Finché tutto procede senza intoppi, il processo di acquisto è uno di quei flussi aziendali che raramente attirano l’attenzione della dirigenza. Eppure, dietro ogni ordine, approvazione o contratto c’è un insieme di attività che incide direttamente sulla continuità operativa e sui costi dell’impresa. Basta un passaggio poco chiaro o una mancanza di visibilità per rallentare il lavoro di più reparti, generare inefficienze e rendere più difficile prendere decisioni informate.
Ogni giorno il team Oxalys supporta le aziende nel rendere il ciclo degli acquisti più fluido, trasparente e orientato alla performance.
Con questo articolo vogliamo offrire una visione concreta e utile su come funziona un processo di acquisto, comprendere quali sono i punti critici più comuni e capire come la digitalizzazione rappresenta oggi un passaggio fondamentale per migliorare governance, controllo e risparmi.
Processo di acquisto: cos’è e perché la sua digitalizzazione è fondamentale per le aziende
Il processo di acquisto è un flusso che collega un bisogno aziendale a una decisione concreta, che passa attraverso scelte, valutazioni, approvazioni e interazioni con diversi fornitori.
Quando questo flusso è chiaro e ben strutturato, le informazioni sono trasparenti e facilmente accessibili, le richieste sono gestite con puntualità e le decisioni vengono prese su dati ed elementi oggettivi. Il risultato è un lavoro più fluido, tempi ridotti e una spesa più controllata.
Quando invece mancano coordinamento e trasparenza, anche le attività più semplici possono rallentare e creare degli stalli nel flusso. Le approvazioni richiederanno più tempo, trovare un documento sarà molto più complicato e la mancanza di dati aggiornati renderà più difficile valutare alternative o individuare inefficienze. È proprio in questi momenti che ogni decision maker comprende come un processo di acquisto ben strutturato possa davvero fare la differenza in azienda.
Il processo di acquisto non è quindi solo una procedura interna, ma un elemento strategico che permette di prendere decisioni più rapide, più informate e più sostenibili per l’intera organizzazione.
Le fasi del processo di acquisto: dalla richiesta interna alla gestione del contratto
Prendiamo un processo di acquisto standard e vediamo da quali fasi è composto:
- Il processo parte da un’esigenza: quando una unità operativa necessità di un bene o un servizio, viene effettuata una richiesta di acquisto (RDA) che può essere sottoposta a un ciclo di approvazioni più o meno complesso;
- Trovare il fornitore giusto: approvata la richiesta di acquisto si passa a dover fare una selezione dei fornitori ai quali richiedere un’offerta per il bene/servizio ricercato.Se l’azienda ha un albo fornitori evoluto e informazioni aggiornate, la selezione a sarà rapida. Al contrario, se le informazioni sui fornitori sono incomplete, disperse e disorganizzate, l’attività diventa time-consuming;
- Chiedere un’offerta, negoziare e confrontare le proposte: la raccolta delle offerte è un passaggio che richiede trasparenza e attenzione. Senza uno strumento specifico ed evoluto confrontare tutte le variabili in gioco (non solo prezzi) diventa difficile, le decisioni rischiano di basarsi su informazioni incomplete ed essere difficilmente condivise;
- Formalizzare l’ordine: una volta scelta la migliore offerta, viene selezionato il fornitore vincitore e il preventivo, grazie a strumenti digitali evoluti come Oxalys può diventare rapidamente un ordine senza reinserimento manuale di prezzi e quantità;
- Ricevimento merce/servizio. Occorre sempre registrare la data della ricezione del bene/servizio. Se fatto con un tool digitale apposito, esso registrerà automaticamente eventuali ritardi, merce mancante o non conforme ed eventuali altri incidenti;
- Controllare la fattura e procedere al pagamento: un controllo accurato permette di evitare errori, duplicazioni o pagamenti non allineati a quanto concordato. Senza un software dedicato, la riconciliazione ordine/fattura può richiedere molto tempo e si possono generare litigi e complicazioni sui pagamenti;
- Tenere sotto controllo i contratti nel tempo: molti contratti restano “nascosti” in cartelle o email, e ci si accorge della scadenza solo all’ultimo momento. Una gestione centralizzata dei contratti evita rinnovi automatici non desiderati e permette di negoziare condizioni migliori con anticipo.
Considerate separatamente, queste fasi sembrano semplici da controllare. Tuttavia, quando sono gestite senza una visione unica e condivisa, diventano una fonte costante di rallentamenti e stress operativo. È proprio qui che la digitalizzazione può fare la differenza, rendendo ogni passaggio più chiaro, più veloce e più facile da governare.
Le criticità più comuni del processo di acquisto tradizionale
Quando il processo di acquisto viene gestito con strumenti frammentati (email, telefono, fogli Excel, documenti salvati in cartelle diverse) le difficoltà emergono rapidamente e si riflettono sul lavoro quotidiano di chi deve prendere decisioni. Una delle prime conseguenze è l’allungamento dei tempi: le richieste restano in sospeso e le persone finiscono per rincorrere informazioni che dovrebbero essere immediatamente disponibili. In questi casi non si rallenta solo un singolo acquisto, ma l’intero flusso operativo dell’azienda.
Anche la dispersione delle informazioni è un problema ricorrente. Senza un sistema unico, diventa facile perdere la versione aggiornata di un’offerta, un documento importante o un dettaglio concordato con un fornitore. Questo porta inevitabilmente a decisioni basate su dati parziali o non verificati, aumentando il rischio di errori e incomprensioni.
