L’ESG procurement sta entrando rapidamente nelle priorità delle imprese europee. Le nuove richieste normative e l’evoluzione dei sistemi di gestione spingono le organizzazioni a prestare maggiore attenzione alla sostenibilità della supply chain e alla gestione dei fornitori.
Per il procurement questo significa un cambio di prospettiva, in cui diventa necessario raccogliere informazioni sulla sostenibilità dei fornitori, monitorare certificazioni e garantire tracciabilità dei processi.
Molte aziende stanno cercando di capire come integrare questi aspetti nelle attività quotidiane di acquisto. In questo articolo vediamo cosa cambia davvero per chi gestisce fornitori e supply chain e quali sono 5 azioni chiave per prepararsi alle nuove richieste ESG.
ESG procurement: cosa cambia davvero per chi gestisce fornitori e supply chain
La sostenibilità non è più un tema separato dal procurement. Sempre più aziende devono dimostrare come vengono gestiti i fornitori e quali controlli esistono lungo la supply chain. E, come vedremo, lo dovranno fare in maniera obbligatoria se vorranno continuare ad essere certificate secondo la norma ISO 9001.
Questo introduce nuove responsabilità per chi si occupa di acquisti. Oltre alla selezione dei fornitori, diventa necessario:
- Raccogliere informazioni
- Verificare certificazioni
- Mantenere aggiornata la documentazione richiesta.
Nella pratica, la difficoltà sta nella gestione di questi dati. Le informazioni arrivano da fornitori diversi, con modalità differenti e con aggiornamenti non sempre regolari.
Per questo il procurement assume un ruolo più ampio: organizzare queste informazioni, mantenerle accessibili e garantire che siano sempre disponibili in caso di verifiche o audit.
ESG e sistemi di gestione della qualità: il ruolo dell’evoluzione della ISO 9001
In questo contesto si inserisce il percorso di revisione della norma ISO 9001, la cui nuova versione è prevista a settembre 2026. Le discussioni in corso sulla futura revisione della norma indicano una crescente attenzione a temi come sostenibilità, gestione dei rischi e responsabilità lungo la supply chain.
➤ Per le organizzazioni questo significa che la gestione dei fornitori potrebbe diventare ancora più rilevante all’interno dei sistemi qualità. La raccolta di informazioni sui partner, la tracciabilità delle verifiche e la disponibilità della documentazione potrebbero assumere un peso maggiore nei processi di controllo.
➤ Per il procurement questo scenario rafforza una tendenza già in atto: integrare la gestione dei fornitori con strumenti che permettano di monitorare dati, certificazioni e informazioni rilevanti nel tempo.
A quale obbligo vanno incontro gli Acquisti con la nuova ISO:9001?
✗ Non sarà obbligatorio fare un bilancio ESG
✗ Non sarà obbligatorio avere certificazioni ambientali tipo ISO 14001
✔ Sarà obbligatorio dimostrare che, qualora ci siano fattori ESG rilevanti che impattano sul sistema qualità, questi sono identificati, analizzati e gestiti
Quindi, quali fattori (ambientali, sociali, di governance e di cybersicurezza) gestiti dagli Acquisti, possono influenzare in modo significativo la qualità e la continuità di erogazione dei prodotti e servizi?
Una volta individuati questi elementi, è necessario analizzarli attraverso strumenti di gestione del rischio, come report interni, KPI o piani di continuità operativa, mantenendo sempre la documentazione di supporto.
Facciamo un esempio.
Un’azienda può trovarsi a dipendere in modo significativo da un fornitore estero per un componente critico. Il problema nasce nel momento in cui quel fornitore opera in un contesto fragile: instabilità geopolitica, politiche del lavoro poco chiare, esposizione a eventi climatici estremi. In quel momento il tema non è più solo la sostenibilità della filiera, ma diventa una questione di continuità operativa.
Durante un audit, l’azienda deve poter dimostrare di aver preso in considerazione questo rischio. Significa mostrare come il fornitore è stato qualificato e quali informazioni sono state raccolte (ad esempio dati sull’impatto ambientale della fornitura oppure certificazioni relative al rispetto dei diritti umani, delle condizioni di lavoro o delle politiche anticorruzione). Tuttavia, bisogna anche dimostrare di aver valutato cosa succede se quella fornitura si interrompe.
Se queste analisi non esistono (o peggio, esistono ma non sono documentate) in sede di verifica diventa difficile dimostrare come l’azienda gestisce i rischi della propria supply chain. È qui che può emergere una possibile non conformità.
Le principali difficoltà nella gestione ESG della supply chain
Oggi, integrare criteri ESG nel procurement significa gestire molte più informazioni sui fornitori rispetto al passato.
