Chi si occupa di acquisti aziendali sa che scegliere i fornitori giusti può fare la differenza tra il successo e il fallimento di un progetto. Non è solo una questione di prezzo: ogni decisione influenza direttamente quanto bene funziona l’azienda, la qualità di ciò che offriamo ai nostri clienti e, in definitiva, la stabilità economica dell’intera organizzazione.
Nonostante ciò, sono ancora molte le imprese che affrontano questo processo ancora in modo frammentato, utilizzando dati distribuiti su più file, mancanza di tracciabilità, documenti scaduti o incompleti (tutti elementi che aumentano i rischi e riducono la capacità di negoziazione). Il risultato? Quello che dovrebbe essere un momento strategico per crescere e migliorare si trasforma spesso in una fonte di stress e inefficienze.
La soluzione è la digitalizzazione smart.
Con strumenti come Oxalys, finalmente puoi avere tutto sotto controllo: dalla prima ricerca del fornitore fino alla valutazione delle performance, tutto in un unico posto. Non più caccia al documento mancante o dubbi sulla affidabilità di un partner: hai tutti i dati che ti servono per decidere con sicurezza e velocità.
La ricerca fornitori come leva strategica per l’impresa
La ricerca fornitori non è più un’attività di semplice approvvigionamento, ma un vero strumento competitivo. In questo ambito, ogni decisione incide sulla solidità della supply chain, sulla qualità del prodotto finale e sulla capacità dell’azienda di rispondere in modo tempestivo alle richieste del mercato.
Un partner affidabile contribuisce a garantire continuità, riduzione dei rischi e innovazione. Al contrario, una scelta basata solo sul prezzo può generare costi nascosti, inefficienze o addirittura interruzioni nella produzione. Ecco perché la selezione dei fornitori deve essere gestita come una leva strategica, capace di influenzare direttamente margini e reputazione aziendale.
Oggi i criteri di scelta non riguardano soltanto la convenienza economica. Si valutano solidità finanziaria, capacità tecnologica, certificazioni di qualità e conformità alle politiche ESG. La capacità di un’azienda di attrarre e mantenere fornitori qualificati diventa quindi parte integrante della governance.
In breve, la centralità di questo processo emerge chiaramente se si considerano tre aspetti fondamentali che ogni impresa deve tenere sotto controllo:
- Impatto strategico: la ricerca fornitori condiziona competitività e margini;
- Oltre il prezzo: contano affidabilità, sostenibilità e innovazione;
- Governance e controllo: processi chiari e trasparenti riducono i rischi.
Le principali sfide nella ricerca fornitori
La ricerca fornitori, se gestita con strumenti frammentati, può trasformarsi in una fonte di rischi e inefficienze che compromettono i risultati aziendali.
Tra le difficoltà più frequenti che le imprese si trovano ad affrontare rientrano:
- Affidabilità dei partner: distinguere i fornitori realmente solidi da quelli che potrebbero generare ritardi o problemi qualitativi;
- Gestione della documentazione: certificazioni mancanti, scadenze non monitorate, obblighi normativi non rispettati;
- Controllo dei costi: voci di spesa nascoste e mancanza di trasparenza nei contratti possono erodere i margini;
- Scarsa visibilità: informazioni frammentate distribuite su più file, shared space o reparti rendono difficile prendere decisioni rapide e basate su dati;
- Rischio di dipendenza: affidarsi eccessivamente a un unico fornitore aumenta la vulnerabilità della supply chain.
Gestire queste sfide in modo strutturato significa ridurre l’esposizione a rischi e garantire continuità operativa. È proprio qui che entra in gioco la digitalizzazione del processo: una piattaforma di e-procurement consente di prevenire queste criticità e trasformare la ricerca fornitori in un vantaggio competitivo.
Come condurre una ricerca fornitori efficace
Gestire la ricerca fornitori in modo strategico significa ridurre rischi, aumentare la competitività e trasformare i partner commerciali in alleati per la crescita. Per riuscirci servono processi chiari, criteri di valutazione condivisi e strumenti digitali che garantiscano controllo e visibilità. È proprio qui che entra in gioco Oxalys, la piattaforma di e-procurement che centralizza ogni fase del processo e semplifica il lavoro di chi governa gli acquisti.
Ecco i passaggi chiave di una ricerca fornitori efficace, supportati dalle funzionalità della soluzione Oxalys.
1. Qualificare i fornitori
L’onboarding è il primo passo verso la conoscenza di un fornitore: raccolta dei dati anagrafici, documenti formali e di compliance normativa, aggiornamenti continui.Con Oxalys i fornitori possono registrarsi in autonomia attraverso un link dedicato e caricare la documentazione richiesta. Il sistema invia notifiche automatiche per documenti mancanti o in scadenza.
- Onboarding digitale e self-service;
- Alert automatici su certificazioni e scadenze;
- Valutazioni periodiche tramite questionari configurabili. I dati di ogni nuovo fornitore vengono automaticamente trasferiti sull’ERP se richiesto.
