Le RFx digitali sono lo strumento per eccellenza di ricerca, analisi e scelta di fornitori idonei per una determinata fornitura. Quando le richieste ai fornitori vengono gestite in modo manuale, frammentato, il rischio è perdere tempo, visibilità, aumentare gli errori e prendere decisioni con informazioni incomplete.
Digitalizzare RFI, RFQ e RFP significa portare metodo, trasparenza e controllo nella fase di selezione dei fornitori. Le aziende possono standardizzare le richieste, analizzare le offerte in modo oggettivo e migliorare la qualità complessiva delle gare.
È in questa logica che Oxalys accompagna le organizzazioni nella gestione digitale degli RFx e delle gare, integrandole all’interno di un processo Source-to-Contract strutturato e orientato alla performance.
Cosa significa RFx nel procurement
Nel procurement, con il termine RFx si indicano le richieste formali che l’azienda invia ai fornitori durante la fase di selezione. La “X” racchiude diverse tipologie di richiesta, le più utilizzate sono RFI, RFQ e RFP.
In concreto, gli RFx servono per raccogliere informazioni, confrontare offerte e strutturare le gare in modo ordinato. Sono il punto di partenza per scegliere i fornitori giusti e avviare negoziazioni più efficaci.
Ecco le tipologie:
- RFI: viene usata per conoscere meglio i fornitori e le loro capacità ed è una consultazione preliminare del mercato;
- RFP: permette di valutare proposte più complete e idonee, che includono aspetti tecnici e di servizio;
- RFQ: serve per ricevere e confrontare prezzi e condizioni economiche.
Se gestite in maniera digitale e con un tool apposito come Oxalys, si ottiene in primis un risparmio notevole in termini di ore/lavoro dato da processi lineari, tracciati, centralizzazione dei dati e comunicazione con i fornitori in un unico strumento.
Perché digitalizzare gli RFx
Quando gli RFX vengono gestiti con email, file Excel, telefonate e documenti separati, il processo diventa rapidamente complesso e time-consuming: le informazioni si disperdono, il confronto tra le offerte richiede tempo e il rischio di errori aumenta.
Digitalizzare gli RFX significa rendere le valutazione e l’analisi del fornitore più ordinata e controllabile. In pratica permette di:
- creare richieste standardizzate e chiare per tutti i fornitori;
- raccogliere le risposte (dati, documenti, questionari) in un unico ambiente;
- confrontare offerte e proposte in modo oggettivo;
- tracciare ogni fase della gara, dalla richiesta alla decisione finale.
In questo modo le negoziazioni partono da dati completi e confrontabili, riducendo ambiguità e discussioni basate su informazioni parziali.
Inoltre, quando gli RFx digitali sono integrati in una piattaforma Source-to-Contract come Oxalys, diventano parte di un processo continuo. Questo consente di mantenere coerenza, controllo e visibilità lungo tutta la fase di sourcing.
Le principali tipologie di RFx e quando utilizzarle
Non tutti gli RFx hanno lo stesso obiettivo. Ognuno risponde a una fase diversa del processo di sourcing e supporta decisioni specifiche.
Capire quando usare RFI, RFQ o RFP aiuta a rendere le gare più efficaci e a raccogliere le informazioni giuste fin dall’inizio.
➤ RFI (Request for Information): viene utilizzata nelle fasi iniziali. Serve per conoscere meglio il mercato e i fornitori disponibili: competenze, capacità produttive, certificazioni, esperienza. È utile quando l’azienda vuole farsi un quadro chiaro prima di avviare una vera gara.
➤ RFQ (Request for Quotation): è focalizzata sul prezzo e sulle condizioni economiche. Viene usata quando i requisiti sono già chiari e l’obiettivo principale è confrontare le offerte in modo strutturato e trasparente.
➤ RFP (Request for Proposal): pensata per situazioni più complesse. Oltre al prezzo, permette di valutare aspetti tecnici, soluzioni proposte, livelli di servizio e valore complessivo dell’offerta.
| Tipologia RFx | A cosa serve | Quando utilizzarla |
| RFI (Request for Information) | Raccogliere informazioni sui fornitori e sulle loro capacità | Nelle fasi iniziali, per conoscere il mercato e selezionare potenziali partner |
| RFQ (Request for Quotation) | Confrontare prezzi e condizioni economiche | Quando requisiti e specifiche sono chiari e si vuole valutare l’offerta migliore |
| RFP (Request for Proposal) | Valutare proposte complete (tecniche, qualitative ed economiche) | Per acquisti complessi che richiedono soluzioni articolate |
Come gli RFx digitali migliorano la qualità delle gare e delle negoziazioni
Gli RFx digitali possono essere considerate le varie fasi di una gara d’appalto complessa, anche se a volte, quando l’oggetto della fornitura è semplice, viene pubblicata esclusivamente una RfQ (richiesta di quotazione) che da sola, senza dunque passare per le altre fasi preliminari, può portare alla scelta del fornitore.
Le richieste partono da modelli standard, decisi internamente, uguali per tutti i fornitori. In questo modo si riducono ambiguità e risposte incomplete. Tutte le offerte vengono raccolte in un unico ambiente, rendendo immediato il confronto su prezzi, aspetti tecnici e livelli di servizio.
In pratica, l’ufficio acquisti ottiene:
- offerte più facilmente comparabili;
- maggiore trasparenza nel processo di gara;
- meno errori manuali;
- negoziazioni basate su dati completi.
Il risultato è un processo di sourcing più strutturato e decisioni più solide.
RFx digitali: una leva concreta per migliorare sourcing e negoziazioni
Gli RFx digitali rappresentano oggi uno strumento essenziale per rendere le gare più strutturate, trasparenti e orientate alla qualità delle decisioni. Standardizzare le richieste, centralizzare le offerte e basare le negoziazioni su dati chiari consente al procurement di ridurre errori, migliorare il confronto tra fornitori e ottenere risultati più solidi.
Inseriti all’interno di un processo Source-to-Contract come quello proposto da Oxalys, gli RFx diventano parte integrante della governance degli acquisti, collegando selezione fornitori, gare, negoziazioni e contratti in un unico flusso digitale.
