricostruire spesa, responsabilità e motivazioni dell’acquisto.
Il punto, quindi, è trovare un equilibrio tra rapidità e governance.
La gestione acquisti edilizia deve quindi essere abbastanza flessibile da adattarsi al contesto operativo, mantenendo però le informazioni all’interno di un flusso controllabile e centralizzato.
L’App Oxalys porta il processo di acquisto direttamente in cantiere
Oxalys consente di estendere il processo di acquisto anche alle figure che lavorano fuori dall’ufficio, attraverso l’utilizzo dell’App. Questo è particolarmente utile nei cantieri, dove molti fabbisogni emergono direttamente sul campo e devono essere gestiti rapidamente.
Un capo cantiere può quindi operare in mobilità, mantenendo l’acquisto all’interno del processo aziendale invece di ricorrere a canali paralleli o poco tracciabili. Per la funzione procurement, il vantaggio è duplice:
- maggiore velocità nella gestione delle esigenze operative;
- maggiore visibilità sugli acquisti effettuati direttamente dal cantiere.
In questo modo, la decentralizzazione operativa non si traduce in perdita di controllo. L’App diventa quindi uno strumento per avvicinare il procurement al punto in cui nasce il fabbisogno, mantenendo continuità tra esigenze del cantiere e governance centrale.
Se vuoi saperne di più, visita la nostra sezione Flusso di approvazione in mobilità.
Digitalizzare gli acquisti senza rallentare il cantiere
La gestione acquisti edilizia richiede strumenti capaci di adattarsi alla complessità reale della filiera. Da una parte ci sono fornitori con livelli di digitalizzazione molto diversi, preventivi PDF lunghi e articolati, informazioni che devono essere trasformate rapidamente in ordini. Dall’altra ci sono capi cantiere e responsabili operativi che devono poter acquistare in tempi compatibili con le esigenze del progetto.
Oxalys interviene su entrambi questi fronti: l’AI consente di digitalizzare preventivi ricevuti fuori dal portale, mentre l’App permette di portare il processo di acquisto direttamente sul campo.