La prima difficoltà riguarda la raccolta della documentazione. Certificazioni, politiche aziendali e altri documenti devono essere richiesti ai fornitori e aggiornati nel tempo. Spesso queste informazioni restano sparse tra email, file o sistemi diversi.
Un altro punto riguarda la tracciabilità delle verifiche. In caso di controlli o audit, l’azienda deve poter mostrare quali verifiche sono state fatte e quali informazioni sono state raccolte sui fornitori.
C’è poi il tema dell’aggiornamento dei dati. Le certificazioni scadono, i documenti cambiano, i fornitori devono inviare nuove informazioni. Senza un processo chiaro diventa difficile mantenere tutto aggiornato.
Per questo sempre più aziende cercano modi più semplici e intuitivi per organizzare queste informazioni e renderle sempre disponibili quando servono.
5 azioni chiave per prepararsi alle richieste ESG nel procurement
Integrare criteri ESG nel procurement vuol dire rendere più strutturate attività che già esistono, soprattutto nella gestione dei fornitori e nella raccolta delle informazioni. Di seguito 5 azioni che possono aiutare le organizzazioni a prepararsi alle richieste legate alla sostenibilità della supply chain.
1. Mappare i fornitori e raccogliere le informazioni rilevanti
Il primo passo riguarda la visibilità della supply chain. Le aziende devono sapere con quali fornitori lavorano e quali informazioni sono disponibili su di loro. Questo include, ad esempio avviare percorsi di qualifica precisi, completi e standardizzati: avere queste informazioni raccolte e facilmente consultabili agevola anche eventuali verifiche interne o esterne.
2. Integrare criteri ESG nella selezione dei fornitori
Sempre più organizzazioni iniziano a considerare elementi legati alla sostenibilità anche nelle fasi di selezione dei fornitori. Questo può tradursi nella richiesta di informazioni aggiuntive durante le gare o nella valutazione di aspetti che riguardano pratiche ambientali, sociali o di governance.
3. Organizzare la documentazione dei fornitori
Uno dei problemi più comuni riguarda la gestione dei documenti. Certificazioni e dichiarazioni dei fornitori spesso sono distribuite tra diversi sistemi o archiviate in modo non strutturato. Centralizzare queste informazioni aiuta a mantenere una visione chiara della situazione e a ridurre il tempo necessario per recuperare i documenti quando servono.
4. Monitorare le informazioni nel tempo
Le informazioni sui fornitori non restano statiche. Certificazioni e documenti hanno scadenze e devono essere aggiornati periodicamente. Dati su prezzi, volumi, ritardi, incidenti etc: avere un sistema che permetta di monitorare rating e performance aiuta ad avere una visione macro e ad anticipare i rischi.
5. Strutturare la gestione delle informazioni della supply chain
Quando le richieste legate alla sostenibilità aumentano, la gestione delle informazioni sui fornitori diventa un tema organizzativo. Strutturare questi dati in modo coerente, renderli accessibili e mantenerli aggiornati permette al procurement di rispondere più facilmente alle richieste di verifica e di supportare le altre funzioni aziendali.
Il ruolo della digitalizzazione nella gestione ESG del procurement
Le aziende devono raccogliere dati sui fornitori, conservare documentazione, monitorare certificazioni e dimostrare che le verifiche sono state effettuate. Finché queste attività restano distribuite tra file, email e sistemi diversi, il controllo rimane fragile.
Una piattaforma dedicata consente di centralizzare le informazioni sui fornitori, mantenere traccia delle verifiche effettuate e rendere disponibili documenti e certificazioni quando servono.
Soprattutto quando le richieste di audit aumentano (interne o esterne), la differenza tra un sistema strutturato e una gestione manuale diventa evidente.
Come Oxalys supporta l’ESG procurement
In questo contesto, strumenti digitali come Oxalys aiutano le organizzazioni a gestire in modo strutturato le informazioni legate ai fornitori e alla supply chain.
La piattaforma consente di:
✔ Centralizzare dati e documentazione dei fornitori anche legate a dati ESG
✔ Organizzare certificazioni
✔ Monitorare le informazioni rilevanti nel tempo.
Questo facilita la raccolta dei dati richiesti nei processi di qualificazione e nelle verifiche periodiche e consente di produrre documenti audit-ready.
Oxalys permette inoltre di mantenere tracciabilità delle attività svolte: richieste di documentazione, aggiornamenti delle certificazioni, verifiche interne. In caso di audit, queste informazioni risultano facilmente accessibili.
In questo modo il procurement dispone di uno strumento che aiuta a gestire in modo coerente le informazioni della supply chain e a supportare le esigenze di compliance legate ai criteri ESG.
