Il processo di acquisto è un elemento strategico per ogni organizzazione: definisce come vengono selezionati i fornitori, gestite le spese e controllate le consegne. Se ben strutturato, consente di ottimizzare tempi, costi e rischi in ogni fase del ciclo di approvvigionamento.
In Oxalys supportiamo ogni giorno aziende di ogni settore nella digitalizzazione dei processi d’acquisto. Sappiamo per esperienza che una gestione strutturata e automatizzata degli acquisti è una leva potente per aumentare il controllo, la trasparenza e l’efficienza a lungo termine.
In questo articolo vedremo quali sono le fasi fondamentali del processo di acquisto e come una piattaforma di e-Procurement può aiutarti a gestirle in modo semplice, sicuro e integrato.
Che cos’è il processo di acquisto?
Il processo di acquisto può essere definito come l’insieme di attività strutturate che consentono all’azienda di:
- individuare un bisogno;
- trovare il fornitore più adatto;
- negoziare le condizioni;
- gestire l’intero ciclo di vita dell’ordine (dall’ordine fino al pagamento e alla valutazione post-vendita).
Quali sono le fasi del processo di acquisto? 6 passaggi chiave
Un processo di acquisto efficace è un sistema strutturato che contribuisce in modo concreto alla performance dell’organizzazione. Nel momento in cui viene digitalizzato e integrato con strumenti di e-Procurement, il processo di acquisto consente di ridurre i costi, aumentare la trasparenza e migliorare il rapporto con i fornitori.
Di seguito i 6 passaggi chiave per strutturare l’intero processo in modo chiaro ed efficiente.
1. Identificazione del bisogno e pianificazione interna
Tutto inizia da una corretta rilevazione delle necessità aziendali. Che si tratti di approvvigionamento diretto o indiretto, è fondamentale che le richieste siano formalizzate in modo preciso, con indicazioni su quantità, specifiche tecniche, urgenze e centri di costo.
Secondo uno studio di CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply), la mancanza di standardizzazione nella fase iniziale, infatti, è tra le prime cause di inefficienza e sprechi nei processi di acquisto aziendali.
Vantaggi della digitalizzazione delle RDA:
- Strutturare e standardizzare le richieste (cataloghi digitali, modelli predefiniti);
- Coinvolgere proattivamente gli utenti interni;
- Semplificare e razionalizzare le richieste d’acquisto.
2. Ricerca e selezione dei fornitori
Una volta definito il fabbisogno, si passa alla ricerca dei fornitori. La fase di valutazione tiene conto non solo del prezzo, ma anche di criteri qualitativi, di sostenibilità e di conformità alle policy aziendali. Digitalizzare questa fase vuol dire avere una selezione più oggettiva e documentata.
A tal proposito, ti consigliamo di leggere l’articolo Gestionale fornitori: come aiuta la tua azienda a crescere, dove scoprirai come il migliorare la relazione con i fornitori attraverso l’adozione di un software di ultima generazione, funge da catalizzatore per far crescere la tua azienda e per raggiungere tutti i tuoi obiettivi di business.
Con la digitalizzazione del sourcing puoi:
- Gestire un database aggiornato e segmentato dei fornitori (supplier repository);
- Centralizzare i documenti e le certificazioni;
- Monitorare le scadenze rendendo il fornitore autonomo nell’aggiornamento delle informazioni testuali e documentali scadute notificate via email;
- Comunicare facilmente attraverso un portale fornitori.
3. Consultazione, gara d’appalto, analisi delle offerte e selezione del fornitore
In questa fase si elabora e si diffonde una RfX e un bando di gara per raccogliere le offerte dai fornitori selezionati. È il momento in cui la trasparenza e la comparabilità diventano decisive.
Le offerte ricevute vengono valutate in base a criteri tecnici, economici e qualitativi. Con la digitalizzazione di questa fase puoi:
- Realizzare consultazioni e gare online in modo strutturato e trasparente;
- Automatizzare l’invio, la ricezione e l’archiviazione delle offerte;
- Centralizzare gli scambi con i fornitori;
- Essere supportato da strumenti decisionali (scorecard, comparatori)
- Utilizzare griglie di valutazione oggettive e parametriche per confrontare e scegliere il miglior fornitore.
4. Negoziazione e formalizzazione del contratto
Dopo aver individuato il fornitore ideale, è il momento di entrare nel dettaglio delle condizioni: costi, termini di pagamento, SLA, clausole contrattuali.
Un software di Procurement Management semplifica questa fase offrendo funzionalità di gestione attiva delle offerte e di accordi quadro.
5. Gestione dell’ordine e ricezione
Il contratto si traduce in un ordine d’acquisto formalmente emesso e inviato e monitorato fino alla sua fase conclusiva (ricevimento e pagamento) . La piattaforma consente di gestire la ricezione dei beni o dei servizi e verificare la conformità delle condizioni rispetto a quanto concordato (quantità, qualità, tempistiche) e registrare eventuali incidenti.
6. Validazione della fattura e tracciabilità del pagamento
Una volta confermata la ricezione, si passa alla validazione della fattura e al pagamento. I sistemi digitali permettono il matching automatico tra ordine, DDT e fattura, evitando errori e doppie registrazioni.
L’intero processo è completamente tracciabile: solo così è possibile garantire compliance normativa, controllo di spesa e visibilità end-to-end, elementi indispensabili nella governance aziendale.
Perché è importante ottimizzare il processo di acquisto?
Un processo di acquisto non strutturato comporta rischi concreti, quali overspending, ritardi nelle consegne, mancanza di stock, rischi di discontinuità operativa e di reputazione.
Secondo il report “The Future of Procurement” di Deloitte, le aziende che digitalizzano e standardizzano il ciclo Source-to-Pay ottengono in media una riduzione dei costi del 5–10%, oltre a una maggiore compliance interna.
Vuoi conoscere tutti i benefici della digitalizzazione degli acquisti e sapere quanto risparmierai adottando un software di eProcurement? Contattaci e creeremo insieme una previsione utilizzando una matrice costruita sulla base di anni di esperienza e centinaia di clienti!
