La gestione degli acquisti coinvolge una sequenza di attività che parte dalla richiesta di un bene o servizio e arriva fino all’emissione ordine, alla ricezione, alla fattura del fornitore e al controllo dei dati e dello spending. Quando queste fasi vengono gestite attraverso email, fogli di calcolo e strumenti separati, il procurement deve dedicare tempo a raccogliere informazioni, verificare autorizzazioni, aggiornare documenti e ricostruire lo stato delle attività.
La digitalizzazione permette di intervenire direttamente su questi passaggi, centralizzando le informazioni e automatizzando le attività ripetitive. Secondo la Deloitte Global Chief Procurement Officer Survey 2023, l’80% dei CPO considera la trasformazione digitale una priorità per i successivi 12 mesi. La tecnologia entra quindi sempre più nella strategia della funzione procurement, con l’obiettivo di aumentare efficienza, controllo e capacità decisionale.
Un software di gestione acquisti come Oxalys consente di organizzare il processo in un ambiente strutturato, collegando richieste, approvazioni, offerte, ordini, fornitori e informazioni di spesa. Inoltre, il valore della digitalizzazione può essere misurato attraverso indicatori concreti: tempo impiegato nelle attività operative, costi di processo, qualità dei dati, rispetto delle procedure e ritorno sull’investimento.
In questa guida vediamo quali attività può gestire un software per gli acquisti, quali funzionalità valutare e come capire se la soluzione scelta produce un beneficio concreto per il procurement.
Cosa gestisce un software di gestione acquisti
Un software di gestione acquisti dovrebbe accompagnare il procurement lungo le diverse fasi del processo, evitando che ogni attività venga gestita separatamente. Il perimetro può partire dalla richiesta di acquisto e arrivare fino alla gestione dell’ordine, alla ricezione del bene o servizio e all’analisi dei dati sullo spending. A seconda della soluzione, può inoltre comprendere sourcing, gestione dei fornitori, workflow approvativi, documenti, fatture e reporting. Può anche comprendere tutte le funzionalità sopra citate, come Oxalys.
Il punto centrale è la continuità delle informazioni: ogni fase genera dati che possono essere utilizzati nella fase successiva e, successivamente, per analizzare il processo.
Richieste e approvazioni
Il processo può iniziare con una richiesta interna di acquisto. Un software permette di strutturarla secondo regole definite dall’azienda, associando le necessarie approvazioni e rendendo visibile lo stato della richiesta.
In questo modo il procurement può sapere, ad esempio:
- quali richieste sono ancora in attesa;
- chi deve intervenire per procedere;
- quali autorizzazioni sono state completate;
- quali attività richiedono un’azione.
Raccolta e confronto delle offerte
Quando l’acquisto richiede il coinvolgimento di più fornitori, la gestione digitale consente di organizzare la raccolta delle offerte e confrontare le informazioni in modo strutturato. Il confronto può riguardare condizioni economiche e altri elementi rilevanti per la scelta, evitando che informazioni distribuite tra email e documenti diversi debbano essere ricostruite manualmente.
Leggi anche l’articolo Scouting fornitori: strategie di ricerca e selezione per il procurement.
Ordini e approvvigionamento
Una volta individuata la soluzione di acquisto, il software supporta la gestione dell’ordine e delle informazioni collegate. Il procurement può così mantenere sotto controllo lo stato delle attività e disporre dello storico delle operazioni effettuate.
Fornitori e documentazione
Le informazioni relative ai fornitori possono essere collegate al processo di acquisto, insieme alla documentazione e agli altri dati necessari per la gestione della relazione. Questo permette di evitare che l’anagrafica e i documenti siano gestiti come elementi separati rispetto agli acquisti effettuati. Nello spazio di ciascun fornitore si ha una visione completa degli ordini effettuati, dei volumi di acquisto, della situazione sulla validità dei documenti etc.
Reporting e controllo
Ogni operazione genera dati che possono alimentare il reporting: volumi di acquisto, tempi, fornitori, stato delle richieste e altri indicatori del processo. La disponibilità di queste informazioni consente al procurement di passare dalla gestione della singola operazione a una visione complessiva del processo di acquisto, utile per individuare inefficienze e supportare le decisioni.
Dalla gestione manuale a un processo di acquisto digitale
Quando le attività di acquisto vengono distribuite tra email, fogli di calcolo, documenti e sistemi differenti, il procurement deve svolgere una parte del lavoro dedicata alla gestione manuale delle informazioni (con tutti i rischi collegati che ne conseguono). Un software di gestione acquisti permette di centralizzare e concentrare queste attività all’interno di un processo strutturato, nel quale le informazioni vengono raccolte, monitorate e aggiornate durante lo svolgimento dell’acquisto per tutto il suo ciclo di vita.
