Nel procurement, i KPI fornitori sono indicatori che aiutano l’azienda a capire se la catena di approvvigionamento sta funzionando in modo efficiente o se ci sono degli aspetti che devono essere migliorati.
In un’organizzazione, chi prende decisioni ha bisogno di avere sotto controllo alcune metriche importanti, quali la tempestività di un ordine consegnato, il rispetto dei contratti e degli standard qualitativi. Tutti elementi che impattano direttamente su costi, reputazione e servizio al cliente.
In questa guida vedremo quali sono i principali KPI da monitorare, come leggerli e usarli per migliorare performance e continuità operativa. Perché oggi la continuità operativa dipende anche dalla capacità di misurare in modo oggettivo puntualità, qualità e affidabilità di chi lavora con noi.
KPI fornitori: cosa sono
I KPI (Key Performance Indicator) sono degli indicatori che permettono di misurare l’andamento di un’attività rispetto a un obiettivo. Rappresentano quindi un supporto concreto (e oggettivo) per governare i processi (soprattutto quelli più complessi).
Applicati ai fornitori, i KPI aiutano i decision maker a valutare la capacità di ciascun partner di rispettare gli impegni concordati (contratti, standard qualitativi, tempi di consegna, standard qualitativi) e di garantire continuità nel tempo. In poche parole, permettono all’azienda di trasformare la relazione con un fornitore in una vera e propria partnership strategica.
Infatti, quando i KPI sono chiari e condivisi, diventa più immediato:
- confrontare fornitori in modo uniforme, senza valutazioni soggettive;
- individuare criticità prima che si traducano in fermi operativi o costi extra;
- supportare scelte di sourcing, rinnovo o rinegoziazione contrattuale con elementi concreti.
KPI fornitori e continuità operativa
In molti settori, la continuità operativa è sempre più legata alla solidità della rete di fornitura: basta un ritardo, una consegna non conforme o un fornitore che fatica a rispettare gli SLA per generare un effetto a catena su produzione, logistica e servizio al cliente. E questo si traduce rapidamente in costi, disservizi e impatti diretti sul business. Per chi ha responsabilità di governance la gestione dei fornitori non può quindi essere considerata un tema puramente operativo, ma di performance e di rischio.
Il loro valore è che questi dati diventano fondamentali per prendere decisioni, come attivare azioni correttive con il fornitore, rivedere condizioni contrattuali e livelli di servizio, o (se necessario) diversificare il sourcing per ridurre dipendenze e aumentare resilienza.
Monitorare i KPI fornitori significa quindi proteggere l’operatività dell’azienda e renderla più stabile nel tempo.
11 KPI fornitori essenziali da monitorare
Di seguito, vediamo gli indicatori più rilevanti da monitorare con regolarità. KPI che aiutano a prendere decisioni più solide, ridurre l’imprevisto e rendere la gestione fornitori più strutturata.
1. Puntualità delle consegne (On Time Delivery – OTD)
La puntualità è uno dei KPI più immediati per misurare l’affidabilità di un fornitore. Indica quante consegne avvengono entro i tempi previsti rispetto al totale degli ordini.
Questo indicatore è particolarmente importante perché è spesso il primo elemento che impatta la continuità operativa: una consegna in ritardo può generare urgenze, ripianificazioni, acquisti last minute e, nei casi più critici, fermo produzione o mancata evasione di ordini verso i clienti.
2. Lead time di consegna (e variabilità)
Il lead time misura il tempo medio che intercorre tra l’emissione dell’ordine e la consegna. Per i decision maker è un aspetto che si traduce in stabilità.
Un fornitore che consegna in 10 giorni in modo costante può essere più “gestibile” di un fornitore che consegna mediamente in 7 giorni, ma con oscillazioni frequenti. Monitorare anche la variabilità del lead time aiuta a capire quanto il fornitore sia prevedibile e quindi pianificabile.
3. Qualità delle forniture
Un KPI fornitore realmente strategico deve considerare anche la qualità. Non conformità, resi e prodotti difettosi possono causare rilavorazioni, scarti, ritardi interni e costi indiretti spesso sottovalutati.
Misurare la qualità delle forniture ricevute consente di capire se un fornitore rispetta gli standard attesi e se la relazione sta generando valore oppure inefficienze.
4. Ordini in ritardo e capacità di recupero
Non tutti i ritardi hanno lo stesso peso. Un fornitore può consegnare in ritardo, ma gestire correttamente l’eccezione, riducendo l’impatto e recuperando con rapidità. Ecco perché ha senso monitorare anche il tasso di risoluzione degli ordini in ritardo, in quanto consente di capire quanto il fornitore sia reattivo e affidabile nella gestione dei problemi.
Per un procurement evoluto, questo KPI è utile perché aiuta a distinguere tra un semplice incidente e una criticità strutturale.
5. Costo per ordine
Il KPI “costo per ordine” (o costo di acquisto per ordine) serve a quantificare quante risorse vengono assorbite per gestire ogni acquisto, dalla richiesta all’ordine, fino alla ricezione.
È un indicatore molto utile perché rende evidente dove si generano inefficienze (troppi passaggi manuali, procedure ridondanti, poca standardizzazione o bassa qualità dei dati).
6. Tasso di acquisti in emergenza
Gli acquisti in emergenza rappresentano un KPI estremamente indicativo. La loro crescita può segnalare criticità nella pianificazione, ma anche un tema di affidabilità dei fornitori: consegne instabili, scarsa disponibilità, comunicazione non strutturata.
