In questo articolo analizziamo cosa distingue acquisti indiretti e diretti, perché questi ultimi sfuggono più facilmente al controllo e quali leve permettono di gestirli in modo efficace. Vedremo anche come una piattaforma di e-procurement come Oxalys può aiutare a riportare ordine e visibilità nei processi di acquisto.
Gli acquisti indiretti nel procurement moderno
La distinzione classica (acquisti diretti sono quelli legati al prodotto, gli acquisti indiretti riguardano il funzionamento dell’azienda) è corretta quanto incompleta. Da sola non spiega perché i due segmenti richiedano approcci così radicalmente diversi.
Gli acquisti indiretti coprono tutto ciò che serve per far funzionare l’azienda senza toccare il prodotto o il servizio venduto: energia, pulizie, viaggi di lavoro, software gestionali, manutenzione degli impianti, formazione del personale.
Ad esempio.
In un’impresa manifatturiera di medie dimensioni, questa voce può valere tra il 20% e il 35% della spesa totale, distribuita su decine di categorie e centinaia di fornitori.
Il problema centrale è che questa spesa avviene spesso fuori dal perimetro visibile del procurement e in maniera spesso non centralizzata. La decide il responsabile IT quando rinnova una licenza, il direttore commerciale quando prenota un evento, il HR quando attiva un corso. Il buyer lo scopre a fattura già ricevuta.
Differenza tra acquisti diretti e indiretti
La distinzione è organizzativa, processuale e strategica.
Negli acquisti diretti, il processo è prevedibile. Le esigenze partono dalla produzione, i volumi sono pianificati e i fornitori vengono selezionati per lavorare nel lungo periodo. Esistono contratti strutturati e una chiara visione su cosa acquistare, quando e in quali quantità.
Negli acquisti indiretti, la situazione cambia. Le richieste arrivano da reparti diversi, riguardano categorie molto eterogenee e coinvolgono numerosi fornitori. La domanda non segue un piano preciso e la spesa si distribuisce in modo frammentato all’interno dell’organizzazione.
Quindi, è comprensibile come in questo contesto il problema principale non sia il singolo fornitore, ma la difficoltà nel mantenere controllo e visibilità sull’intero processo di acquisto.
Ma non è tutto. Questa distinzione ha senso principalmente quando si parla di imprese manifatturiere e produttive. Nelle aziende di servizi, invece, separare le due voci perde significato: ogni acquisto è considerato indiretto, senza essere per questo meno strategico. In un’azienda di consulenza, ad esempio, non esiste una “produzione” fisica. Il valore è generato principalmente dalle persone e dalle loro competenze. Di conseguenza, quasi tutti gli acquisti ricadono nella categoria degli indiretti.
Tabella comparativa: acquisti diretti vs indiretti
| Aspetto | Acquisti diretti | Acquisti indiretti |
| Finalità | Produzione | Supporto operativo |
| Domanda | Pianificata | Variabile |
| Fornitori | Selezionati e stabili | Numerosi e distribuiti |
| Controllo | Elevato | Spesso limitato |
Tipologie di acquisti indiretti
La categoria degli acquisti indiretti raggruppa famiglie merceologiche con caratteristiche molto diverse tra loro. Trattarle con la stessa logica è uno degli errori più diffusi.
- Servizi professionali e consulenza: legale, fiscale, strategica. Spesa spesso elevata, concentrata su pochi fornitori, ma con scarsa formalizzazione contrattuale e criteri di misurazione del valore quasi sempre assenti;
- IT e software: licenze, abbonamenti SaaS, hardware, sviluppo. Una delle categorie a più alta crescita, con una proliferazione di contratti gestiti direttamente dall’IT, spesso del tutto fuori dal perimetro del procurement;
- Facility management: pulizie, manutenzione, sicurezza, gestione degli spazi. Spesa ricorrente, ad alta intensità di fornitori locali. La standardizzazione delle specifiche tecniche è quasi sempre il primo passo per aggregare i volumi e aprire una negoziazione seria;
- Logistica e trasporti indiretti: spedizioni non legate al ciclo produttivo, corrieri per i reparti commerciali, traslochi. Spesa diffusa, gestita in autonomia dai singoli reparti con scarsa visibilità centrale;
- Marketing e comunicazione: agenzie, eventi, materiali promozionali, sponsorizzazioni. Categoria storicamente autonoma dal procurement, con una cultura interna che tende a resistere qualsiasi forma di standardizzazione.
- Viaggi e trasferte: in teoria tra le più controllabili, con policy e strumenti dedicati. In pratica, una delle categorie dove il maverick spending è più radicato in assenza di un processo guidato;
- Utilities e energia: contratti pluriennali con impatto rilevante sul conto economico. Spesso negoziati centralmente, ma con un monitoraggio dei consumi effettivi non sempre sotto controllo.