Il cambiamento riguarda quindi l’intero modo di lavorare:
| Gestione frammentata | Processo digitale |
| Richieste distribuite tra email e documenti | Richieste raccolte in un processo strutturato |
| Approvazioni gestite manualmente | Workflow con regole e responsabilità definite |
| Offerte archiviate separatamente | Informazioni raccolte e confrontabili |
| Stato degli ordini da verificare | Monitoraggio dello stato del processo |
| Dati distribuiti tra più strumenti | Informazioni centralizzate |
| Controlli effettuati soprattutto a posteriori | Tracciabilità delle attività durante il processo |
| Reporting che richiede raccolta manuale dei dati | Dati disponibili per analisi e reporting |
Le funzionalità che fanno la differenza in un software di gestione acquisti
La valutazione di un software non dovrebbe fermarsi al numero di funzionalità disponibili: conta soprattutto quali parti del processo possono essere effettivamente digitalizzate e collegate tra loro.
Workflow e approvazioni configurabili
Un software dovrebbe permettere di adattare il processo alle regole aziendali, definendo autorizzazioni, livelli di approvazione, responsabilità e condizioni che determinano il percorso della richiesta. La possibilità di configurare i workflow è particolarmente utile quando gli acquisti hanno soglie di importo, categorie o livelli di autorizzazione differenti.
Gestione delle offerte e confronto
La raccolta delle offerte può essere organizzata all’interno della piattaforma, mettendo a disposizione del procurement informazioni confrontabili per supportare la decisione (inclusi punteggi derivanti da questionari). Il vantaggio operativo riguarda soprattutto la riduzione del lavoro necessario per recuperare dati distribuiti tra comunicazioni e documenti diversi.
Automazione delle attività ripetitive
Una delle aree con maggiore potenziale di recupero delle ore uomo riguarda le attività amministrative e ripetitive. Automatizzare passaggi ricorrenti significa, ad esempio, ridurre l’inserimento manuale delle informazioni, standardizzare le operazioni e diminuire il numero di attività necessarie per portare avanti una richiesta. Il valore diventa maggiore quando l’automazione interessa un volume elevato di transazioni.
Integrazione con ERP e sistemi aziendali
Il software deve poter dialogare con gli strumenti già utilizzati dall’azienda. L’integrazione evita che la digitalizzazione crei un ulteriore ambiente isolato e consente di mantenere collegati i dati necessari al processo. Questo aspetto diventa particolarmente importante quando acquisti, contabilità, anagrafiche e dati finanziari sono gestiti da sistemi differenti. Oxalys dispone di API rest ed altre modalità di integrazione che consentono di interfacciarsi in maniera snella all’infrastruttura interna.
Reporting e analisi
Un processo digitale genera una quantità di informazioni che può essere utilizzata per analizzare il funzionamento degli acquisti.
Tra gli elementi che un tool di eProcurement può monitorare rientrano:
- volumi e spesa;
- tempi di processo;
- stato delle richieste e degli ordini;
- performance dei fornitori e rating;
- rispetto delle procedure.
La qualità del reporting dipende però dalla qualità dei dati alla base del processo. Una piattaforma può rendere disponibili dashboard e indicatori, ma questi diventano realmente utili quando le informazioni vengono raccolte in modo strutturato, aggiornato e coerente. Oxalys permette inoltre di creare ex novo e in autonomia delle analisi: partendo dai dati generati in piattaforma e da set grafici disponibili è possibile creare una procurement intelligence completamente personalizzata.
Gestione dei fornitori e collaborazione
La gestione degli acquisti è collegata anche alle informazioni sui fornitori. Una piattaforma può integrare dati anagrafici, documentazione, qualifica, performance e attività di collaborazione, evitando che queste informazioni rimangano separate dal processo di acquisto.
Automazione e produttività: dove si crea il risparmio di tempo
Uno dei vantaggi più concreti della digitalizzazione riguarda il tempo che il team procurement dedica alle attività operative. L’impatto si vede soprattutto quando il volume delle transazioni cresce. Automatizzare una singola attività può produrre un beneficio limitato, ma automatizzare centinaia o migliaia di operazioni ricorrenti cambia la capacità del team di gestire il lavoro.
Un benchmark di The Hackett Group mette in evidenza questa relazione. Le organizzazioni Procurement Digital World Class analizzate operano con costi procurement inferiori del 21% rispetto alle organizzazioni peer e presentano il 32% in meno di FTE procurement complessivi. Nelle attività operative e di compliance la differenza arriva al 56%.
La produttività emerge anche dal numero di attività gestite: queste organizzazioni producono 3,6 volte più ordini per FTE rispetto ai peer. Il dato non dimostra che un singolo software produca automaticamente questo risultato: mostra piuttosto come tecnologia, processi più efficienti e organizzazione del lavoro possano contribuire a una capacità operativa molto maggiore.
Cosa significa concretamente per il procurement?
✓ Meno tempo dedicato all’inserimento e alla ricerca delle informazioni
✓ Meno attività ripetitive di controllo e aggiornamento
✓ Maggiore capacità di gestire le transazioni senza aumentare proporzionalmente il lavoro ✓ operativo
✓ Più tempo disponibile per sourcing, negoziazione, analisi e gestione strategica dei fornitori
Il punto da misurare, quindi, non è soltanto quanto tempo impiega un’attività, ma quante attività il team riesce a gestire con le risorse disponibili.
