La software selection è una fase strategica in ogni progetto di digitalizzazione del procurement. Scegliere il giusto software eProcurement significa dotarsi di una piattaforma capace di semplificare i processi, migliorare la collaborazione con i fornitori e garantire visibilità su spese e performance.
Ma come individuare la soluzione più adatta alla propria organizzazione, evitando errori che possono rallentare la trasformazione digitale?
In questa guida troverai un metodo chiaro per orientarti nella scelta: dalle caratteristiche essenziali che un software eProcurement deve offrire, ai criteri di valutazione più importanti (quali funzionalità, integrazione, usabilità e ROI).
Un approccio concreto, pensato per i CPO, CFO e responsabili acquisti che vogliono fare una scelta consapevole e costruire un procurement digitale realmente efficace.
Cosa si intende per software eProcurement
Un software eProcurement è una piattaforma digitale che centralizza e automatizza l’intero ciclo degli acquisti: dall’individuazione del fornitore (sourcing), all’emissione dell’ordine fino alla gestione della fatturazione passiva.
In pratica, si tratta di una soluzione che collega in un unico ambiente tutte le funzioni coinvolte (ufficio acquisti, finanza, approvatori e fornitori) rendendo i processi più trasparenti, veloci e controllabili.
Le migliori soluzioni di oggi, come quella offerta da Oxalys, integrano moduli dedicati alla gestione delle richieste d’acquisto, alla contrattualistica e ai fornitori, fino all’analisi della spesa e al controllo dei budget. In questo contesto, gli obiettivi principali sono di:
- ridurre le attività manuali e ridondanti;
- migliorare la collaborazione;
- ottenere una visione completa dei flussi di spesa.
Inoltre, non dobbiamo mai dimenticarci che un buon software eProcurement non si dovrebbe limitare a digitalizzare i processi esistenti, ma dovrebbe accompagnare la funzione acquisti nella sua evoluzione strategica, supportando una gestione più proattiva, analitica e orientata al valore.
È per questi motivi che adottare una piattaforma eProcurement vuol dire costruire una base solida per un procurement moderno, collaborativo e capace di generare risultati misurabili per l’intera organizzazione.
Perché la software selection è una fase critica
La software selection si pone quindi come molto più di una scelta tecnologica. Si tratta piuttosto di una decisione strategica che incide sulla produttività, sulla governance e sulla capacità dell’azienda di innovare. È quindi comprensibile come un errore in questa fase possa compromettere anni di investimenti digitali, generando costi nascosti e rallentando la trasformazione dell’intera organizzazione.
Secondo un’analisi condotta da Capterra e riportata da CIO Dive (2024), “oltre un terzo delle aziende dichiara di aver sostenuto costi superiori al previsto a causa di decisioni software errate, mentre il 39% afferma che una scelta non adeguata ha ridotto la competitività dell’impresa”.
Lo studio evidenzia come la mancanza di un processo strutturato di valutazione sia la causa principale di “buyer remorse” nei progetti digitali. In altre parole, quando la selezione è affrettata o basata su criteri parziali (come il prezzo o la familiarità del brand) il rischio di fallimento cresce in modo esponenziale.
Nel procurement questo rischio è ancora più evidente.
La piattaforma scelta deve integrarsi con sistemi ERP, processi di approvazione, politiche di spesa e flussi documentali già esistenti. Se queste connessioni mancano, il valore promesso dalla digitalizzazione si disperde rapidamente.
Una software selection ben condotta permette di:
- allineare strategia aziendale e tecnologia, garantendo coerenza operativa;
- ridurre i rischi di implementazione e resistenze interne;
- ottenere un ritorno sull’investimento reale, grazie a processi più fluidi e dati più affidabili.
Ecco che la qualità della software selection determina il successo o il fallimento dell’intero progetto di digitalizzazione del procurement.
Fattori chiave da valutare nella software selection
Ogni organizzazione ha esigenze diverse, ma alcuni criteri sono fondamentali per una software selection efficace. Analizzarli in modo strutturato consente di scegliere una piattaforma che risponda ai bisogni di oggi e resti adeguata anche domani.