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Strategie per gestire acquisti diretti e indiretti
Per gli acquisti diretti
✔ Vendor management strutturato e qualifica fornitori
La continuità del ciclo produttivo dipende dall’affidabilità dei fornitori critici. Un programma strutturato di vendor management (criteri di qualifica, scorecard di performance, piani di sviluppo condivisi) è una leva competitiva concreta. Sapere in anticipo quali fornitori sono a rischio, quali stanno sotto-performando e quali meritano di essere consolidati permette di agire prima che il problema arrivi in produzione.
✔ Contratti quadro e accordi di fornitura a lungo termine
Rinegoziare ogni ordine singolarmente su categorie dirette è un costo operativo che non produce valore. I contratti quadro fissano condizioni, prezzi e volumi per un orizzonte definito, liberando il team acquisti dalla gestione transazionale. L’energia negoziale si concentra dove ha senso: al momento del rinnovo o dell’estensione.
✔ Integrazione con la pianificazione della produzione
Qui vengono in soccorso gli MRP (Material Requirements Planning), sistemi che servono a pianificare i fabbisogni di materiali, determinando cosa acquistare o produrre, in quali quantità e in quali tempi a seconda della domanda (ordini dei clienti). Si basano sul piano di produzione, sulle distinte base e sulle giacenze di magazzino per calcolare ciò che manca e quando intervenire. Un ufficio acquisti che non dialoga con la pianificazione compra in ritardo, in eccesso o fuori specifica. L’integrazione tra il sistema di procurement e i piani di produzione è vitale e stabilizza i rapporti con i fornitori strategici.
Per gli acquisti indiretti
✔ Centralizzazione e visibilità della spesa
Il punto di partenza è sapere quanto si spende, con chi e per cosa. In molte organizzazioni questo dato non esiste in forma aggregata. Categorizzare le spese e centralizzare il flusso degli ordini con un tool ad hoc che permetta anche l’analisi dello spending sono le condizioni base per fare procurement sugli indiretti, al posto di limitarsi a pagare fatture.
✔ Cataloghi interni e acquisti guidati per ridurre il maverick spending
Se chi fa richiesta deve aspettare tre giorni per avere risposta dall’ufficio acquisti, a volte ordina da solo. La soluzione sta nel rendere il percorso corretto più semplice di quello non presidiato. I cataloghi interni con prodotti e fornitori pre-approvati, accessibili via portale, servono esattamente a questo.
✔ Policy di acquisto chiare per i reparti
Soglie di autonomia per importo, categorie soggette ad approvazione obbligatoria, fornitori non qualificati: sono regole che devono essere scritte, comunicate e soprattutto implementate in un sistema che le applichi automaticamente. Una policy che vive solo in un documento su SharePoint vale poco.
✔ Razionalizzazione del parco fornitori
Centinaia di fornitori attivi, molti dei quali utilizzati una sola volta all’anno, con contratti individuali o senza contratto, generano costi amministrativi, rischi di compliance e zero leva negoziale. Identificare i fornitori preferenziali per categoria, consolidare i volumi, eliminare i fornitori marginali è uno dei lavori più impattanti che il procurement possa fare sugli indiretti.
Integrazione degli acquisti indiretti nelle strategie di procurement
Integrare gli acquisti indiretti nella strategia di procurement significa trattarli come una leva, non come una gestione residuale. Serve visibilità sulla spesa, regole condivise e un collegamento diretto con gli obiettivi aziendali. Quando questi elementi sono presenti, diventa possibile intervenire in modo mirato su costi, fornitori e processi.
Il ruolo del buyer negli acquisti indiretti
Il buyer che opera sugli acquisti indiretti lavora in condizioni strutturalmente diverse da chi gestisce categorie dirette. La frammentazione della domanda, la molteplicità dei richiedenti, l’eterogeneità delle categorie richiedono competenze trasversali più che specialistiche.
Sul piano pratico, il lavoro si concentra su 3 fronti:
- Costruire e mantenere le policy di acquisto;
- Gestire i rapporti con i reparti che spesso percepiscono il procurement come un ostacolo anziché un supporto;
- Analizzare la spesa per capire dove intervenire con priorità.
La tecnologia può togliere dalla scrivania la parte più meccanica del processo (raccolta delle richieste, workflow di approvazione, emissione ordini, riconciliazione fatture) liberando tempo per attività a maggior valore (la negoziazione, l’analisi, la razionalizzazione del parco fornitori). Naturalmente, a condizione che la piattaforma sia integrata nel processo reale, non sovrapposta a processi che non funzionano.
Perché gli acquisti indiretti sono difficili da gestire
La difficoltà è organizzativa prima che tecnica:
- Frammentazione strutturale della domanda: gli acquisti indiretti non hanno un unico richiedente. Ogni reparto genera fabbisogni eterogenei, con tempistiche e priorità diverse. Aggregare questa domanda per costruire leva negoziale richiede un presidio centrale che molte organizzazioni semplicemente non hanno costruito;
- Mancanza di controllo sul processo: senza un sistema strutturato, l’acquisto indiretto avviene dove capita (sul sito e-commerce del fornitore, via email, via telefono). Il procurement viene coinvolto solo al momento della fattura, ma a quel punto le decisioni sono già state prese e qualsiasi leva è esaurita;
- Visibilità limitata sulla spesa reale: anche quando i dati esistono, raramente sono aggregati in modo utile. Sapere che il centro di costo X ha speso X.000€ in un trimestre non dice nulla sulla natura della spesa, sui fornitori coinvolti, sulle categorie interessate. Ricostruirlo richiede un lavoro manuale che poche organizzazioni fanno con sistematicità.