Monitorare questo indicatore è utile perché gli acquisti in emergenza, per loro natura, riducono il controllo: si acquistano quantità non ottimali, spesso a condizioni meno favorevoli e con minore tracciabilità.
7. Compliance: acquisti fuori contratto (maverick buying)
Un KPI che incide direttamente sul controllo della spesa è la percentuale di acquisti cosiddetti “selvaggi” effettuati fuori da pianificazione e contratti o dai fornitori approvati. Il cosiddetto Maverick Buying aumenta la dispersione della spesa e può esporre l’azienda a rischi di non conformità (in termini di policy interne o requisiti esterni).
In ottica decisionale, è uno degli indicatori più importanti per capire se la strategia procurement viene realmente adottata nelle diverse aree aziendali.
8. Spend Under Contract (SUC)
Il KPI “Spend Under Contract” misura la percentuale di spesa coperta da contratti negoziati, rispetto alla spesa complessiva. È un indicatore cruciale perché riflette il livello di governance e controllo nel procurement. Maggiore SUC significa maggiore possibilità di standardizzare condizioni, monitorare fornitori e ridurre la spesa non autorizzata.
9. Vendor rating (valutazione complessiva del fornitore)
Il vendor rating è una sintesi che consente di confrontare fornitori diversi in modo uniforme, assegnando un punteggio complessivo basato su più KPI, come puntualità, qualità, SLA, compliance e altri indicatori rilevanti.
Si tratta di uno strumento particolarmente utile perché offre una visione chiara su quali fornitori stanno performando meglio e quali richiedono attenzione.
10. Indicatori legati al rischio e alla compliance
Infine, alcuni KPI aiutano a gestire la dimensione del rischio operativo (ritardi, non conformità) e del rischio legato alla compliance e alla tenuta della catena di fornitura.
In un contesto in cui gli acquisti sono sempre più tracciati e regolati, disporre di indicatori orientati alla gestione dei rischi contribuisce a proteggere continuità operativa e reputazione aziendale.
11. Capacità del fornitore post vendita
La fase post vendita è un elemento spesso sottovalutato, ma fondamentale per garantire continuità operativa e qualità nel tempo. Indicatori legati alla gestione delle garanzie, alla disponibilità dell’assistenza e alla rapidità di risposta del fornitore aiutano a capire quanto un partner sia realmente affidabile anche dopo la consegna.
Un fornitore reattivo nel supporto riduce fermi operativi, reclami e costi indiretti, migliorando l’esperienza complessiva dell’azienda. Monitorare questi aspetti permette al procurement di valutare il valore reale della relazione nel lungo periodo.
Tabella riassuntiva dei KPI fornitori da monitorare
| KPI fornitori | Cosa misura | Perché è strategico |
| Puntualità consegne (OTD – On Time Delivery) | % consegne arrivate entro la data concordata | Riduce rischio fermo operativo, urgenze e costi extra; aumenta affidabilità della supply |
| Lead time di consegna (e variabilità) | Tempo medio tra ordine e consegna + stabilità nel tempo | Permette pianificazione più accurata e riduce l’incertezza; un lead time stabile vale più di uno “veloce ma instabile” |
| Qualità forniture | % forniture non conformi o difettose | Previene costi nascosti (resi, rilavorazioni), ritardi interni e impatti su qualità prodotto/servizio |
| Ordini in ritardo e capacità di recupero | % ordini in ritardo e velocità/efficacia nella risoluzione | Misura la resilienza del fornitore e la gestione delle eccezioni (indicatori chiave di continuità) |
| Costo per ordine | Costo medio di gestione del singolo ordine | Evidenzia inefficienze di processo e opportunità di automazione/standardizzazione |
| Tasso acquisti in emergenza | % acquisti urgenti/last-minute | Segnala instabilità fornitori o scarsa pianificazione; aumenta costi e riduce controllo |
| Acquisti fuori contratto (maverick buying) | % spesa fuori contratti/fornitori approvati | Riduce governance e compliance; aumenta dispersione spesa e perdita di potere negoziale |
| Spend Under Contract (SUC) | % spesa coperta da contratti negoziati | Indice di controllo procurement: più SUC = più prevedibilità, migliori condizioni, minori rischi |
| Vendor rating | Punteggio sintetico basato su più KPI (qualità, tempi, SLA, compliance e altro) | Supporta decisioni rapide e comparabili (ranking fornitori, rinnovi, sourcing) |
| Indicatori risk & compliance | Segnali legati a rischio operativo/contrattuale e rispetto policy | Aiuta a prevenire crisi di fornitura, problemi normativi/reputazionali e interruzioni operative |
Perché scegliere Oxalys per monitorare i KPI fornitori
Per ottenere valore reale dai KPI è necessario superare due limiti: dati dispersi tra strumenti diversi e analisi troppo lente o parziali. Oxalys nasce proprio per risolvere queste criticità, mettendo a disposizione una piattaforma che consente di strutturare il processo di gestione acquisti e di trasformare le informazioni operative in indicatori utili per la direzione.
Con Oxalys è possibile:
- centralizzare e tracciare i dati procurement (ordini, contratti, fornitori, consegne, non conformità), riducendo dispersioni e incoerenze informative;
- monitorare le performance fornitori attraverso KPI e vendor rating, con una visione comparabile e aggiornata;
- migliorare la governance grazie a report e dashboard che facilitano analisi e decisioni, anche su più sedi o business unit;
- ridurre acquisti fuori controllo e spesa non conforme, aumentando spend under contract e standardizzazione;
- rafforzare continuità operativa e gestione del rischio, individuando criticità ricorrenti e aree di miglioramento prima che impattino il business.
