La relazione con i fornitori incide direttamente sulla capacità del procurement di garantire qualità, continuità delle forniture, rispetto degli impegni e controllo del rischio. Per gestirla in modo efficace servono informazioni aggiornate, criteri di valutazione coerenti e un processo che permetta di trasformare i dati raccolti in decisioni concrete.
Un Software SRM (Supplier Relationship Management) supporta questo percorso centralizzando le informazioni sui supplier, strutturando qualificazione e valutazione delle performance e rendendo più semplice seguire l’evoluzione della relazione nel tempo.
Il punto centrale riguarda l’utilizzo dei dati. Conoscere il fornitore significa poter rispondere a domande molto operative: rispetta le date concordate? La qualità della fornitura è stabile? Come reagisce alle criticità? Mantiene gli standard richiesti? È un partner da sviluppare o presenta aree che richiedono un intervento?
Un approccio SRM strutturato permette di collegare queste informazioni a KPI, rating, scorecard e piani di miglioramento. La funzione Procurement dispone così di una base più solida per decidere come gestire ciascun fornitore.
Software SRM: dalla gestione dei fornitori alla gestione della relazione
Centralizzare anagrafiche, documentazione e informazioni contrattuali rappresenta una base importante per la gestione dei fornitori. Un sistema SRM amplia questa prospettiva e accompagna la relazione lungo il tempo.
Il procurement deve poter conoscere il fornitore prima dell’assegnazione e, successivamente, misurarne le performance reali.
Il processo può comprendere:
- qualificazione iniziale;
- raccolta e aggiornamento delle informazioni;
- monitoraggio delle performance;
- costruzione di KPI;
- Vendor Rating;
- questionari di Self-Assessment;
- feedback periodici;
- piani di azione correttiva;
- decisioni sui successivi acquisti e sulle opportunità assegnate.
Il valore emerge quando questi elementi sono collegati. Il dato raccolto durante la relazione deve poter contribuire alla valutazione del supplier e orientare le decisioni successive. In questo modo, il rapporto con il fornitore diventa più leggibile e governabile anche quando la supply base cresce per numero, categorie merceologiche e livelli di criticità.
Qualifica e Vendor Rating: due momenti diversi della valutazione del fornitore
Un sistema SRM efficace deve distinguere due momenti della valutazione: qualifica ex ante e Vendor Rating ex post. Entrambi contribuiscono alla conoscenza del supplier, ma rispondono a domande diverse.
La qualifica valuta l’idoneità prima dell’assegnazione
La fase di qualifica serve a verificare preventivamente se un fornitore possiede i requisiti richiesti dall’organizzazione. Tra gli elementi che possono essere presi in considerazione rientrano:
- solidità finanziaria e rischio creditizio;
- certificazioni di qualità, sicurezza e ambiente;
- compliance legale;
- adeguatezza delle infrastrutture produttive;
- capacità produttiva;
- idoneità operativa.
L’obiettivo è verificare l’affidabilità potenziale del supplier prima dell’inserimento nell’Albo Fornitori o dell’assegnazione di contratti e ordini.
Il Vendor Rating misura la performance reale
Dopo l’avvio della relazione entra in gioco il Vendor Rating, che misura in modo continuativo le prestazioni effettivamente erogate. Gli indicatori possono riguardare, ad esempio:
- puntualità delle consegne;
- completezza delle forniture;
- qualità del prodotto o del servizio;
- difettosità;
- gestione delle non conformità;
- flessibilità operativa;
- livello di servizio;
- rispetto dei costi e degli impegni concordati.
La distinzione è importante: la qualifica consente di capire se il fornitore presenta i requisiti per essere coinvolto, il Vendor Rating misura come sta realmente performando durante la relazione.
Vendor Rating: trasformare i dati dei fornitori in decisioni
Il Vendor Rating è un processo sistematico e continuo che misura, valuta e classifica le prestazioni dei fornitori sulla base di criteri oggettivi e quantificabili. Il suo valore per il procurement sta nella capacità di sintetizzare molte informazioni all’interno di indicatori utilizzabili.
Il percorso può essere rappresentato così:
dati → KPI → rating → decisione
I dati possono provenire da diverse fonti: processi di acquisto, ERP, sistemi aziendali, questionari, valutazioni interne o fonti terze. Una volta raccolti, vengono tradotti in KPI e successivamente ponderati per ottenere una valutazione sintetica.
Il rating diventa quindi uno strumento operativo quando influenza il modo in cui l’azienda gestisce il supplier: volumi assegnati, partecipazione a nuove gare, piani di miglioramento, audit o eventuali percorsi di phase out.
Dati oggettivi e Self-Assessment per una valutazione più completa
La qualità del Vendor Rating dipende anche dalla capacità di combinare fonti differenti.
Un modello evoluto può integrare dati generati durante l’operatività con questionari di Self-Assessment, utilizzati nella fase di qualifica o come aggiornamento periodico.