Il ruolo dell’e-procurement
Una piattaforma di e-procurement serve a strutturare il processo, prima ancora che a velocizzarlo. Il valore reale arriva quando la piattaforma diventa il punto unico attraverso cui transitano richieste di acquisto, approvazioni, ordini, conferme dei fornitori e fatture. A quel punto i dati sono disponibili, coerenti, aggregabili, e diventano una base su cui prendere decisioni, non un problema da gestire.
Si avrà quindi visibilità su cosa si compra, controllo sui percorsi di approvazione e sull’applicazione delle policy e dati che crescono e si arricchiscono a ogni transazione.
Come Oxalys supporta la gestione degli acquisti
Oxalys è una piattaforma di e-procurement che copre l’intero ciclo degli acquisti (diretti e indiretti) in un ambiente centralizzato. A differenza di un modulo acquisti innestato su un ERP generalista, è uno strumento costruito attorno alle esigenze specifiche del procurement, con una copertura end-to-end che non lascia fasi fuori dal perimetro.
Prima che un fornitore possa ricevere un ordine, viene inserito e qualificato nel sistema. L’onboarding segue un percorso strutturato, la documentazione è centralizzata, lo status del fornitore è consultabile da chiunque ne abbia necessità. Gli ordini verso fornitori non approvati sono bloccati a monte.
Le richieste di offerta (RFI, RFQ, RFP) vengono gestite direttamente in piattaforma. I fornitori rispondono tramite portale, le offerte sono comparabili su criteri definiti, la selezione è documentata. Funziona per le gare su forniture dirette tanto quanto per la selezione di servizi indiretti.
I contratti sono archiviati in piattaforma con visibilità su condizioni economiche, scadenze e volumi. Quando viene emesso un ordine, il sistema verifica la copertura contrattuale. Le scadenze vengono segnalate in anticipo.
Le richieste di acquisto seguono un workflow configurabile, con soglie di approvazione, centri di costo e verifiche automatiche di coerenza con le policy aziendali. L’ordine viene trasmesso al fornitore tramite il sistema, che ne traccia conferma e stato di evasione.
Ogni transazione completata alimenta i report di spending analysis. La spesa è categorizzata, aggregabile per fornitore, categoria, centro di costo, periodo. Il management ha accesso a una lettura della spesa reale aggiornata, non ricostruita a posteriori con elaborazioni manuali.
Ciò che distingue l’approccio di Oxalys è la visione unica sull’intero ciclo: qualifica, gara, contratto, ordine, fattura, analisi, tutto nello stesso contesto informativo, senza salti tra moduli o sistemi. Su acquisti diretti e indiretti, con lo stesso livello di controllo e tracciabilità.
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Domande frequenti
Cosa si intende per acquisti indiretti?
Per acquisti indiretti si intende tutta la spesa aziendale che non contribuisce direttamente alla realizzazione del prodotto o del servizio venduto. Rientrano in questa categoria le forniture di ufficio, i servizi IT, le utilities, i viaggi d’affari, il marketing, la manutenzione degli immobili e i servizi professionali. Rispetto agli acquisti diretti, gli indiretti sono tipicamente distribuiti su molti fornitori e molti richiedenti interni, caratteristica che li rende strutturalmente più difficili da governare.
Quali sono gli acquisti indiretti?
Gli acquisti indiretti comprendono tutte le categorie di spesa operativa non legate al ciclo produttivo: facility management, servizi di pulizia e manutenzione, energia, IT e software, consulenze professionali, viaggi e trasferte, formazione del personale, marketing e comunicazione, logistica non produttiva. La lista varia a seconda del settore e del modello di business, ma il tratto comune è che la domanda proviene da tutta l’organizzazione, non da un unico centro di responsabilità.
Cosa sono gli acquisti diretti?
Gli acquisti diretti riguardano materie prime, componenti, semilavorati e tutto ciò che entra fisicamente nel prodotto finito o è direttamente necessario all’erogazione del servizio venduto. Sono acquisti prevedibili, legati alla pianificazione della produzione, gestiti da un numero limitato di fornitori con cui si costruiscono relazioni strutturate nel tempo.
Che differenza c'è tra acquisti diretti e indiretti?
La differenza principale riguarda il legame con il ciclo produttivo: i diretti entrano nel prodotto, gli indiretti no. Sul piano operativo, i diretti sono più prevedibili e concentrati su un numero limitato di fornitori; gli indiretti sono frammentati, distribuiti su molti reparti e spesso privi di un presidio centralizzato. Le strategie di gestione divergono di conseguenza: volume e continuità per i diretti, governance e visibilità per gli indiretti.