Requisiti funzionali e modularità
Un software di eProcurement deve avere una copertura funzionale ampia (dal sourcing alla gestione della fatturazione passiva, dalla richiesta fino al pagamento) e permettere all’azienda di iniziare con un piccolo perimetro e consentire upgrade futuri evitando di adottare una pletora di tool verticali che difficilmente si parlano e si integrano.
Oxalys risponde a queste esigenze con una suite modulare. Scopri di più su cosa può fare per:
La modularità della nostra piattaforma consente di adattare la piattaforma alla maturità digitale e alla crescita dell’organizzazione, senza dover ripartire da zero.
Integrazione con i sistemi aziendali
Il valore reale di una soluzione emerge quando dialoga in modo fluido con gli altri strumenti aziendali. Oxalys è progettata per integrarsi facilmente con i principali ERP e sistemi contabili, garantendo coerenza dei dati e automatizzazione dei flussi approvativi.
Questo permette di ridurre le attività manuali, evitare errori e migliorare la collaborazione tra reparti.
Leggi anche l’articolo Software ERP: come collegarlo a una piattaforma di acquisti.
Sicurezza e compliance
La protezione dei dati è un pilastro del procurement moderno. Oxalys è certificata ISO 27001 e rispetta gli standard di sicurezza e conformità richiesti a livello internazionale, assicurando controllo sugli accessi, audit trail e gestione dei permessi. Questo approccio consente di operare in piena sicurezza, anche in contesti regolamentati o multisede.
Supporto, scalabilità e partnership
Scegliere un software significa anche scegliere un partner. Oxalys affianca i propri clienti lungo tutto il ciclo di vita del progetto con un modello di supporto continuativo. La soluzione è scalabile, pensata per crescere insieme all’organizzazione e adattarsi a nuovi processi o volumi di spesa.
Scopri perché aziende come la tua scelgono Oxalys per gestire i loro acquisti e impegni quotidiani.
Il processo di software selection: fasi e best practice
Una software selection efficace si basa su metodo e coinvolgimento. Ecco le principali fasi da seguire per scegliere la soluzione eProcurement più adatta alla tua organizzazione:
- Definire obiettivi e requisiti: maggiore efficienza, controllo della spesa, riduzione dei costi, o miglior collaborazione con i fornitori. Identifica i processi da ottimizzare e redigi un documento di requisiti chiaro, condiviso tra tutte le funzioni coinvolte;
- Coinvolgere gli stakeholder giusti: ogni reparto ha esigenze specifiche e la loro partecipazione garantisce una visione completa;
- Analizzare il mercato: valuta copertura funzionale, integrazione, esperienza del fornitore e solidità dell’azienda;
- Richiedere demo e test pratici: le demo operative sono il modo più efficace per capire se la piattaforma è intuitiva e realmente adatta ai tuoi processi. Oxalys offre demo che mostrano come adattare la soluzione ai flussi reali dell’organizzazione. Puoi prenotare qui la tua demo.
Software selection: molto più di una scelta tecnologica
La software selection è una decisione strategica che richiede metodo, visione e capacità di anticipare le esigenze future del business. Nel procurement digitale, scegliere il partner giusto non significa solo introdurre una nuova tecnologia, ma trasformare il modo in cui l’organizzazione gestisce acquisti, fornitori e performance.
Oxalys nasce proprio con questo obiettivo: offrire alle aziende una piattaforma eProcurement completa, scalabile e facile da adottare, capace di semplificare i processi, aumentare la trasparenza e accelerare i risultati.
Con un approccio modulare e una forte attenzione all’esperienza utente, Oxalys accompagna le imprese nella costruzione di una strategia d’acquisto digitale solida, misurabile e in continua evoluzione.
Domande frequenti
Cos’è la software selection?
La software selection è il processo strutturato con cui un’azienda analizza, confronta e sceglie la soluzione software più adatta alle proprie esigenze operative e strategiche.
Come si fa una software selection?
Si parte dalla definizione di obiettivi e requisiti, si coinvolgono gli stakeholder interni, si analizzano le soluzioni del mercato, si testano demo e si valuta il fornitore in base a criteri oggettivi come funzionalità, integrazione, usabilità, costi e supporto.