Un’altra criticità riguarda la gestione dei fornitori nel tempo. Senza uno storico strutturato, è complesso capire quali partner garantiscono continuità, qualità e puntualità. La mancanza di visibilità rende più difficile intervenire rapidamente quando si presentano problemi o ottimizzare le collaborazioni in base alle performance reali.
La poca centralizzazione dei dati incide anche sul controllo della spesa. Ordini fuori processo, doppie richieste o rinnovi contrattuali non monitorati possono sfuggire facilmente all’attenzione, rendendo più difficile individuare le aree dove sarebbe possibile ottenere risparmi o migliorare la conformità interna.
Infine, la capacità decisionale ne risente in modo significativo. In un contesto in cui i prezzi cambiano rapidamente e le catene di fornitura sono sempre più complesse, avere accesso a informazioni aggiornate è fondamentale. La Deloitte Global CPO Survey 2023 evidenzia come la disponibilità di dati affidabili e tempestivi sia una priorità per migliorare la performance degli acquisti. Quando questi dati non sono facilmente accessibili, ogni decisione richiede più tempo e comporta un rischio maggiore.
È esattamente da queste sfide che nasce l’esigenza di un approccio più moderno, più strutturato e soprattutto più digitale.
Come digitalizzare il processo di acquisto per aumentare efficienza e controllo
Digitalizzare il processo di acquisto significa rendere più semplice, trasparente e governabile un flusso che oggi, in molte aziende, è ancora frammentato. Si tratta di creare un ambiente in cui informazioni, persone e decisioni siano realmente connessi.
Ecco i principali vantaggi della digitalizzazione:
- Visione unica del processo: tutte le informazioni (come richieste, ordini, contratti, fornitori) convivono nello stesso ambiente. Le persone sanno sempre dove trovare ciò di cui hanno bisogno, senza cercare tra email e file sparsi;
- Tempi di ciclo più veloci: le attività ripetitive (come la raccolta delle offerte, l’approvazione degli ordini o la verifica tra ordine, consegna e fattura) vengono digitalizzate contribuendo a ridurre in modo significativo i tempi operativi;
- Dati più chiari per decisioni più solide: le dashboard aggiornate in tempo reale permettono di vedere quanto si sta spendendo, come stanno performando i fornitori e quali sono le aree di miglioramento. Ogni decisione diventa più rapida e basata su informazioni oggettive;
- Maggiore trasparenza interna: con flussi approvativi predefiniti, strutturati e tracciabili, tutti i passaggi diventano più chiari (chi deve approvare cosa, in quali tempi e con quali criteri);
- Lavoro più semplice per i team: eliminando la gestione manuale di file e scambi informali, le persone possono concentrarsi su attività che generano valore, come analisi, pianificazione e negoziazione. Il processo diventa più leggero e più sostenibile per tutti.
Digitalizzare significa quindi eliminare ciò che appesantisce il lavoro e dare spazio a decisioni migliori e più rapide. Ed è proprio su questi aspetti che soluzioni come Oxalys costruiscono il loro valore.
L’approccio Oxalys al processo di acquisto: un supporto reale per chi deve decidere
Quando si gestisce un processo di acquisto ogni giorno, quello che si cerca davvero è un modo più semplice per lavorare meglio. Un sistema che riduca le attività ripetitive, che dia risposte rapide quando servono e che aiuti a prendere decisioni con la certezza di avere davanti dati chiari e aggiornati. Oxalys nasce proprio da questa esigenza: offrire ai team acquisti uno strumento che semplifica, non che complica.
La piattaforma riunisce in un unico ambiente tutte le attività principali del procurement: richieste, ordini, fornitori, contratti, fatture. Questo permette di eliminare passaggi manuali, file sparsi e informazioni difficili da trovare. Ogni persona sa dove guardare, chi deve intervenire e cosa è già stato fatto. È un cambiamento che si percepisce subito, perché alleggerisce il lavoro quotidiano e restituisce tempo per concentrarsi sulle attività che davvero contano.
Con una visione completa e trasparente del processo, anche per i decision maker è più semplice individuare dove si annidano inefficienze, capire quali fornitori garantiscono continuità e individuare opportunità di risparmio che prima erano nascoste. Le scelte diventano più rapide, più sicure e basate su informazioni affidabili, non su supposizioni o dati incompleti.
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Domande frequenti
Che cos’è il processo di acquisto?
Il processo di acquisto è l’insieme delle attività che permettono all’azienda di ottenere beni e servizi di cui ha bisogno, passando dalla richiesta interna alla gestione del contratto. Coinvolge persone, dati e decisioni che influenzano direttamente tempi, costi e continuità operativa.
Quali sono le fasi del processo di acquisto?
Le principali fasi sono: individuazione del fabbisogno, ricerca e selezione dei fornitori, richiesta di offerta, negoziazione e approvazione, emissione dell’ordine, ricezione del bene o servizio, verifica della fattura e pagamento, gestione e rinnovo dei contratti.
Come migliorare il processo di acquisto?
Si può migliorare rendendo il flusso più chiaro, centralizzato e digitale. La digitalizzazione delle fasi chiave (dalla richiesta all’approvazione, fino alla gestione dei fornitori e dei contratti) aumenta visibilità, riduce tempi e attività manuali e permette decisioni più rapide e informate.
