Per aumentare efficienza, resilienza e sostenibilità, oggi le imprese sono sempre più spinte a digitalizzare i propri processi. Ecco perché l’adozione di soluzioni software per il procurement rappresenta molto più di una scelta tecnologica: si tratta di un vero e proprio cambiamento strategico, culturale e organizzativo. Tuttavia, questa trasformazione non può essere efficace senza una solida strategia di change management.
Da sempre al fianco delle aziende nel percorso di digitalizzazione degli acquisti, Oxalys conosce bene le sfide che possono emergere quando si introduce nell’organizzazione un nuovo sistema di procurement.
In questo articolo approfondiamo perché il change management è una leva essenziale per l’adozione efficace di un software di procurement e come può diventare un acceleratore per una trasformazione digitale di successo.
Change Management: un ruolo strategico nel procurement
Nell’ambito del procurement, il change management è un processo strutturato che ha come obiettivo quello di gestire il cambiamento all’interno dell’area dell’acquisto e dei fornitori, minimizzando gli impatti negativi e massimizzando il successo delle nuove iniziative. Si tratta quindi non soltanto di una questione operativa, ma di una vera e propria leva strategica per il successo delle iniziative di trasformazione digitale.
Nel procurement, questo approccio è particolarmente rilevante. L’adozione di un nuovo software, come quelli proposti da Oxalys, comporta una revisione delle modalità con cui vengono gestiti gli acquisti, le relazioni con i fornitori e la governance dei dati.
Una gestione del cambiamento ben pianificata consente di affrontare con successo le resistenze culturali, favorire l’engagement degli utenti interni e assicurare che i vantaggi della digitalizzazione (in termini di efficienza, trasparenza e sostenibilità) si traducano in risultati concreti.
Adozione Software di Procurement: perché c’è ancora molta resistenza al cambiamento e le sfide che le imprese devono affrontare
Nonostante i numerosi vantaggi offerti dai software di procurement (come l’automazione, la tracciabilità, il controllo della spesa e delle performance e della sostenibilità dei fornitori) molte aziende continuano a incontrare forti resistenze al momento dell’adozione.
Ma perché questo accade?
In primo luogo, il cambiamento fa spesso paura.
I team coinvolti nei processi di acquisto e finance lavorano con procedure consolidate da anni, talvolta decenni. Introdurre un nuovo strumento digitale significa rivedere abitudini operative, imparare nuove interfacce, modificare flussi di lavoro e, talvolta, mettere in discussione ruoli e responsabilità. Questa incertezza può generare timore, stress e opposizione passiva.
Un’altra causa rilevante è la scarsa comunicazione. Se i vantaggi del nuovo sistema non vengono spiegati chiaramente, o se il cambiamento viene percepito come “imposto dall’alto”, è facile che i collaboratori si sentano esclusi e reagiscano con scetticismo. Il cambiamento tecnologico, per funzionare, deve essere accompagnato da un cambiamento culturale. Per questo motivo, all’interno del processo di onboarding di Oxalys è sempre prevista una fase strategica dedicata alla formazione degli utenti: il coinvolgimento attivo e la preparazione sono elementi fondamentali per garantire il successo nell’adozione di un software di digitalizzazione.
Inoltre, la funzione Procurement non è frequentemente al centro dell’attenzione né viene comunemente percepita dal management come strategica all’interno delle aziende. Di conseguenza, investire in software destinati a evolvere questa funzione può sollevare dubbi sulla reale convenienza e redditività dell’investimento.
Infine, la resistenza nasce anche da esperienze pregresse negative. Se in passato l’introduzione di nuovi strumenti si è tradotta in complicazioni o rallentamenti, è probabile che vi sia un atteggiamento difensivo nei confronti di qualunque innovazione futura. Se vuoi sapere quali sono le esperienze dei nostri clienti e perché ancora oggi continuano a fidarsi di noi, puoi leggere qui i Casi Studio.
Ricorda: per superare queste barriere, non basta introdurre una piattaforma tecnologicamente evoluta. È necessario costruire una strategia aziendale di change management che ponga le persone al centro del processo. Solo così è possibile generare consapevolezza, fiducia e, soprattutto, adesione convinta.
Strategie per facilitare l’adozione interna di nuovi strumenti digitali da parte dei team acquisti e finance
Come abbiamo visto, l’adozione di nuove soluzioni digitali nei dipartimenti di acquisti e finanza rappresenta una sfida significativa per molte organizzazioni. Per garantire una transizione efficace, è fondamentale implementare strategie mirate che coinvolgano attivamente i team e facilitino l’integrazione dei nuovi strumenti nei processi quotidiani.
1. Coinvolgimento attivo dei team sin dalle fasi iniziali
È fondamentale coinvolgere i membri dei team acquisti e finance fin dalle prime fasi del progetto. Questo approccio favorisce una maggiore comprensione delle esigenze specifiche e promuove un senso di appartenenza al cambiamento.
Affinché nel procurement il change management sia efficace, per superare le resistenze e garantire l’adozione del nuovo sistema è importante che ci sia il coinvolgimento attivo degli stakeholder.
2. Formazione personalizzata e continua
La formazione è un elemento cruciale per l’adozione di nuovi strumenti digitali. Offrire sessioni formative personalizzate che rispondano alle esigenze specifiche dei team aiuta a ridurre le problematiche legate al cambiamento, oltre che aumentare la competenza nell’uso delle nuove soluzioni.
Affiancare la digital adoption alla digital transformation è fondamentale per superare le resistenze e aggiornare costantemente le competenze dei dipendenti.
3. Implementazione graduale e supporto continuo
Adottare un approccio graduale all’implementazione consente ai team di adattarsi progressivamente ai nuovi strumenti. Fornire supporto continuo durante e dopo l’implementazione aiuta a risolvere rapidamente eventuali problemi e a consolidare l’adozione delle nuove soluzioni.
4. Monitoraggio e valutazione dei risultati
Stabilire metriche chiare per valutare l’efficacia dell’adozione dei nuovi strumenti è essenziale. Il monitoraggio continuo permette di identificare aree di miglioramento e di apportare le modifiche necessarie per ottimizzare l’uso delle soluzioni digitali.
Oxalys: il giusto partner per guidarti al cambiamento nel procurement digitale
In un contesto in cui la trasformazione digitale è sempre più strategica, scegliere il giusto partner tecnologico fa la differenza tra un semplice aggiornamento di sistema e un vero cambiamento culturale.
Oxalys non si limita a fornire soluzioni digitali per il procurement, ma accompagna le aziende lungo tutto il percorso di adozione, con un approccio centrato sulle persone, sui processi e sui risultati.
Grazie a un’offerta modulare e scalabile, la piattaforma Oxalys si adatta alle esigenze specifiche di ogni organizzazione, semplificando l’integrazione tecnologica e supportando la gestione del cambiamento con strumenti concreti, formazione continua e affiancamento operativo.