2. Definire requisiti e criteri di valutazione pre e post fornitura
Stabilire parametri chiari è il primo passo per scegliere partner realmente strategici. Con Oxalys questi criteri possono essere verificati direttamente nella piattaforma attraverso questionari digitali da indirizzare al fornitore oppure ai colleghi che hanno collaborato con esso:
- Qualità e affidabilità dei beni o servizi offerti;
- Capacità produttiva e rispetto delle tempistiche;
- Solidità finanziaria come garanzia di continuità;
- Conformità alle normative e certificazioni richieste dal settore;
- Impegno ESG, integrabile nei questionari digitali Oxalys;
- Velocità di risposta alle richieste di assistenza;
- e molto altro.
3. Valutare e comparare le offerte
Il confronto tra fornitori quando dobbiamo acquistare servizi o prodotti è più rapido ed equo quando avviene in un ambiente digitale centralizzato. Con Oxalys, è possibile gestire gare e consultazioni online, raccogliere preventivi e applicare griglie di valutazione uniformi.
- Gare e consultazioni direttamente dal portale fornitori;
- Griglie di valutazione configurabili per ogni tipologia di acquisto;
- Trasparenza totale: tutte le proposte restano tracciate e consultabili.
4. Costruire una base dati aggiornata
Un database centralizzato consente di avere sempre sotto controllo la situazione fornitori. Oxalys offre un portale unico, accessibile a buyer e responsabili, con storico ordini, performance e valutazioni.
- Database unico e sempre aggiornato.
- Storico ordini e KPI accessibili in tempo reale.
- Analisi grafiche e dashboard integrate con ERP aziendali.
Ricerca fornitori e gestione del rischio
Ogni nuovo fornitore porta con sé opportunità, ma anche rischi. Dipendere da partner poco solidi o non conformi può generare interruzioni di produzione, ritardi nelle consegne, sanzioni normative o danni reputazionali difficili da recuperare. La ricerca fornitori deve quindi essere vista come un’attività di gestione del rischio, non solo come una questione di approvvigionamento.
Oxalys mette a disposizione strumenti che permettono di misurare e monitorare fattori critici, così da anticipare problemi prima che si trasformino in emergenze.
Ecco alcuni esempi concreti:
- Tasso di dipendenza: dashboard dedicate mostrano quanto ciascun fornitore incide sul fatturato, evidenziando rischi di eccessiva concentrazione;
- Performance monitorate con KPI: tempi di consegna, qualità delle forniture, capacità di assistenza vengono tracciati con indicatori chiari;
- Compliance normativa ed ESG: Oxalys segnala documenti mancanti o scaduti e consente di includere criteri ambientali, sociali e di governance nei questionari di valutazione;
- Storico incidenti e contratti quadro: ogni anomalia viene registrata e resa consultabile per avere un quadro oggettivo delle relazioni con il fornitore;
- Analisi personalizzate: Oxalys funge come tool di BI per gli acquisti. Costruiamo ex novo tabelle e grafici in base ai dati che vuoi monitorare.
Grazie a questi strumenti, le aziende possono prendere decisioni basate sui dati e costruire una supply chain più resiliente, riducendo l’esposizione a rischi finanziari, operativi e reputazionali.
Il ruolo dell’e-procurement nella ricerca fornitori
Come abbiamo visto, l’evoluzione dei mercati e la complessità delle supply chain hanno reso evidente che la ricerca fornitori non può più essere gestita con strumenti manuali o processi frammentati. L’e-procurement rappresenta oggi la risposta più efficace: un approccio digitale che centralizza, automatizza e rende trasparente l’intero ciclo di selezione e gestione dei partner commerciali.
Con una piattaforma come Oxalys, l’e-procurement diventa un vero strumento di governance. Non si tratta solo di semplificare l’operatività quotidiana, ma di mettere a disposizione del management informazioni chiare, dati aggiornati e processi standardizzati che riducono i rischi e supportano decisioni strategiche.
Tra i principali benefici:
- Centralizzazione dei processi: tutte le attività di sourcing, onboarding, valutazione e monitoraggio confluiscono in un’unica piattaforma;
- Automazione e tracciabilità: Oxalys gestisce notifiche, scadenze documentali, richieste di offerta e flussi di approvazione, eliminando errori e ridondanze;
- Visibilità completa: dashboard e analisi integrate permettono di avere sotto controllo fornitori, performance e trend di spesa;
- Collaborazione facilitata: il portale fornitori consente un dialogo diretto e trasparente, riducendo tempi e incomprensioni;
- Scalabilità e integrazione: la piattaforma si connette facilmente con ERP e cataloghi esterni, adattandosi alle esigenze di aziende di qualsiasi dimensione.
In questo modo l’e-procurement diventa un asset strategico, capace di rafforzare la resilienza aziendale e migliorare la capacità di negoziazione.
I vantaggi di digitalizzare la ricerca fornitori con Oxalys
Digitalizzare la ricerca fornitori significa trasformare un processo spesso caotico in un flusso ordinato, trasparente e governato. Con Oxalys, ogni fase viene gestita in un’unica piattaforma, riducendo i tempi operativi e aumentando il controllo strategico.
In questo modo le aziende possono trasformare la ricerca fornitori in un vantaggio competitivo concreto: decisioni più rapide, partnership solide, riduzione dei rischi e maggiore controllo su ogni fase della supply chain.