Il questionario può essere organizzato per macro-aree tematiche e ogni risposta può contribuire a uno score numerico predefinito, ponderato in funzione della criticità del tema. Le informazioni possono riguardare, ad esempio:
- solidità finanziaria;
- certificazioni;
- compliance;
- governance;
- cybersecurity;
- business continuity;
- tracciabilità;
- gestione delle non conformità;
- livelli di servizio.
Per aumentare l’affidabilità del processo, lo scoring può essere collegato anche alle evidenze documentali fornite dal supplier. In questo modo il Self-Assessment entra nel modello di valutazione insieme agli altri dati disponibili e contribuisce alla costruzione del rating complessivo.
Gli stessi KPI non funzionano per tutti i fornitori
Uno degli errori più frequenti nella valutazione dei supplier consiste nell’applicare le stesse metriche a categorie molto diverse. Un fornitore manifatturiero e un provider di servizi IT generano performance differenti e richiedono quindi criteri di valutazione coerenti con la natura della fornitura.
Per un supplier manifatturiero possono essere particolarmente rilevanti KPI come:
- OTIF, per misurare puntualità e completezza delle consegne;
- tasso di difettosità;
- gestione delle non conformità;
- reattività nelle azioni correttive;
- conformità della fornitura.
Nel caso di un fornitore IT o di servizi digitali assumono invece maggiore peso indicatori come:
- uptime;
- rispetto degli SLA;
- tempo medio di risoluzione;
- rispetto di milestone e scadenze;
- cybersecurity;
- business continuity.
Un Software SRM deve quindi permettere di personalizzare KPI, questionari e criteri di valutazione in funzione della categoria merceologica e del livello di criticità del supplier.
L’obiettivo è ottenere un rating realmente rappresentativo della relazione.
Come costruire KPI realmente utili per il Vendor Rating
Raccogliere molti indicatori non migliora automaticamente la qualità della valutazione. Una scorecard efficace richiede poche metriche realmente collegate agli obiettivi del procurement. Il modello SMART può essere utilizzato anche nella definizione dei KPI per i fornitori.
Un indicatore dovrebbe essere:
- Specifico, riferito a un obiettivo chiaramente identificato;
- Misurabile, attraverso dati quantitativi verificabili;
- Raggiungibile, con target realistici;
- Rilevante, rispetto alla categoria e agli obiettivi aziendali;
- Temporizzato, con una frequenza di rilevazione definita.
Il requisito della rilevanza è particolarmente importante. Un KPI genera valore quando consente di capire qualcosa di utile sul supplier e può orientare una decisione. Accumulare decine di metriche prive di impatto operativo rende invece più difficile leggere la performance complessiva.
Dal KPI alla scorecard: una roadmap per il Vendor Rating
La costruzione di un sistema di Vendor Rating può essere organizzata attraverso cinque fasi.
- Definizione dei KPI: il primo passaggio consiste nell’individuare gli indicatori coerenti con la categoria merceologica e con la strategia aziendale. Devono essere definite anche formule di calcolo e criteri uniformi;
- Mappatura e raccolta dei dati: occorre poi identificare le fonti informative: ERP, ordini, fatture, database esterni, questionari e altri sistemi aziendali. In questa fase è utile definire anche responsabilità e process owner;
- Elaborazione: i dati raccolti vengono verificati e trasformati in indicatori. Regole di calcolo coerenti consentono di costruire indici sintetici e confrontabili;
- Ponderazione: i diversi KPI possono avere un peso differente. L’importanza di ciascun indicatore viene quindi definita in funzione della categoria, delle priorità aziendali e del livello di criticità. Vengono inoltre stabilite soglie minime e livelli target;
- Scorecard: il risultato finale viene rappresentato attraverso dashboard e scorecard che sintetizzano il profilo del fornitore. La scorecard può evidenziare aree critiche, performance positive e azioni da intraprendere.
Il rischio da evitare: trasformare l’SRM in burocrazia
Un sistema di Vendor Rating perde efficacia quando viene utilizzato principalmente per produrre documentazione formale. Il rischio è creare un processo annuale di valutazione che genera KPI e scorecard, senza incidere realmente sul modo in cui vengono assegnati ordini, volumi e nuove opportunità.
In particolare, possono emergere 4 errori particolarmente rilevanti:
- Effetto “timbro burocratico”: la valutazione viene effettuata per soddisfare un audit o una richiesta interna, senza utilizzare il risultato nelle successive decisioni;
- Metriche uniche per tutti: gli stessi indicatori vengono applicati indiscriminatamente a forniture fisiche, servizi professionali e soluzioni IT;
- Saturazione di dati inutili: la scorecard contiene molti KPI con scarso valore decisionale;
- Mancanza di feedback e governance: il risultato resta interno e non viene utilizzato per attivare piani di miglioramento con il fornitore.
Il rating deve cambiare il modo in cui gestiamo il fornitore
La classificazione del supplier acquista valore quando produce conseguenze operative. Un modello può, ad esempio, suddividere i fornitori in differenti livelli di performance.
