Nel linguaggio aziendale si parla spesso di order management, ma non sempre si intende la stessa cosa. Dietro questa espressione, infatti, si nascondono software e processi molto diversi, che rispondono a esigenze completamente differenti.
Da una parte ci sono gli Order Management System (OMS), utilizzati per gestire gli ordini di vendita. Dall’altra troviamo i Software di gestione acquisti, che supportano le aziende nella gestione degli ordini verso i fornitori.
In questo articolo mettiamo a confronto OMS e software di procurement e vediamo come una soluzione come Oxalys, specializzata nella digitalizzazione dei processi di acquisto, aiuta le aziende a rendere gli approvvigionamenti più semplici, tracciabili ed efficienti.
Cos’è l’Order Management (OMS – ordini di vendita)
Con Order Management si intende il processo che gestisce un ordine dal momento in cui viene ricevuto fino alla sua evasione e concerne l’Area Vendite. Nella pratica comprende le seguenti 5 fasi:
- ricezione dell’ordine;
- controllo disponibilità;
- evasione;
- spedizione/consegna;
- monitoraggio fino al completamento dell’ordine.
Gli OMS sono tipicamente utilizzati in ambiti come:
- e-commerce;
- retail;
- logistica;
- aziende che vendono prodotti su più canali.
Quando l’azienda usa un software dedicato (un Order Management System, OMS) l’intero processo viene digitalizzato e coordinato, affinché tutte le fasi siano gestite in modo unificato.
5 errori comuni nelle aziende quando parliamo di Order Management
Anche quando l’azienda ha processi rodati da anni, la gestione degli ordini può diventare rapidamente un punto critico. Di seguito le criticità più frequenti:
1. Processi manuali e frammentati
Molte imprese continuano ancora oggi a gestire ordini, approvvigionamenti e inventario con strumenti manuali (quali ad esempio i classici fogli di calcolo). Questa scelta genera inevitabilmente rallentamenti, duplicazioni di attività, difficoltà nel reperire informazioni aggiornate.
Secondo uno studio di IBM, l’assenza di centralizzazione porta spesso a “bassa visibilità sui flussi e maggiore margine di errore umano”, soprattutto nei passaggi critici come verifica disponibilità e aggiornamento dello stato dell’ordine.
2. Mancanza di visibilità su stock e disponibilità
Quando le informazioni su scorte, consegne e ordini in corso non sono aggiornate in tempo reale, l’azienda è come se operasse “al buio”:
- rischio di stock-out e ritardi;
- acquisti urgenti e più costosi;
- difficoltà a pianificare approvvigionamenti e budget.
3. Silos tra funzioni aziendali
In molte organizzazioni vendite, logistica e amministrazione lavorano con sistemi separati. Questo comporta mancanza di allineamento, dati incoerenti e continui passaggi informativi.
Salesforce (azienda produttrice di software basato su cloud, leader mondiale nel settore del Customer Relationship Management, CRM) ricorda che “un Order Management frammentato rende difficile coordinare canali diversi e garantire un’esperienza coerente, sia internamente sia verso clienti e partner”.
4. Ritardi e impatti sulla customer experience
Ritardi nella conferma degli ordini, errori di inventario, informazioni non aggiornate sulle consegne sono tutti elementi che minano l’affidabilità dell’azienda.
Cos’è un Software di Gestione Acquisti (Procurement)
Un software di gestione acquisti serve a supportare le aziende nella gestione degli ordini verso i fornitori. A differenza di un OMS, non riguarda l’ufficio Vendite, ma l’Ufficio Acquisti. In pratica, accompagna il lavoro degli uffici procurement lungo tutte le fasi del processo, dalla richiesta iniziale, alla scelta del fornitore, fino all’emissione dell’ordine e al pagamento.
Vediamo qualche esempio di cosa permette di fare un software di procurement:
- raccogliere e gestire le richieste di acquisto in modo strutturato;
- definire flussi di approvazione chiari e trasparenti;
- centralizzare informazioni su fornitori, contratti e ordini;
- monitorare la spesa e confrontarla con budget e accordi esistenti.
L’obiettivo è quello di effettuare in maniera veloce, consapevole, ottimizzata e precisa acquisti e approvvigionamenti necessari alla produzione (acquisti diretti) ma anche acquisti generici (Corporate) utili alla regolare amministrazione dell’impresa (acquisti indiretti).
OMS vs Software di Gestione Acquisti: confronto diretto
| OMS (Order Management System) | Software di Gestione Acquisti |
| Gestisce ordini di vendita | Gestisce ordini di acquisto |
| Ordini ricevuti dai clienti | Ordini inviati ai fornitori |
| Usato da vendite, logistica, e-commerce | Usato da uffici acquisti e amministrazione |
| Focus su consegna, spedizione, disponibilità | Focus su controllo spesa, fornitori, approvazioni |
| Supporta processi order-to-delivery | Supporta processi source-to-pay |
| KPI: tempi di consegna, customer experience | KPI: budget, compliance, governance |
Non sono soluzioni alternative, ma strumenti diversi, pensati per processi diversi.
- Se l’obiettivo è gestire le vendite e le consegne = serve un OMS;
- Se l’obiettivo è controllare gli acquisti e gli approvvigionamenti = serve un software di gestione acquisti.
Come Oxalys supporta la gestione acquisti e approvvigionamenti
Ottimizzare il ciclo degli ordini è molto più complesso di quello che sembra. Vuol dire coordinare persone, processi e informazioni in modo fluido, evitando errori, colli di bottiglia e mancanza di visibilità. È esattamente qui che la piattaforma Oxalys può dare un contributo concreto ai team acquisti e ai decision maker.
✔️ Visibilità completa sul ciclo dell’ordine
Con Oxalys, ogni fase del processo viene tracciata in un unico ambiente. Il risultato è una visione chiara e aggiornata di cosa sta accadendo, dove si trovano gli ordini, quali fornitori stanno consegnando e quali processi richiedono attenzione.
✔️ Automazione dei flussi e riduzione degli errori
La piattaforma Oxalys permette di automatizzare molte attività che spesso le aziende gestiscono manualmente, quali la generazione e l’invio dell’ordine, i controlli di disponibilità, i workflow di approvazione e tutto ciò che riguarda valutazione e allineamento con fornitori.
Questo contribuisce a ridurre tempi operativi, errori e attività ripetitive, che assorbono risorse e rallentano il lavoro quotidiano.
✔️ Gestione strutturata dei fornitori
Oxalys integra la gestione degli ordini con una gestione avanzata dei fornitori, grazie all’importazione in piattaforma di cataloghi fornitori, informazioni centralizzate, rating e storico collaborazioni. Per chi gestisce acquisti complessi, questo significa maggiore controllo, processi più fluidi e capacità di prendere decisioni più rapide e fondate.
✔️ Perfetta integrazione con i sistemi aziendali
La piattaforma è progettata per dialogare facilmente con ERP, sistemi contabili, logistica e altri strumenti interni. Per approfondire questo aspetto ti consigliamo di leggere l’articolo Software eProcurement: perché sceglierne uno facilmente integrabile con ERP e sistemi aziendali.
✔️ Un approccio modulare, che cresce con l’azienda
Oxalys è una soluzione modulare che si adatta facilmente ai bisogni reali dell’impresa, sia che si voglia partire dalla sola gestione ordini, sia che si voglia digitalizzare l’intero ciclo Source-to-Pay. Una scelta ideale per PMI e medie aziende in crescita, che desiderano scalare senza perdere controllo.
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