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La testimonianza dei nostri clienti

Gruppo Axian, n°1 delle telecomunicazioni nell’Oceano Indiano, punta su Oxalys per gestire la sua catena di Acquisti nelle sue 25 filiali

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Philippe Prodhomme
Direttore finanziario Gruppo Axian

Axian - Oxalys Client
  • Settori: Telecomunicazioni, energia, finanza, immobiliare e open innovation & fintech
  • 1.1 miliardi $ di investimenti in più di 10 anni
  • 25 filiali in 6 paesi
  • 5 000 dipendenti
  • +200 Utenti

Gli obiettivi

Garantire l’integrità nell’atto di acquisto

Digitalizzare i processi d’acquisto

Ottimizzare i processi di sourcing

Aumentare la reattività per affrontare gli obiettivi di supply chain agility

Integrare il software con gli ERP

Il software

Source to Contract

Processo Purchase to Pay dematerializzato

Mobile procurement

Portale fornitori

Informazioni fornitori a 360°

Analisi personalizzate

Interfaccia software

I vantaggi

Processi d’acquisto più sicuri e affidabili in un’unica soluzione

Processi zero carta dematerializzati e automatizzati

Trasparenza sull’insieme dei vostri processi d’acquisto

Produttività: contabilità dell’ impegno fino alla fatturazione elettronica

Visibilità acquisti / finanze globale e uniformata

Gruppo Axian : Let’s grow together

La storia del gruppo panafricano  Axian è innanzitutto la storia di una famiglia francese di origine indiana, nata sull’isola rossa, che crea negli anni ‘30 un’impresa commeriale destinata a diventare, quasi un secolo più tardi, un gruppo internazionale articolato attorno a 5 industrie con un forte potenziale: le telecomunicazioni con il loro marchio iconico Telma, l’energia con centinaia di stazioni di servizio in Madagascar, l’immobiliare, la banca (in particolare con il mobile banking) e la fintech e open innovation. «Sviluppiamo le nostre attività in Africa perchè contribuiscono a creare crescita e sviluppo, come è successo in Madagascar», spiega Philippe Prodhomme, Direttore finanziario del gruppo all’origine del progetto Oxalys.

«Partecipiamo all’inclusione tecnologica e finanziaria degli abitanti tramite l’intervento su settori strategici come le telecomunicazioni o l’energia, che necessitano di individuare gli obiettivi strategici in materia di Supply Chain, e garantiscono in particolare la reattività e l’integrità nelle nostre relazioni con i fornitori». È per far fronte a una forte crescita che Philippe Prodhomme e il suo team hanno deciso, a metà del 2017, di inoltrare una RFI (Request For Information) al fine di indentificare i potenziali fornitori in grado di consentire all’azienda di far crescere il servizio Acquisti.

La soluzione di Acquisto Oxalys è stata un progetto strutturante. È diventata una vera colonna portante per permettere al nostro servizio Acquisti di crescere. Abbiamo aumentato produttività, tracciabilità ed affidabilità, e disponiamo di un’ampia copertura funzionale che rappresenta un grande passo avanti sui nostri competitors.

Philippe Prodhomme - Chief Financial Officer, Axian Group

L’azienda impiega 5000 lavoratori, realizza un fatturato di più di un miliardo di dollari tramite le sue 25 filiali ed è presente in Madagascar, Tanzania, Senegal, Togo, in Francia (la Réunion e Mayotte) e alle Comore.

Abbiamo fatto la scelta di centralizzare la gestione del nostro processo Acquisti con Oxalys sviluppando un’interfaccia con tutti i nostri ERP, per disporre di una visibilità maggiore.

Come una filiale del Gruppo Axian, Telma, si affida a Oxalys per gestire i suoi acquisti

L’obiettivo: garantire l’integrità della catena acquisti, dal sourcing al pagamento delle fatture fornitori

L’azienda già si avvale di diversi ERP nelle sue filiali, che dispongono di funzionalità d’Acquisto ma che restano limitate non permettendo di:

  • Garantire l’integrità nell’atto di Acquisto,
  • Assicurare una grande tracciabilità su tutto il processo,
  • Dematerializzare il flusso, ottimizzare i processi di convalida,
  • Mettere a disposizione dei fornitori una piattaforma di servizi per comunicare meglio con loro e controllare meglio i flussi di lavoro.

L’idea è quella di disporre, nel tempo, di un data base fornitori condiviso nell’insieme delle filiali, al fine di avere un repertorio comune. Durante la RFI, Philippe e il suo team identificano il potenziale dei software d’Acquisto e uno, in particolare, attira la loro attenzione: Oxalys, che si distingue per la sua maturità e referenze molto convincenti. «Abbiamo visto che potevamo disporre di una copertura funzionale molto più ampia di ciò che immaginavamo per gestire grossi volumi di acquisto (che possono arrivare fino a 50 milioni di euro di acquisti per una sola operazione di telecomunicazioni) e per disporre di un effettivo mezzo di comunicazione con i fornitori» spiega Philippe.

«Abbiamo deciso di fare un salto in avanti nell’innovazione e di dotarci di una soluzione completa che rispondesse ai nostri obiettivi e altro! La reattività della Supply Chain è diventata l’obiettivo principale nei nostri settori di attività. È fondamentale per noi. Un difetto della catena d’Acquisto può avere un impatto diretto sulle notre relazioni con i fornitori ma anche sulla nostra performance globale e sull’approvazione dei conti.»

