La digitalizzazione del procurement ha reso più strutturate molte fasi del processo di acquisto: richieste, approvazioni, raccolta delle offerte, ordini e gestione dei fornitori possono oggi essere governati all’interno di piattaforme dedicate. Secondo la Global Digital Procurement Survey 2024 di PwC, le aziende puntano a portare entro il 2027 a circa il 70% la quota di processi procurement digitalizzati.
Nella pratica, però, la maturità digitale non è uniforme lungo tutta la supply chain. Anche in organizzazioni dotate di piattaforme Procure-to-Pay, alcuni fornitori continuano a inviare offerte e preventivi tramite email, spesso in formato PDF. Può accadere con partner occasionali, realtà di piccole dimensioni o fornitori che semplicemente non utilizzano il portale messo a disposizione dall’azienda.
È in questo passaggio che il processo rischia di tornare manuale. Il buyer riceve il documento, verifica le informazioni e deve riportare nel sistema dati già presenti nel preventivo prima di poter procedere con l’ordine. La gestione ordini fornitori diventa quindi una questione di continuità del processo. E come mantenere strutturato il ciclo di acquisto anche quando le informazioni arrivano attraverso canali esterni alla piattaforma?
Le tecnologie di intelligenza artificiale permettono oggi di intervenire proprio su questo punto. In Oxalys, ad esempio, un preventivo ricevuto in PDF può essere caricato nella piattaforma e utilizzato per valorizzare automaticamente la relativa maschera, rendendo poi possibile la trasformazione del documento in ordine senza dover reinserire manualmente tutti i dati. Il risultato è un processo più rapido, centralizzato e coerente anche quando il fornitore continua a lavorare con strumenti tradizionali.
Gestione ordini fornitori: dove si interrompe ancora oggi il processo digitale?
In un processo di acquisto strutturato, le informazioni dovrebbero accompagnare ogni fase senza perdere continuità. La richiesta viene registrata, segue il workflow approvativo previsto, il fornitore presenta la propria offerta e, una volta completate le verifiche, il buyer può procedere con l’ordine.
Le piattaforme di eProcurement permettono di gestire questo flusso all’interno di un unico ambiente. Attraverso un portale fornitori, anche la raccolta delle offerte può avvenire direttamente in piattaforma: il supplier inserisce le proprie informazioni, il buyer le ritrova già organizzate e il processo può proseguire senza ricostruire manualmente i dati.
La situazione cambia quando il fornitore resta fuori da questo flusso.
Può inviare il preventivo alla casella email del buyer sotto forma di PDF, come avviene ancora frequentemente nei rapporti con realtà meno digitalizzate o con partner che utilizzano il portale solo occasionalmente. A quel punto, il processo formalmente digitalizzato incontra un dato che arriva in un formato non strutturato.
Il problema emerge soprattutto nel passaggio successivo. Le informazioni contenute nel documento devono essere riportate all’interno della piattaforma prima di poter essere utilizzate nel ciclo di acquisto.
Per il buyer significa gestire una sequenza di attività operative:
- aprire il documento ricevuto;
- individuare le informazioni necessarie alla creazione dell’ordine;
- riportarle nella piattaforma;
- controllare quanto inserito;
- procedere infine con l’ordine.
Su volumi elevati, la criticità non riguarda soltanto il tempo impiegato sul singolo documento: aumentano i passaggi manuali, il numero di attività amministrative e la dipendenza da informazioni distribuite tra sistema ed email.
Un problema reso ancora più evidente con la diffusione delle piattaforme digitali
La diffusione delle piattaforme digitali rende questo punto ancora più evidente. PwC rileva che il 96% delle organizzazioni coinvolte nella sua Global Digital Procurement Survey dispone già di una soluzione Procure-to-Pay. Il dato mostra quanto gli strumenti digitali siano ormai diffusi, ma lascia aperta una questione operativa importante: anche una piattaforma evoluta deve riuscire a gestire le informazioni che continuano ad arrivare dall’esterno del processo strutturato.
Per un Procurement Manager, il tema diventa quindi meno legato alla semplice presenza di un software e più alla sua capacità di coprire le eccezioni operative. Se ogni PDF ricevuto obbliga il team a tornare al data entry, una parte dell’efficienza ottenuta attraverso la digitalizzazione viene persa proprio nel punto di contatto con il fornitore.
La gestione degli ordini deve invece mantenere continuità anche in questi casi, facendo convergere informazioni provenienti da canali diversi all’interno dello stesso processo di acquisto.
Dal preventivo PDF all’ordine: quanto lavoro resta al buyer
Quando un preventivo arriva via email, il documento contiene già buona parte delle informazioni necessarie per procedere con l’acquisto. Il problema è che questi dati, finché restano all’interno di un PDF, non sono ancora disponibili in una forma immediatamente utilizzabile dalla piattaforma. Per il buyer questo significa dover trasformare manualmente un documento ricevuto dall’esterno in informazioni operative.
Ricezione e verifica del preventivo
Il primo passaggio consiste nell’aprire il documento e controllarne il contenuto: condizioni economiche, quantità, riferimenti al fornitore e tutte le informazioni necessarie per proseguire con l’ordine. Questa verifica resta importante anche in un processo digitalizzato, perché il buyer deve comunque assicurarsi che quanto ricevuto sia coerente con la richiesta e con le condizioni concordate. Il problema nasce quando alla verifica si aggiunge anche la trascrizione.
