L’analisi dei costi aziendali è una leva strategica per ogni decision maker. Infatti, non si limita a registrare le spese, ma consente di trasformarle in insight per migliorare margini, ridurre rischi e guidare le scelte di investimento.
Secondo Deloitte (Global Chief Procurement Officer Survey 2023), nelle grandi imprese gli acquisti possono avere un volume paragonabile fino al 50% del fatturato. Una quota così rilevante rende rischioso affidarsi a fogli Excel o metodi manuali, che espongono a errori e scarsa visibilità.
Per questo sempre più aziende adottano soluzioni digitali verticali come Oxalys, che integrano procurement, gestione fornitori e reporting in un’unica piattaforma. Grazie a dashboard personalizzabili, KPI chiave e analisi avanzate, Oxalys permette di avere una visione chiara e tempestiva dei costi, trasformando i dati in decisioni concrete.
Nei prossimi paragrafi vedremo i principali metodi di analisi dei costi aziendali, gli indicatori più importanti da monitorare e i vantaggi offerti dagli strumenti digitali.
Cos’è l’analisi dei costi aziendali e perché è strategica
L’analisi dei costi aziendali è il processo con cui un’impresa raccoglie, organizza e interpreta i dati relativi alle proprie spese, trasformandoli in informazioni utili per guidare le decisioni strategiche. Non significa soltanto sapere “quanto si spende”, ma soprattutto capire dove, come e perché si spende.
Per un’azienda di piccole dimensioni, la gestione dei costi può avvenire in maniera semplificata e manuale. Ma quando le spese complessive arrivano a valere milioni di euro, diventa indispensabile adottare metodi strutturati e strumenti digitali.
Un’analisi efficace dei costi aziendali consente di:
- individuare sprechi e inefficienze;
- distinguere tra spese dirette (legate al core business) e indirette (strumenti e servizi di supporto);
- monitorare la dipendenza da fornitori strategici;
- pianificare investimenti e budget futuri su basi oggettive.
Il vantaggio competitivo nasce dalla capacità di trasformare i dati in insight: chi ha una visione chiara dei costi può prendere decisioni più rapide, ridurre rischi operativi e allocare meglio le risorse.
Metodi principali di analisi dei costi aziendali
Esistono diversi approcci per condurre un’analisi dei costi aziendali. La scelta dipende da dimensioni, settore e complessità dei processi interni. Alcuni metodi sono consolidati nella letteratura di management, altri sono oggi potenziati dall’uso di strumenti digitali.
Analisi per centri di costo
Il metodo più diffuso consiste nel suddividere l’azienda in centri di costo (produzione, marketing, IT, logistica, ecc.) e attribuire a ciascuno le relative spese. Secondo Harvard Business Review, questa impostazione è particolarmente utile perché permette di identificare aree ad alto assorbimento di risorse e valutare il ritorno sugli investimenti. Con Oxalys i dati di spesa possono essere raccolti automaticamente e aggregati per centro di costo, riducendo errori manuali.
Analisi dei costi diretti e indiretti
Un altro criterio fondamentale distingue tra:
- costi diretti: legati al core business (materie prime, componenti, servizi di produzione);
- costi indiretti: supportano l’attività ma non la generano direttamente (forniture d’ufficio, utenze, servizi IT).
Questa separazione, sottolineata anche da Deloitte Insights nei suoi studi sulla funzione procurement, aiuta i manager a capire quali spese incidono realmente sul valore generato e quali, invece, possono essere ottimizzate senza impattare sul prodotto finale.
Analisi make or buy
Conosciuta come analisi “produrre o acquistare”, serve a valutare se conviene internalizzare un’attività o affidarla a fornitori esterni. McKinsey & Company evidenzia come le aziende che applicano con metodo la logica make or buy riescano a migliorare fino al 15% la propria efficienza operativa, soprattutto in settori caratterizzati da supply chain complesse. Gli strumenti digitali supportano queste decisioni offrendo dati consolidati su costi storici, performance dei fornitori e impatti previsti sul fatturato.
Analisi ABC (Activity-Based Costing)
L’Activity-Based Costing assegna i costi alle singole attività aziendali, anziché alle sole funzioni o reparti. Secondo l’Institute of Management Accountants (IMA), questo metodo è fondamentale per individuare processi nascosti che generano inefficienze. In contesti con molti fornitori e attività distribuite, l’ABC diventa uno strumento prezioso per misurare con precisione dove si generano i maggiori costi e per impostare iniziative di miglioramento continuo.
In questo contesto, soluzioni verticali come Oxalys offrono un supporto concreto: integrano funzioni di procurement, gestione fornitori e reporting, garantendo ai manager una panoramica completa delle spese e KPI aggiornati in tempo reale.
KPI essenziali per monitorare i costi aziendali
Definire i giusti KPI è fondamentale per trasformare l’analisi dei costi aziendali in un processo strutturato e realmente utile ai decision maker. Non basta raccogliere i dati, ma occorre scegliere indicatori che permettano di capire l’impatto delle spese sull’intero business.
