Nella maggior parte delle aziende, le richieste di acquisto sono ancora gestite in modo frammentato: e-mail, fogli Excel, iter approvativi non tracciabili. Questo rallenta le decisioni, aumenta il rischio di spese fuori budget e rende impossibile un controllo centralizzato.
Per le organizzazioni che vogliono passare da una gestione reattiva a una gestione strategica degli acquisti, digitalizzare le richieste è il primo passo. Non si tratta solo di efficienza operativa: si tratta di governance, conformità e capacità di reagire in tempo reale.
Con Oxalys le richieste di acquisto diventano parte di un flusso integrato e intelligente, allineato con budget, contratti, fornitori e KPI. Il risultato sono processi approvativi fluidi, piena tracciabilità e riduzione dei costi occulti.
In questo articolo vedremo come strutturare, automatizzare e valorizzare le richieste di acquisto all’interno di una strategia S2P moderna, grazie alla piattaforma Oxalys.
Richieste di acquisto (RDA): cosa sono e perché impattano il procurement strategico
Una richiesta di acquisto non è solo un modulo compilato da un dipendente, ma rappresenta il punto d’ingresso del fabbisogno nel sistema aziendale. Se questo ingresso è disordinato, l’intero processo (contrattualizzazione, ordine, fornitura, pagamento) si degrada di conseguenza.
Ciò che la rende strategica è il suo potenziale di controllo e standardizzazione, in quanto si tratta:
- del primo momento in cui si può intercettare la spesa e verificarne l’allineamento con obiettivi e budget;
- del passaggio che consente di guidare le scelte verso fornitori qualificati, condizioni contrattuali ottimali e compliance.
- dell’occasione per evitare acquisti selvaggi e non autorizzati che continuano a generare costi nascosti e perdita di controllo.
In un’organizzazione strutturata, le richieste di acquisto dovrebbero quindi essere:
- facili da generare per l’utente finale;
- automatiche da validare per il responsabile;
- trasparenti per il team acquisti;
- tracciabili e coerenti con il budget per la direzione finanziaria.
Tuttavia, senza un sistema integrato, tutto questo resta teorico. Ecco perché l’adozione di un flusso digitale centralizzato consente di trasformare la richiesta di acquisto da collo di bottiglia operativo a leva di controllo e ottimizzazione per l’intera funzione procurement.
Le criticità nella gestione tradizionale delle richieste di acquisto
In molte organizzazioni, le richieste di acquisto sono ancora gestite con strumenti non strutturati, apparentemente sufficienti, ma in realtà inefficaci se valutati in ottica di governance, efficienza operativa e controllo di spesa.
Ecco le criticità più rilevanti.
Ritardi nei processi approvativi
In assenza di flussi digitali, l’iter autorizzativo si interrompe facilmente. Le approvazioni si perdono tra e-mail o vengono gestite informalmente, generando rallentamenti operativi e accumulo di richieste non evase.
Scarsa tracciabilità
Una gestione disaggregata non consente di risalire rapidamente a chi ha richiesto cosa, con quale motivazione e in quale fase si trovi la richiesta. Questo limita la capacità di controllo interno e rende difficile rispettare criteri di audit o compliance.
Acquisti fuori budget
Senza collegamenti con i contratti attivi o con i centri di costo autorizzati, le richieste possono dar luogo ad acquisti non previsti, da fornitori non qualificati, con condizioni economiche peggiorative. Il rischio diventa strutturale.
Nessuna integrazione con il procurement
Quando le richieste non sono collegate ai sistemi ERP, ai cataloghi o ai contratti, i dati devono essere inseriti più volte, con un carico amministrativo elevato e un rischio di errore significativo.
Nessun supporto alla mobilità
In contesti in cui i responsabili approvatori non sono sempre in sede, l’assenza di accesso mobile blocca il flusso operativo. Le richieste si accumulano e rallentano l’intero processo di approvvigionamento.
Richieste di acquisto digitali: vantaggi reali e come Oxalys li rende operativi
Digitalizzare le richieste di acquisto non significa semplicemente eliminare la carta o sostituire le e-mail. Significa mettere sotto controllo il primo snodo dell’intero ciclo procurement. Con Oxalys questo processo diventa tracciabile, efficiente e pienamente integrato con budget, fornitori, contratti e KPI aziendali.
Ecco cosa significa concretamente.
Visibilità end-to-end sulle richieste
Ogni richiesta inserita nel sistema Oxalys è immediatamente visibile al team acquisti, al responsabile approvatore e (se necessario) al controllo di gestione. Il sistema consente di visualizzare in tempo reale richieste in corso, approvate, rifiutate o in attesa, con tutti i dati collegati (valore, centro di costo, fornitore, tipologia merceologica).
Workflow approvativi automatici e configurabili
Il modulo richieste di acquisto di Oxalys consente di definire flussi di approvazione in base a ruoli, livelli di spesa, aree aziendali o tipologia di bene. L’instradamento è automatico, con notifiche, scadenze e gestione delle deleghe.
Allineamento nativo con budget e contratti attivi
Oxalys integra le richieste di acquisto con i budget autorizzati e i contratti attivi. Al momento dell’inserimento, il sistema verifica se la spesa rientra nei limiti assegnati e se esiste già un contratto con un fornitore qualificato. Questo garantisce il rispetto delle policy aziendali e limita gli scostamenti budgetari.
Cataloghi integrati e selezione semplificata dei fornitori
Gli utenti possono generare richieste selezionando articoli da cataloghi interni o PunchOut, già associati a prezzi contrattualizzati e fornitori approvati. Non devono inserire dati manualmente, riducendo errori e migliorando la conformità alle condizioni negoziate.
Accesso mobile e operatività in mobilità
Con l’app Oxalys, manager e responsabili possono approvare richieste anche da smartphone. Questo evita accumuli nei flussi approvativi e mantiene continuità operativa, anche in contesti distribuiti o multi-sede.
Audit trail e controllo totale
Ogni richiesta è tracciata lungo tutto il ciclo: chi ha generato la richiesta, quando è stata approvata, con quali commenti e da chi. Il team finance ha accesso immediato a queste informazioni, migliorando controllo interno, compliance e tempi di audit.
Richieste di acquisto: il valore reale della digitalizzazione
Avere sotto controllo le richieste di acquisto significa intervenire dove la spesa inizia. È qui che si decidono i margini di efficienza, il rispetto del budget, la qualità della relazione con i fornitori. Ed è qui che molte aziende perdono visibilità, tempo e denaro, semplicemente perché si affidano a strumenti non adatti a un procurement moderno.
Oxalys offre una soluzione concreta e collaudata: un modulo richieste di acquisto flessibile, integrato e facilmente adottabile, capace di migliorare l’efficienza operativa, ridurre il maverick buying e rafforzare la governance aziendale.
Che si tratti di una PMI in fase di trasformazione o di una struttura multi-sede con esigenze avanzate, Oxalys consente di automatizzare i flussi approvativi, garantire la coerenza con budget e contratti, e portare visibilità a ogni livello decisionale.
La digitalizzazione del procurement non inizia dai fornitori. Inizia dalle richieste. Con Oxalys, questo primo passo diventa un acceleratore strategico.
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