La gestione dei fornitori è un processo che richiede coordinamento, visibilità e continuità e l’attività più time-consuming all’interno delle operazioni di un ufficio acquisti. Quando dati, documenti e flussi non sono perfettamente allineati, il vendor management diventa complesso e può rallentare decisioni e operatività.
È una situazione iniziale che incontriamo spesso anche nei progetti che Oxalys supporta: team che lavorano con informazioni frammentate, processi non uniformi e poca visibilità sulle performance dei fornitori.
In questo articolo vediamo cos’è il vendor management, perché oggi è un elemento centrale nella supply chain moderna e come le piattaforme SRM possono aiutare a portare ordine, trasparenza e controllo in ogni fase del rapporto con i fornitori.
Cos’è il vendor management e perché oggi è una leva strategica
Il vendor management raccoglie tutte le attività che permettono all’azienda di conoscere chi sono i propri fornitori, come lavorano, se rispettano gli standard richiesti e come contribuiscono alla continuità operativa. In pratica, è ciò che permette ai team acquisti di avere una relazione chiara e affidabile con partner che, nel tempo, diventano parte integrante del successo aziendale.
In virtù del fatto che le aziende collaborano con un numero sempre crescente di fornitori, negli ultimi anni questa attività è diventata ancora più centrale rispetto al passato: gli scambi sono più rapidi, la documentazione è più ampia e i requisiti di conformità coinvolgono molti reparti. Quando queste informazioni sono distribuite su più materiali o gestite in modo diverso dai team, diventa difficile avere una visione completa e prendere decisioni rapide.
Ecco perché il vendor management non è più solo un processo tecnico, ma una modalità di lavoro che aiuta le persone a muoversi con maggiore sicurezza. Avere informazioni aggiornate, flussi chiari e una visione unica dei fornitori significa ridurre rischi, evitare incomprensioni e costruire relazioni più solide. È questo che rende il vendor management una parte fondamentale della supply chain moderna.
Gestione fornitori: le sfide più comuni per le aziende
La relazione con i fornitori funziona solo quando persone, informazioni e processi si muovono nella stessa direzione. Nella pratica, però, non è sempre così semplice. Molte aziende incontrano difficoltà ricorrenti che rendono il vendor management più faticoso del necessario.
Ecco alcune delle situazioni più comuni:
- Informazioni disperse: dati su fornitori, contratti, certificazioni o performance salvati in strumenti diversi, non sempre aggiornati o facilmente reperibili;
- Processi non uniformi tra reparti: ogni team segue modalità proprie e questo rende più difficile avere una visione chiara di ciò che accade lungo la supply chain;
- Valutazioni non strutturate: la qualità di un fornitore spesso dipende da percezioni individuali, non da criteri condivisi o da indicatori misurabili:
- Comunicazioni frammentate: email, telefonate e scambi informali che rischiano di far perdere passaggi importanti o di generare malintesi;
- Rischi poco visibili: problemi di conformità, scadenze documentali o criticità operative che emergono tardi, affidabilità finanziaria, quando ormai l’impatto è già evidente.
Come funziona una piattaforma SRM (Supplier Relationship Management)
Una piattaforma SRM nasce per portare ordine e continuità in tutte le attività legate ai fornitori. Non sostituisce il lavoro delle persone, ma le aiuta a muoversi in un flusso chiaro, dove informazioni e responsabilità sono sempre visibili.
In pratica, una piattaforma SRM permette di:
- Migliorare la visibilità lungo tutta la relazione con i fornitori, dalle prime qualificazioni alla performance nel tempo;
- Ridurre i rischi, grazie a controlli documentali, verifiche di compliance e monitoraggio continuo;
- Monitorare e valutare le performance di fornitura (conformità della merce, puntualità di consegna, assistenza, etc);
- Standardizzare i processi interni, evitando duplicazioni, ritardi e approcci non allineati;
- Accelerare le decisioni, mettendo a disposizione dati aggiornati e facilmente leggibili;
Rafforzare la collaborazione con fornitori più organizzati, reattivi e trasparenti.
Come Oxalys aiuta le aziende a gestire meglio i fornitori
In molte organizzazioni, la gestione dei fornitori diventa complessa non tanto perché mancano competenze, ma perché mancano strumenti che mettano davvero in relazione persone, informazioni e processi.
Il modulo SRM della pattaforma Oxalys riunisce in un solo spazio dati, documenti, qualificazioni, performance e comunicazioni, così chi lavora negli acquisti non deve più inseguire informazioni o ricostruire storici in strumenti diversi. Tutto è più chiaro, più ordinato e più facile da condividere con gli altri reparti.
Con Oxalys, il lavoro quotidiano cambia perché:
- le informazioni sono tutte nello stesso ambiente;
- i processi sono chiari e tracciati i rischi possono essere riconosciuti in anticipo;
- il dialogo con i fornitori è più trasparente e lo storico della relazione è salvato;
- le decisioni si basano su dati reali.
È un approccio che mette al centro le persone che gestiscono gli acquisti e la relazione col fornitore. Prenota subito una demo e scopri come Oxalys può supportare davvero il tuo lavoro quotidiano e rafforzare la tua supply chain.