Incidenza degli acquisti sul fatturato
Nelle grandi imprese, la spesa per acquisti può pesare tra il 30% e il 50% del fatturato complessivo (Deloitte, Global CPO Survey 2023). Monitorare questo rapporto consente di capire quanto gli acquisti influenzano la competitività e di individuare aree dove ottenere risparmi significativi.
Saving ottenuti da negoziazioni e gare
Un KPI molto diffuso misura il risparmio generato dalle attività di procurement: negoziazioni più efficaci, gare strutturate e utilizzo di cataloghi digitali. Secondo Procurement Leaders, le aziende che adottano piattaforme dedicate ottengono in media un saving del 7–12% rispetto a chi utilizza processi manuali.
Tasso di dipendenza dai fornitori
Un indicatore spesso sottovalutato riguarda la quota di fatturato legata a pochi fornitori chiave. L’European Federation of Purchasing and Supply Management segnala come un’eccessiva dipendenza da partner strategici aumenti i rischi di business continuity. Strumenti come Oxalys aiutano a monitorare questo KPI con dashboard che evidenziano la concentrazione delle spese.
Leggi anche l’articolo Sustainable procurement: la chiave per una gestione fornitori responsabile.
Performance dei fornitori
La qualità delle forniture, la puntualità nelle consegne e l’allineamento a policy ESG hanno un impatto diretto sui costi, anche se spesso in modo indiretto. Attraverso questionari e valutazioni digitali, Oxalys consente di trasformare questi parametri in punteggi oggettivi.
Strumenti digitali per l’analisi dei costi aziendali
L’accuratezza dell’analisi dei costi aziendali dipende sempre più dalla qualità degli strumenti utilizzati. I fogli di calcolo o i sistemi ERP orizzontali offrono una panoramica generale, ma difficilmente riescono a garantire la profondità di dettaglio necessaria in ambito procurement. Il risultato è spesso un insieme di informazioni frammentate, upgrade costosi e lenti da implementare e una visibilità limitata,che non consente ai manager di avere un controllo reale sulle spese.
Per superare questi limiti, molte organizzazioni scelgono di adottare software verticali, progettati specificamente per la gestione degli acquisti e dei fornitori. Queste soluzioni integrano tutte le fasi del ciclo Source-to-Pay in un’unica piattaforma, consentendo di raccogliere dati in tempo reale, automatizzare i flussi di lavoro e trasformare la reportistica in strumenti concreti di supporto alle decisioni. L’approccio verticale riduce errori manuali, velocizza le procedure e offre un livello di trasparenza che difficilmente si può ottenere con strumenti generici.
Grazie alla sua architettura aperta e facilmente integrabile con ERP e sistemi esterni, Oxalys diventa il punto unico di verità per i dati di spesa. In questo modo i decision maker possono basare le proprie scelte su insight affidabili, riducendo i rischi e migliorando la redditività aziendale.
Benefici concreti dell’analisi digitale dei costi aziendali
Digitalizzare l’analisi dei costi aziendali non significa solo sostituire i fogli Excel, ma trasformare il modo in cui l’azienda gestisce le proprie spese.
Il primo beneficio è la trasparenza.
Con una piattaforma come Oxalys, i manager hanno a disposizione dashboard in tempo reale che mostrano costi per dipartimento, categoria o centro di spesa, facilitando l’individuazione di inefficienze.
Un altro vantaggio riguarda la gestione del rischio fornitori.
Grazie al portale dedicato di Oxalys, i partner possono registrarsi e aggiornare i propri documenti in autonomia. Se un’informazione scade, il sistema invia alert automatici, consentendo ai buyer di intervenire subito e ridurre rischi di non conformità o interruzioni nella supply chain.
L’uso di strumenti digitali porta anche efficienza operativa.
Richieste di acquisto e ordini a catalogo vengono gestiti con flussi automatizzati e regole di approvazione preimpostate, abbattendo il costo medio di processo.
Infine, Oxalys permette analisi avanzate che vanno oltre i report standard, come la ripartizione delle spese tra fornitori o il peso degli acquisti indiretti sul budget. Questi insight supportano piani di saving, decisioni make or buy e strategie di lungo periodo, offrendo ai decision maker una base solida per scelte più rapide ed efficaci.
Domande frequenti
Come fare l'analisi dei costi aziendali?
Si parte dalla raccolta dei dati di spesa, suddividendoli per centri di costo, categorie o fornitori. Successivamente si definiscono i KPI da monitorare (es. incidenza degli acquisti sul fatturato, saving ottenuti, costo medio di processo) e si utilizzano strumenti digitali come Oxalys per aggregare, analizzare e visualizzare i dati in tempo reale.
Che cos'è l'analisi dei costi aziendali?
È il processo attraverso cui un’azienda misura, interpreta e confronta le proprie spese, distinguendo tra costi diretti e indiretti, valutando l’efficienza dei processi e il contributo dei fornitori. L’obiettivo è trasformare i numeri in insight strategici per migliorare redditività e ridurre i rischi.
Quali decisioni aziendali si possono assumere con l'analisi dei costi?
L’analisi dei costi supporta decisioni cruciali come definire budget più realistici, scegliere se produrre internamente o esternalizzare (make or buy), selezionare i fornitori più performanti, impostare strategie di saving e pianificare investimenti in modo più consapevole.