Classe A: fornitori con performance positive
I supplier con performance positive possono essere valorizzati attraverso:
- maggiore coinvolgimento nelle nuove gare;
- aumento dei volumi;
- priorità nelle opportunità future;
- partnership strategiche;
- coinvolgimento in progetti di innovazione o co-design.
Classe B: fornitori con performance da monitorare
In presenza di performance intermedie, il procurement può avviare:
- gap analysis;
- confronto sulle inefficienze;
- piani congiunti di recupero;
- target di miglioramento;
- monitoraggio più frequente.
Classe C: fornitori con performance critiche
Performance insufficienti devono essere monitorate e ove, necessario, occorre applicare misure volte al miglioramento della relazione
- piani di azione correttiva;
- audit;
- limitazione di nuovi volumi;
- blocco delle nuove opportunità;
- phase out nei casi in cui il recupero non sia sostenibile.
La classificazione diventa così una leva di governance della supply base.
Feedback e miglioramento continuo nella relazione con i fornitori
La relazione con il supplier continua anche dopo l’elaborazione del rating. Condividere periodicamente la scorecard consente di rendere trasparenti le aspettative e di costruire un confronto basato su evidenze.
Quando emergono criticità, il procurement può definire insieme al fornitore obiettivi e azioni correttive, monitorando nel tempo l’evoluzione delle performance. In caso di risultati insufficienti possono essere attivati Piani di Azione Correttiva (CAPA), con attività, responsabilità e milestone definite.
Il feedback assume quindi un ruolo centrale nell’SRM: rende il rating uno strumento di gestione della relazione e consente al supplier di conoscere con chiarezza le aree sulle quali intervenire.
Come Oxalys digitalizza il Supplier Relationship Management
Oxalys integra il Supplier Relationship Management all’interno di una copertura più ampia del processo procurement. L’area Supplier Relationship comprende:
- Portale Fornitori;
- Valutazioni e Performance;
- Vista a 360° del fornitore;
- integrazione con dati di terze parti.
Questo permette di raccogliere in un unico ambiente le informazioni necessarie per conoscere e valutare il supplier lungo la relazione. Il vantaggio deriva anche dall’integrazione con le altre aree della piattaforma Oxalys.
Il Supplier Relationship Management può dialogare con i processi di Source-to-Contract, Purchase-to-Pay, Governance Acquisti e Supplier & Quality Management. La funzione acquisti può quindi leggere la performance del fornitore insieme alle informazioni generate durante il processo: ordini, contratti, valutazioni, qualità e altri dati disponibili nell’ecosistema aziendale.
Per il Procurement Manager questo significa avere una vista più completa del supplier e disporre di informazioni utilizzabili per qualificazione, valutazione e successive decisioni di acquisto.
Dal dato alla decisione: il valore di un Software SRM
La qualità della relazione con i fornitori dipende anche dalla capacità di comprenderne l’evoluzione nel tempo. Un Software SRM permette di strutturare questo percorso:
qualifica → dati → KPI → Vendor Rating → scorecard → feedback → azione
Il procurement può così identificare i fornitori più performanti, intervenire sulle criticità e differenziare le strategie in funzione dei risultati ottenuti.
Oxalys consente di centralizzare queste attività all’interno della piattaforma procurement, collegando Portale Fornitori, performance, vista a 360°, informazioni esterne e processi di acquisto. Il risultato è una gestione della relazione basata su informazioni più strutturate e su criteri coerenti con le esigenze dell’azienda.
Domande frequenti
Che cos’è un Software SRM?
Un Software SRM è una soluzione dedicata alla gestione delle relazioni con i fornitori. Permette di centralizzare informazioni, monitorare performance, costruire Vendor Rating e supportare le decisioni del procurement lungo il ciclo di relazione con il supplier.
A cosa serve un sistema Supplier Relationship Management?
Serve a conoscere meglio la supply base, monitorare le prestazioni dei fornitori, individuare criticità, gestire feedback e piani di miglioramento e utilizzare i risultati nelle successive decisioni di acquisto.
Qual è la differenza tra qualifica fornitore e Vendor Rating?
La qualifica è una valutazione ex ante e verifica l’idoneità del fornitore prima dell’assegnazione. Il Vendor Rating è una valutazione ex post e misura nel tempo le prestazioni effettivamente erogate.
Quali KPI utilizzare per valutare i fornitori?
Dipende dalla categoria merceologica. Per forniture fisiche possono essere rilevanti OTIF, difettosità e non conformità; per servizi e IT possono assumere maggiore peso uptime, SLA, tempi di risoluzione e rispetto delle milestone.
Come scegliere un Software SRM?
È utile valutare la capacità della soluzione di centralizzare i dati dei fornitori, personalizzare KPI e modelli di rating, integrare diverse fonti informative, gestire scorecard e feedback e collegare la valutazione alle altre attività di procurement.
