Come funziona un software gestione contratti? E perché è così importante implementarlo nella tua azienda?
Nelle organizzazioni i contratti sono una leva determinante per garantire continuità operativa, controllo dei costi e conformità. Tuttavia, la loro gestione quotidiana è spesso complessa: informazioni distribuite su più sistemi, scadenze monitorate in modo non strutturato, versioni non allineate.
Adottare un software gestione contratti vuol dire portare in azienda un metodo più strutturato e affidabile, che tende a rendere più agile e chiaro il lavoro operativo. Automatizzare le attività ricorrenti, centralizzare i documenti e avere una visione completa dei rapporti con i fornitori significa consentire al team di lavorare con maggiore sicurezza e migliorare la qualità delle decisioni.
In Oxalys supportiamo da anni le organizzazioni nella digitalizzazione del ciclo Source-to-Contract, con l’obiettivo di rendere i processi più sicuri, trasparenti e misurabili.
In questo articolo troverai approfondimenti su cos’è un software di gestione contratti, come funziona e quali benefici strategici può apportare.
Cos’è un software per la gestione dei contratti e come funziona
Un software per la gestione dei contratti nasce per semplificare il lavoro quotidiano. È uno strumento che riunisce tutto in un unico spazio ordinato, dove i contratti sono facili da cercare, aggiornare e monitorare.
In concreto, il software segue l’intero ciclo di vita del contratto. Ogni passaggio è tracciato, così che tutti lavorino sulla stessa versione, senza incertezze o informazioni disperse.
Qui di seguito abbiamo selezionato alcune delle sue funzioni che nella quotidianità fanno davvero la differenza:
- Libreria unica e sempre aggiornata: ogni contratto è facile da trovare;
- Workflow di approvazione chiari: eliminano passaggi informali e riducono i tempi di validazione;
- Promemoria automatici sulle scadenze: evita rinnovi indesiderati o negoziazioni dell’ultimo minuto;
- Storico completo delle modifiche: utile soprattutto quando si devono chiarire responsabilità o verificare versioni precedenti;
- Dashboard intuitive: permettono a chi decide di avere subito il quadro dei contratti in essere e dei rischi associati.
In pratica, il software mette tutto il team nelle condizioni di prendere decisioni basate su informazioni affidabili, e quindi con maggiore consapevolezza.
Perché nel procurement la gestione dei contratti è una leva strategica importante
Per una Direzione Acquisti o un CFO, ogni contratto è un impegno che incide su costi, rischi, continuità operativa e reputazione aziendale. Tuttavia, in assenza di una gestione strutturata, i contratti restano spesso frammentati, poco visibili e difficili da monitorare.
Una gestione inefficiente dei contratti può comportare conseguenze importanti che si riflettono sull’intera organizzazione:
- Scadenze non gestite in tempo: con il rischio di rinnovi taciti sfavorevoli o interruzioni nei servizi;
- Condizioni contrattuali non rispettate: ad esempio SLA ignorati, penali attivate, inefficienze nascoste;
- Visibilità limitata: reparti acquisti, legale, finanza non condividono gli stessi dati, creando silos informativi e decisioni non allineate;
- Aumento dei rischi di non conformità legale o regolamentare (soprattutto in contesti complessi o regolamentati);
- Perdita di valore negoziato: un contratto ben gestito consente di trasformare accordi in leva strategica, mentre senza controllo quel valore resta latente.
Se il ciclo contrattuale non è governato, l’intera catena procurement perde agilità e trasparenza.
eProcurement e software gestione contratti: 6 vantaggi per l’azienda
Sono numerosi i benefici per l’e Procurement che derivano dall’adozione di un software gestione contratti. Inoltre, si tratta di benefici profondi che incidono direttamente su performance, capacità decisionale e continuità operativa.
1. Maggiore visibilità e controllo sui contratti attivi
Quando i contratti sono centralizzati in un’unica piattaforma, ogni informazione diventa immediatamente reperibile. Questa visibilità elimina zone d’ombra e permette di prendere decisioni basate su dati certi, non su ricostruzioni manuali (che potenzialmente possono presentare errori importanti).
2. Riduzione dei rischi legati a scadenze, rinnovi e compliance
Un alert mancato può portare al rinnovo di condizioni svantaggiose o, al contrario, all’interruzione di un servizio critico. Un software dedicato riduce questo rischio attraverso notifiche puntuali e processi di monitoraggio che garantiscono continuità operativa e conformità ai requisiti normativi.
3. Allineamento tra contratto e operatività
Senza un sistema centralizzato, ciò che viene negoziato non sempre corrisponde a ciò che viene applicato nella fase di esecuzione. Un software gestione contratti consente di verificare coerenza e scostamenti, permettendo ai team di intervenire rapidamente in caso di anomalie. La contrattualistica diventa così uno strumento di controllo attivo e non solo un mero archivio.
Leggi anche l’articolo Gestione contratti ottimizzata: come migliorare l’efficienza degli acquisti.
4. Collaborazione più fluida tra reparto Acquisti, Finance e Legal
Quando le informazioni sono raccolte in maniera disomogenea, ogni funzione aziendale lavora con una versione diversa della realtà. Una piattaforma condivisa crea un linguaggio comune, per cui tutte le attività sono svolte in modo trasparente e tracciabile.
5. Riduzione del carico operativo e più tempo per attività strategiche
Le attività ricorrenti (come la ricerca dei documenti, la verifica delle versioni, l’invio delle richieste di approvazione e gli aggiornamenti manuali) occupano una parte significativa del tempo dei team. Automatizzarle vuol dire lasciare che le risorse del team si occupino delle attività che generano valore per l’azienda (negoziazione, analisi dei fornitori, pianificazione).
6. Decisioni più rapide e basate su KPI affidabili
Dashboard e indicatori permettono di monitorare lo stato dei contratti in tempo reale. Questo supporto informativo consente ai decision maker di anticipare problemi, migliorare la governance e guidare iniziative di ottimizzazione fondate su evidenze, non su ipotesi. A questo proposito ti consigliamo di leggere anche l’articolo Analisi costi aziendali: metodi, KPI e strumenti digitali per decision maker.
Come Oxalys ti aiuta nella gestione dei contratti
La gestione dei contratti è un elemento centrale del ciclo Source-to-Contract, ed è proprio in questa fase che la tecnologia Oxalys offre un supporto concreto e strutturato. Con Oxalys, la gestione dei contratti diventa più semplice e trasparente grazie a:
- Un repository centralizzato che raccoglie tutti i documenti in un ambiente sicuro e strutturato;
- Processi di validazione tracciati, con workflow chiari e firme elettroniche integrate;
- Collegamento con gli articoli/servizi ordinati: in fase di creazione dell’ordine la maschera dell’ordine è precompilata con tutti gli elementi dell’accordo
- Monitoraggio continuo delle scadenze, per anticipare rinnovi, rinegoziazioni e verifiche di conformità;
- Dashboard dedicate, che permettono a chi prende decisioni di avere un quadro immediato dei contratti attivi, dei rischi e delle opportunità.
L’approccio Oxalys è un supporto concreto per le organizzazioni che vogliono rafforzare la performance del procurement e ridurre i rischi legati alla gestione dei fornitori. Scopri subito come possiamo aiutarti. Prenota una demo gratuita!