Inserimento manuale dei dati
Se il preventivo non entra direttamente nella piattaforma, le informazioni devono essere riportate nella relativa maschera. È qui che si concentra una parte significativa del lavoro operativo: il buyer legge il PDF, individua i dati rilevanti e li inserisce nuovamente nel sistema.
Su pochi documenti il processo può sembrare sostenibile. Su volumi più elevati, invece, il tempo impiegato cresce rapidamente e si moltiplicano i passaggi tra email, allegati e piattaforma. Per una funzione acquisti, questo significa dedicare risorse a un’attività che non genera nuovo valore informativo: i dati esistono già, ma devono essere ricreati manualmente all’interno del processo digitale.
Controllo prima della creazione dell’ordine
Dopo l’inserimento, è necessario verificare che i dati riportati nella piattaforma corrispondano a quelli presenti nel preventivo originale. Questo ulteriore controllo è indispensabile proprio perché il passaggio manuale introduce una fase intermedia in cui possono verificarsi errori, omissioni o incongruenze.
Il buyer si trova quindi a gestire due attività diverse:
- interpretare il documento ricevuto;
- ricostruirne correttamente il contenuto nel sistema.
Quando questo accade con frequenza, la gestione degli ordini fornitori perde parte dei vantaggi della digitalizzazione.
→ Il nodo, quindi, non è eliminare il PDF. In molti rapporti commerciali continuerà a essere utilizzato. Il vero obiettivo è evitare che un documento non strutturato costringa il procurement a tornare ogni volta a un processo manuale.
Come l’AI di Oxalys trasforma un preventivo PDF in un ordine digitale
Come abbiamo visto, quando un fornitore invia il preventivo via email, il buyer riceve un documento che contiene già le informazioni necessarie per proseguire con l’acquisto. Il limite è il formato: se il PDF resta esterno alla piattaforma, i dati devono essere riportati manualmente nel processo. Con Oxalys, questo passaggio può essere digitalizzato.
Il buyer carica il PDF direttamente in piattaforma e l’AI di Oxalys valorizza automaticamente la maschera del preventivo. In questo modo, le informazioni presenti nel documento vengono trasferite nel flusso di acquisto (e sottoposte a workflow approvativo se previsto) senza dover essere reinserite manualmente.
Il buyer carica il preventivo ricevuto via email
Il punto di partenza resta il documento inviato dal fornitore. Questo è particolarmente utile quando il supplier non utilizza il portale fornitori o ha un livello di digitalizzazione più basso. Il processo non deve quindi interrompersi solo perché il preventivo arriva attraverso un canale tradizionale. Il buyer può caricare il PDF in Oxalys e ricondurre anche quel documento all’interno dello stesso processo di acquisto.
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L’AI di Oxalys valorizza automaticamente la maschera
Una volta caricato il PDF, l’intelligenza artificiale analizza il documento e utilizza le informazioni contenute al suo interno per compilare automaticamente la maschera del preventivo.
Il vantaggio per il team procurement è concreto: viene eliminata buona parte dell’attività di trascrizione di dati che esistono già nel documento ricevuto. Il buyer può quindi concentrarsi sulla verifica delle informazioni, anziché sulla loro ricostruzione manuale.
Il controllo rimane nelle mani del procurement
L’automazione accelera il processo, ma non elimina la verifica da parte del buyer. Prima di procedere, le informazioni possono essere controllate all’interno della piattaforma. Questo permette di mantenere il presidio sul dato e sulla successiva creazione dell’ordine.
Per un decision maker, questo aspetto è importante: l’AI viene utilizzata per ridurre il lavoro operativo, mentre il controllo del processo resta alla funzione acquisti.
Dal PDF all’ordine all’interno dello stesso ambiente
Una volta verificato, il preventivo può essere trasformato in ordine senza dover ricostruire manualmente tutte le informazioni.
Il flusso diventa quindi:
preventivo PDF → caricamento in Oxalys → valorizzazione tramite AI → verifica → ordine
Il reparto acquisti riesce così a mantenere continuità nel processo anche quando il fornitore non interagisce direttamente attraverso il portale.
Meno data entry, più velocità nella gestione degli ordini fornitori
Quando un preventivo ricevuto via PDF viene trasformato automaticamente in dati utilizzabili nella piattaforma, il vantaggio non riguarda soltanto il singolo documento. Cambia il modo in cui il team procurement utilizza le proprie risorse.
I benchmark di The Hackett Group mostrano quanto possa essere ampio il divario tra organizzazioni procurement più digitalizzate e modelli tradizionali: le funzioni classificate come Digital World Class arrivano a gestire 3,6 volte più ordini per FTE rispetto al peer group. Il dato non va letto come un risultato generato da una singola tecnologia, ma come indicazione del valore che automazione, standardizzazione e digitalizzazione possono produrre quando vengono integrate in modo efficace nel processo procurement.
Con Oxalys digitalizzare gli ordini fornitori significa rendere il processo più continuo
Con l’intelligenza artificiale di Oxalys il buyer può caricare il preventivo PDF, utilizzare l’AI per valorizzare automaticamente la maschera e trasformare il documento in ordine dopo la verifica. Il risultato è un processo più rapido, centralizzato e coerente, che riduce il data entry e mantiene il controllo nelle mani della funzione acquisti.
Domande frequenti
Qual è un buon software per la gestione degli ordini dei fornitori?
Un buon software per la gestione degli ordini dei fornitori è Oxalys, perché consente di digitalizzare il processo di acquisto, centralizzare preventivi e ordini, ridurre il data entry manuale e gestire anche i PDF ricevuti via email grazie all’AI.