Centralizzare i dati migliora controllo e governance degli acquisti
La digitalizzazione produce valore anche quando permette di superare la frammentazione delle informazioni. In un processo di acquisto, infatti, il dato nasce in un momento e viene utilizzato più volte: la richiesta alimenta l’approvazione, l’approvazione porta all’ordine, l’ordine genera informazioni sulla consegna e l’intero processo contribuisce al patrimonio informativo del procurement.
Se questi dati rimangono distribuiti tra strumenti diversi, diventa più difficile ricostruire il percorso dell’acquisto e ottenere una visione complessiva. Un software di gestione acquisti può centralizzare, all’interno del processo, informazioni relative a:
- richieste di acquisto;
- approvazioni;
- offerte e condizioni negoziate;
- fornitori;
- ordini;
- ricezioni;
- documenti;
- dati di spesa.
Una fonte unica rende il dato più utilizzabile
La disponibilità delle informazioni in un ambiente strutturato facilita anche il reporting. Se richieste, ordini e fornitori vengono gestiti secondo criteri coerenti, il procurement può utilizzare i dati generati dal processo per analizzare tempi, volumi, spesa e performance.
Questo aspetto è rilevante anche per l’evoluzione dell’analisi procurement. Deloitte sottolinea che le organizzazioni più mature stanno utilizzando analytics e tecnologie di automazione per supportare decisioni ed esecuzione, mentre la qualità e la standardizzazione dei processi rimangono elementi fondamentali della trasformazione digitale.
La tracciabilità rafforza la governance
Centralizzare significa anche poter ricostruire il percorso seguito da una richiesta: chi l’ha inserita, quali approvazioni sono state effettuate, quali condizioni sono state valutate e quale ordine è stato emesso. Questa tracciabilità supporta:
- controllo delle procedure interne;
- verifica delle autorizzazioni;
- gestione delle eccezioni;
- audit-ready data;
- compliance;
- analisi delle anomalie.
La governance, quindi, entra direttamente nel processo operativo. Il software non serve soltanto a rendere più veloce l’acquisto: permette di rendere visibili le regole con cui l’acquisto viene gestito e i dati che ne derivano.
Come calcolare il ROI di un software di gestione acquisti
Valutare un software di gestione acquisti significa considerare anche il ritorno economico dell’investimento. Il ROI deriva dall’insieme dei benefici generati dalla digitalizzazione del processo. Per costruire una stima concreta, è utile considerare almeno quattro aree:
- Riduzione delle ore uomo: meno tempo dedicato a inserimento dati, ricerca di informazioni, gestione delle richieste, ordini e attività amministrative;
- Riduzione dei costi di processo: automazione e standardizzazione possono diminuire il costo necessario per gestire le singole transazioni;
- Maggiore controllo della spesa: dati centralizzati e processi strutturati facilitano il monitoraggio degli acquisti, il rispetto delle procedure e soprattutto consentono di evitare acquisti selvaggi e fuori processo (maverick spending);
- Capacità liberata: il tempo recuperato dalle attività operative può essere destinato ad analisi, sourcing, negoziazione e attività a maggiore valore per il procurement.
Una formula semplice per esprimere il ritorno sull’investimento è:
ROI = (benefici economici netti − investimento) / investimento × 100
Per arrivare a una stima attendibile, però, bisogna partire dai dati reali dell’azienda. Nel modello interno utilizzato da Oxalys, ad esempio, la simulazione del ROI considera diverse macro-funzionalità e utilizza parametri relativi al costo di gestione di ordini, fatture e fornitori, oltre al volume annuale degli acquisti.
Quanto velocemente può rientrare l’investimento?
Il tempo necessario per recuperare l’investimento dipende dal punto di partenza e dalle attività che vengono digitalizzate. Nell’esperienza di Oxalys, alcuni clienti con un livello di digitalizzazione iniziale basso arrivano a coprire il costo dell’investimento dopo 8-10 mesi.
Il dato va letto in relazione al singolo progetto: volume delle attività, numero di utenti, processi coinvolti e funzionalità attivate possono modificare significativamente il risultato. Con Oxalys puoi avere una stima del ROI, chiedi al tuo interlocutore commerciale per ottenerla.
Con Oxalys digitalizzi gli acquisti e rendi il procurement più efficiente
Come abbiamo visto, un software di gestione acquisti produce valore quando riesce a intervenire sulle inefficienze concrete del processo (attività manuali, informazioni frammentate, approvazioni lente, difficoltà di controllo e tempo dedicato alla gestione operativa).
Oxalys riunisce in un unico applicativo le diverse esigenze della funzione acquisti, con una copertura che comprende Source-to-Contract, Purchase-to-Pay, Supplier Relationship Management, gestione della qualità dei fornitori, workflow, portale fornitori, analisi personalizzate e integrazione con l’ERP aziendale.
Domande frequenti
Qual è il miglior software per la gestione degli acquisti?
Non esiste una soluzione migliore in assoluto: la scelta dipende dalle esigenze e dal livello di digitalizzazione dell’azienda. Oxalys è una piattaforma completa per il procurement che permette di centralizzare e digitalizzare processi, workflow, fornitori, ordini, dati e analisi in un unico ambiente.