Il progetto: fare del software Oxalys lo strumento centrale di gestione della politica Acquisti

Come precisa Philippe, «ciò che fa la differenza fra Oxalys e gli altri editori, sono la maturità e la comprensione della nostra problematica.». La scelta è stata quindi la soluzione Oxalys e il progetto viene avviato a Marzo 2018. Si pongono allora due questioni importanti: indentificare l’azienda pilota e definire la modalità di funzionamento del software Acquisti con gli ERP esistenti. Se l’interfaccia con l’ERP rappresentava anche un criterio di scelta importante, è vero anche che bisogna definire la modalità di gestione degli Acquisti fra l’ERP e il software d’Acquisto. Philippe interviene rapidamente: «abbiamo fatto la scelta di centralizzare la gestione del nostro processo Acquisti con Oxalys sviluppando un’interfaccia con tutti i nostri ERP, per disporre di una visibilità maggiore.» Il consulente Oxalys organizza allora dei workshop di lavoro con dei team per definire con precisione i bisogni e il software è stato avviato nella filiale TOM (Towerco of Madagascar) del gruppo, leader delle Tower Companies in Madagascar e nell’Oceano Indiano.

Tutti i processi della catena di Acquisti sono stati dematerializzati fino alla fatturazione e il loro riconoscimento automatizzato permette di aumentare la produttività e di fidelizzare i clienti. Philippe sottolinea:

«Il progetto è stato portato dal reparto Operativo e dal Responsabile di gestione del SI finanziario con molta volontà e con grande impegno che ha portato al successo dell’implementazione del progetto pilota e delle altre filiali.»

I benefici: un progetto strutturante su tutta la catena di valore

Al momento 6 società e 100 utenti (operatori, acquirenti, contabili e responsabili di servizi) già utilizzano il software tramite un centro di servizi condiviso e i benefici sono già in parte visibili, anche se la visibilità su tutta la catena di valore apportata da Philippe Prodhomme non è ancora completamente terminata:

«Il cartaceo è stato eliminato, la riconciliazione delle richieste d’acquisto e delle fatture viene effettuata automaticamente e il sistema assicura un trattamento di dematerializzazione delle fatture fornitori dall’inizio alla fine. Abbiamo fidelizzato il nostro flusso d’Acquisto e aumentato la produttività e la trasparenza.»

In pratica, è finito il tempo dei faldoni di documenti da firmare e il rischio che una fattura fornitore venga dimenticata e non sia contabilizzata. I processi sono più affidabili grazie alla grande tracciabilità e l’automatizzazione offerta dalla soluzione Oxalys. Le gare d’appalto sono inoltre più trasparenti grazie alla piattaforma di sourcing concepita per assicurare un «selfcare fornitori» dall’inizio alla fine. Philippe Prodhomme è soddisfatto dei primi risultati e vede già i benefici a lungo termine di tale progetto:

«Questo progetto di Acquisto con Oxalys ci consente di far evolvere le nostre pratiche sulle funzioni Acquisti e finanziarie, con l’idea di disporre, nel tempo, di una versione uniforme e globale Finanza / Acquisti.»

A lungo termine, il software coprirà tutto il processo, dal sourcing e l’integrazione dei fornitori in un database unico, fino alla fatturazione elettronica, garantendo una stretta relazione con i fornitori basata sulla reattività, l’efficacia e la trasparenza. Una visione della supplier relationship sostenuta da Philippe sulla base di un concetto forte:

«La nozione di selfcare fornitori è importante perché porta ad una buona esperienza con i fornitori e ad una relazione di fiducia grazie a termini di pagamento più rapidi, aumento della produttività, condivisione periodica di contenuti e informazioni, la possibilità per i nostri partner di inserire loro stessi dei dati tramite il portale fornitori e una valutazione costante delle parti coinvolte in un percorso di miglioramento continuo.»

Le prospettive: verso una visione matura, globale e allineata Finanza & Acquisti

Se il progetto si è sviluppato bene e la collaborazione con Oxalys è stata giudicata «eccellente» dai team, questi ultimi hanno dovuto affrontare qualche reticenza interna: una fase, dopotutto, classica di tutti i progetti di innovazione. « Abbiamo dovuto gestire qualche reticenza interna, dovuta alla paura del cambiamento e a una mancanza di comprensione dei vantaggi di una apposito software d’Acquisto, ma al momento gli utenti sono molto soddisfatti.», spiega Philippe. «Entriamo nella fase 2 dell’implementazione e abbiamo ancora da lavorare in materia di informazione e formazione circa l’interesse della soluzione, al fine di far partecipare i team. Avremo, nel tempo, più di 200 utenti nell’insieme delle filiali ed è importante che l’adesione sia totale.»

Sono previste altre evoluzioni, come l’attivazione della mobilità, con la possibilità di effettuare degli ordini e delle approvazioni da disposivi mobili nei cantieri, la creazione di un sistema di reporting più avanzato, un unico database, uno scoring fornitori avanzato e l’ampliamento a Telma e Jovena, le due filiali più importanti.

Più di 50 000 professionisti degli acquisti e degli impegni utilizzano quotidianamente il software Oxalys